座位安排礼仪

公司会议的礼仪和座次安排

　　一．工作会议礼仪

　　工作会议礼仪的对象主要是本单位、本行业或本系统的人员。我们介绍会议纪律、端正会风两个方面。

　　1．会议纪律要求

　　如果有工作装，应该穿着工作装。比规定开会时间早到五分钟左右到会场，而不要是开会时间到了，才不紧不慢地进会场，而对别人造成影响。

　　开会期间，应该表现出一副认真听讲的姿态。开会也算是在工作，认真听讲的姿态不仅表现你的工作态度，也是对正在发言者的尊重。

　　那种趴着、倚靠、打哈欠、胡乱涂画、低头睡觉、接打电话、来回走动以及和邻座交头接耳的行为，是非常不礼貌的。

　　在每个人的发言结束的时候，应该鼓掌以示对他讲话的肯定和支持。

　　2．端正会风

　　我们要明确的是，工作会议仅是工作过程中的一个环节，所以有必要克服开会过多、过长的形式主义作风。

　　如果会风不正，不仅误事，还会养成办事拖拉、工作效率低下的不良习惯。我们不妨从控制会议、改进会风两方面入手。

　　控制会议，就是对于会议的数量、规模、经费、时间、地点，都要做出明确的规定。制定有关会议的审批、经费使用额度、管理权限的条例，并由职务较高的专人严格监督执行。

　　改进会风。会风能够反映出一个单位及其领导的工作作风。如果会议过多，会期过长，讲究排场气势，都是不良风气。改进会风，就需要：

　　摒弃形式主义。有具体、明确的内容再组织会议，开会必须解决具体问题。

　　严格限制会议。必须在会议总量上加以限制。限制会议总量对于杜绝会山会海、提高会议效率非常有用。

　　那么怎样提高会议效率呢

　　一是改进会议方式。对于一般性会议，可以召开无会场会议，比如运用现代通讯设备：电视、广播、电话、互联网进行开会，可以大幅度节约会议成本。

　　二是集中主题。一次会议上不管安排几项会议内容，都要使会议主题明确，这样既方便讨论，又方便执行。

　　三是压缩内容。应围绕会议主题，删掉那些可有可无的内容。

　　四是限定时间。对于会议的起止时间、发言时间、讨论时间，事先都要明确规定，并且严格执行。

　　五是领导示范。会风的端正，领导的示范是必须的。和自己无关的会议，不应该参加；准时参加会议，并严格遵守会议礼仪；提倡无会场会议；带头控制发言时间等。

　　二．洽谈会礼仪

　　洽谈会是重要的商务活动。一个成功的洽谈会，是既要讲谋略，更要讲礼仪的。

　　1．洽谈会的礼仪性准备。安排或准备洽谈会时，应当注重自己的仪表，预备好洽谈的场所、布置好洽谈的座次，并且以此来显示对于洽谈的郑重其事和对于洽谈对象的尊重。

　　洽谈会是单位和单位之间的交往，所以应该表现的是敬业、职业、干练、效率的形象。在仪表上，要有严格的要求。如男士不准蓬头垢面，不准留胡子或留大鬓角。女士应选择端庄、素雅的发型，化淡妆。摩登或超前的发型、染彩色头发、化艳妆或使用香气浓烈的化妆品，都不可以。

　　由于洽谈会关系大局，所以在这种场合，应该穿着正统、简约、高雅、规范的最正式的礼仪服装。男士应穿深色三件套西装和白衬衫、打素色或条纹式领带、配深色袜子和黑色系带皮鞋。女士要穿深色西装套裙和白衬衫，配肉色长统或连裤式丝袜和黑色高跟、半高跟皮鞋。

　　2．洽谈会的座次安排

　　如果担任东道主安排洽谈，一定要在各方面利用好礼仪这张“王牌”。在洽谈会的台前幕后，恰如其分地运用礼仪，迎送、款待、照顾对手，都可以赢得信赖，获得理解、尊重。

　　在洽谈会上，不仅应当布置好洽谈厅的环境，预备好相关的用品，而且应当特别重视礼仪性很强的座次问题。

　　座次问题在举行正式洽谈会时，必须予以重视。只有小规模洽谈会或预备性洽谈会，才可以不用讲究。

　　举行双边洽谈时，应使用长桌或椭圆形桌子，宾主应分坐在桌子两侧。桌子横放的话，应面对正门的一方为上，属于客方。桌子竖放的话，以进门的方向为准，右侧为上，属于客方。

　　在进行洽谈时，各方的主谈人员在自己一方居中而坐。其余人员则应遵循右高左低的原则，依照职位的高低自近而远地分别在主谈人员的两侧就坐。如果有翻译，可以安排就坐在主谈人员的右边。

　　举行多边洽谈时，为了避免失礼，按照国际惯例，一般要以圆桌为洽谈桌来举行“圆桌会议”。这样一来，尊卑的界限就被淡化了。即便如此，在具体就坐时，仍然讲究各方的与会人员尽量同时入场，同时就坐。最起码主方人员不要在客方人员之前就坐。

　　3．洽谈的三大方针

　　洽谈过程中，双方人员的态度、心理、方式、手法等，都对洽谈构成重大的影响。

　　一是要依法办事

　　洽谈者所进行的一切活动，都必须依照国家的法律办事，才能确保既得利益。

　　二是要礼敬于人

　　要求洽谈者在洽谈会的整个进程中，时时、处处、事事表现得对对方不失真诚的敬意。而且在今后的进一步商务交往中，还能发挥潜移默化“你敬我一尺，我敬你一丈”的功效。

　　三是要互利互惠、平等协调

　　洽谈是一种合作或为合作而进行的准备。所以圆满的结局，应当是洽谈的所有参与方，都取得一定的成功，获得更大的利益。如果把商务洽谈视之为“一次性买卖”，主张赢得越多越好，争取以自己的大获全胜和对手的彻底失败，来作为洽谈会的最终结果，必将危及己方与对方的进一步合作。而且，也会“赢得”不好的商誉。

　　三．茶话会礼仪

　　和其他类型的商务性会议相比，茶话会是社交色彩最浓的一种。

　　1．茶话会目的

　　它是为了联络老朋友、结交新朋友的具有对外联络和招待性质的社交性集会。参加者可以不拘形式地自由发言为主，并且备有茶点。茶话会一般不排座次，起码座次安排不会过于明显。可以自由活动，与会者不用签到。

　　2．茶话会的举办共4页，当前第2页1234公司会议座次和礼仪大全

　　茶话会礼仪，具体内容主要涉及会议的主题、来宾邀请、时间地点的选择、茶点的准备、座次的安排、会议的议程、发言等七个方面。

　　第一，茶话会的主题，可以分为三类，即联谊、娱乐、专题。

　　以联谊为主题的茶话会，我们见得最多；以娱乐为主题的茶话会，为了活跃气氛，而安排一些文娱节目，并以此作为茶话会的主要内容，以现场的自由参加与即兴表演为主；专题茶话会，是在某个特定的时刻，或为某些专门问题而召开的茶话会，以听取某些专业人士的见解，或是和某些与本单位有特定关系的人士进行对话。

　　第二，主办单位在筹办茶话会时，必须围绕主题，来邀请来宾，尤其是确定好主要的与会者。

　　来宾可以是本单位的顾问、社会知名人士、合作伙伴等各方面人士。

　　茶话会的来宾名单一经确定，应立即以请柬的形式向对方提出正式邀请。按惯例，茶话会的请柬应在半个月之前被送达或寄达被邀请者，被邀请者可以不必答复。

　　第三，时间、空间的具体选择。

　　这是茶话会要取得成功的重要条件。辞旧迎新、周年庆典、重大决策前后、遭遇危难挫折的时候，都是召开茶话会的良机。

　　根据惯例，举行茶话会的最佳时间是下午四点钟左右。有些时候，也可以安排在上午十点钟左右。在具体进行操作时，也不用墨守成规，应该以与会者特别是主要与会者的方便与否以及当地人的生活习惯为准。茶话会往往是可长可短的，关键是要看现场有多少人发言，发言是否踊跃。如果把时间限制在一个小时到两个小时之内，它的效果往往会更好一些。

　　适合举行茶话会的场地主要有：一是主办单位的会议厅。二是宾馆的多功能厅。三是主办单位负责人的私家客厅。四是主办单位负责人的私家庭院或露天花园。五是包场高档的营业性茶楼或茶室。餐厅、歌厅、酒吧等地方，不合适举办茶话会。

　　第四，茶点的准备。茶话会不上主食，不安排品酒，只提供茶点。茶话会是重“说”不重“吃”的，没必要在吃的方面过多下功夫。

　　在茶话会上，为与会者所提供的茶点，应当被定位为配角。我们在进行准备时要注意的是：

　　对于用来待客的茶叶、茶具，务必要精心准备。应尽量挑选上品，不要滥竽充数。还要注意照顾与会者的不同口味。比方说是绿茶、花茶还是红茶。

　　最好选用陶瓷茶具，并且讲究茶杯、茶碗、茶壶成套。

　　除主要供应茶水外，在茶话会上还可以为与会者略备一些点心、水果或是地方风味小吃。需要注意的是，在茶话会上向与会者所供应的点心、水果或地方风味小吃，品种要适合、数量要充足，并要方便拿，同时还要配上擦手巾。

　　按惯例，在茶话会举行后不必再聚餐。

　　第四，座次的安排

　　从总体上来讲，在安排与会者的具体座次时，必须和茶话会的主题相适应。

　　安排茶话会与会者具体座次的时候，可以采取下面的办法：

　　一是环绕式。就是不设立主席台，把座椅、沙发、茶几摆放在会场的四周，不明确座次的具体尊卑，而听任与会者在入场后自由就坐。这一安排座次的方式，与茶话会的主题最相符，也最流行。

　　二是散座式。散座式排位，常见于在室外举行的茶话会。它的座椅、沙发、茶几四处自由地组合，甚至可由与会者根据个人要求而随意安置。这样就容易创造出一种宽松、惬意的社交环境。

　　三是圆桌式。圆桌式排位，指的是在会场上摆放圆桌，请与会者在周围自由就坐。圆桌式排位又分下面两种形式：一是适合人数较少的，仅在会场中央安放一张大型的椭圆形会议桌，而请全体与会者在周围就坐。二是在会场上安放数张圆桌，请与会者自由组合。

　　四是主席式。在茶话会上，这种排位是指在会场上，主持人、主人和主宾被有意识地安排在一起就坐，并且按照常规就坐。

　　第五，茶话会的基本议程

　　第一项：主持人宣布茶话会开始。宣布开始前，主持人要请与会者各就各位。宣布开始后，主持人可对主要与会者略加介绍。

　　第二项：主办单位的主要负责人讲话。他的讲话应以阐明这次茶话会的主题为中心内容，还可以代表主办单位，对全体与会者表示欢迎和感谢，并且恳请大家一如既往的理解和支持。

　　第三项：与会者发言。这些发言在任何情况下都是茶话会的重心。为了确保与会者在发言中直言不讳，畅所欲言，通常，主办单位事先不对发言者进行指定和排序，也不限制发言的具体时间，而是提倡与会者自由地进行即兴式的发言。一个人还可以多次发言，来不断补充、完善自己的见解、主张。

　　第四项：主持人总结。主持人略作总结后，可以宣布茶话会结束。

　　第七，茶话会的发言

　　现场发言在茶话会上举足轻重。茶话会假如没有人踊跃发言，或者是与会者的发言严重脱题，都会导致茶话会的最终失败。

　　茶话会上，主持人更重要的作用是在现场上审时度势，因势利导地引导与会者的发言，并且控制会议的全局。大家争相发言时，主持人决定先后。没有人发言时，主持人引出新的话题；或者恳请某位人士发言。会场发生争执时，主持人要出面劝阻。在每位与会者发言前，主持人可以对发言者略作介绍。发言的前后，主持人要带头鼓掌致意。

　　与会者茶话会的发言以及表现等，必须得体。在要求发言时，可以举手示意，但也要注意谦让，不要争抢；不管自己有什么高见，都不要打断别人的发言。肯定成绩时，要力戒阿谀奉承。提出批评时，不能讽刺挖苦。切忌当场表示不满，甚至私下里进行人身攻击。

秘书与总裁座次安排礼仪

　　总裁的座次礼仪：左为上，右为下。以右为上(遵循国际惯例)；居中为上(中间高于两侧)；前排为上(适用所有场合)；以远为上(远离房门为上)；面门为上(良好视野为上)。

　　秘书一般坐在秘书席，保证能够看到所有人并能够听清楚所有人的发言。

　　小会的话按照领导排序后，坐领导旁边，大会的话就在会场的前几排，要是没几个领导的话，找个离主要领导近点就好。

　　要看大公司还是小公司，是大会还是小会，要是大公司一般会坐在接近主讲人旁，小会的话就很简单了。人也少，做在不显眼的地方就好。小公司就没有太多的忌讳，一般坐在主讲后面。

　　座次排序基本规则

　　以右为上(遵循国际惯例)

　　居中为上(中间高于两侧)

　　前排为上(适用所有场合)

　　以远为上(远离房门为上)

　　面门为上(良好视野为上)

　　座位安排常识

　　一、会议主席台座次的安排

　　左为上，右为下。当领导同志人数为奇数时，1号首长居中，2号首长排在1号首长左边，3号首长排右边，其他依次排列;当领导同志人数为偶数时，1号首长、2号首长同时居中，1号首长排在居中座位的左边，2号首长排右边，其他依次排列。

　　二、关于宴席座次的安排

　　排序原则：以远为上，面门为上，以右为上，以中为上;观景为上，靠墙为上。

　　座次分布：面门居中位置为主位;主左宾右分两侧而坐;或主宾双方交错而坐;越近首席，位次越高;同等距离，右高左低。

　　三、关于签字仪式的座次安排

　　签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一般对等，按主客左右排列。

　　四、关于乘车的座次安排

　　小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。(如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间)。中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。

　　五、关于合影的座次安排

　　左为上，右为下。当领导同志人数为奇数时，1号首长居中，2号首长排在1号首长左边，3号首长排右边，其他依次排列;当领导同志人数为偶数时，1号首长、2号首长同时居中，1号首长排在居中座位的左边，2号首长排右边，其他依次排列。

商务礼仪之座次安排

　　俗话说得好，气度决定格局，细节决定成败。在职场中，一些看似不起眼的细节可能会决定你能走多远。今天我们就来看一下商务中的轿车座次该如何安排呢

　　1、一般情况座次礼仪——国际惯例

　　按照国际惯例，乘坐轿车的座次安排的常规是：右高左低，后高前低，具体而言，轿车座次的尊卑自高而低是：

　　后排右位≥后排左位≥前排右位≥前排左位，具体图解如下：

　　由此看来，会开车是一项实用的职场技能。在都是领导的情况下，自己自觉开车，商务礼仪得体，还能从细节处讨领导欢心!

　　当然了如果有专职司机，那么就可以根据自己的级别，选择合适的座位了。如果是小兵，可别一着急闷头坐到了领导的座位上，如果是领导那为了表示亲民，可以随意选择座位啦。

　　2、特殊情况座次礼仪——高级官员、明星等重要人物。

　　接送高级官员、将领、明星知名公众的人物时主要考虑乘坐者的安全性和隐私性，司机后方位置为汽车的上座位，通常也被称作VIP位置。

　　3、特殊情况座次礼仪——宾客或熟人之间

　　主人或熟识的朋友、同事亲自驾驶汽车时，你坐到后面位置等于向主人宣布你在打的，非常不礼貌。这种情况下，副驾驶位置为上座位。

　　当然了，有些时候领导或者朋友并不会那么在意这些礼仪，但是万一有介意的呢？你不懂就尴尬了，多掌握一项表现自己修养的技能，何乐而不为呢

会议座次的公关安排礼仪

　　对经理们来说，内部和外部的公关会谈是一种工作方法，其实也是一种艺术。意大利外交家danielevare说：公关会谈就是让他人为了他们自己的原因按你的方法行事的礼仪艺术。那么，我们在公关会谈中要注意哪些礼仪呢

　　表情与姿态：面对面的会谈比书信所需词语更少，因为表情、身态语、说话的方式均能帮助人们表达思想。如果像木头人一样端坐着，面无表情，无精打采，或像和尚念经一般讲个不停，交际的目的很难达到。最重要的是知道怎样表情与姿态是礼貌的。

　　动作和行为：坐的姿势可以使身子略朝前倾，使对方觉得谈话颇有诚意；视线不时地离开对方可能使谈及的内容听上去似乎更稳；微微一笑可能加重极平常的“谢谢”二字的分量，使感激之情得到更充分的表达；把手放在对方的肩上，注视着对方的眼睛，不用说一句话便可倒出全部心里话。这些并非适用于每一个人，动作和行为因性别、年龄而异。

　　语速与情绪：有时候，听者似乎在全神贯注地倾听，而事实上却并非如此，完全可能心不在焉。所以，讲话人要尽量使用短 句、简单明了的词语和明确的措辞。讲话的速度快慢得当，太慢可能使听者感到无聊，太快通常使听众觉得你很紧张、胸无成竹。接受采访、参加面试或表演时，人人都会感到紧张，身居最高职位的人也不例外。1979年，玛格丽特·撒切尔在谈她参加普选时说：“特别紧张时，说话的音量一般都提高，克服紧张的良药是尽量放松……这是一种修养，也是一种礼仪。”

　　语调与声态：高声叫嚷毫无意义，吼出的话别人更难听懂。美国一位行政官员在会议中遇到激烈的争论时，习惯这样说：“ 请你给我一点礼貌，我听不见你们在说些什么。”面对面的会谈中最常见的错误是说得太多太快。如果是读信，没有读懂可以重读，可谈话、面试则不可重复进行。如果信太长，阅信人可以从中找出要点，面谈中如果话说得太多，要点则会不清楚、不突出。

　　无声与有声：大多数人认为，面对面的会谈如同写信或写报告，非使用语言不可。事实上，在许多场合，如果仅仅指望语言 完成交际任务，有可能说得太多，效果更糟，也会有失礼仪。在面对面的会谈中，词语仅仅是交际手段之一，即使双方一声不吭，各种信息照样互相传递。不用语言也能达到交际目的。一些演员就是擅于通过眼神、头部或四肢来表达情感和思想的。许多时候，无声胜有声。

　　会谈家与演说家：成为一位出色的会谈家的礼仪并不过多地依赖于你能想出多少聪明的事情，或者与你有关的某些传奇般的 经历来说，而在于启发、诱导别人讲话，如果你能激发别人的谈话——你将获得优秀的会谈家的荣誉。更重要的是，如果你能让别人讲话，并使他对你热心起来，就会对你更感兴趣和更易于接受你的观点。值得一提的是，公共演说家谈论他们自己的经历、 旅行、功绩以及思想。但要记住一点：这些人是被邀请来谈他们自己的，听众们知道自己为何而来。演讲者们面对的不是应付式听众，而是自愿的听众。他们不需要公关会谈家的礼仪。

　　取笑与自尊：如果你想通过公关会谈成为一个受欢迎的人，那你就得努力抵制取笑、逗弄或讽刺的诱惑。许多人都好取笑别 人，以为别人会喜欢。一位经理会在公共场合下逗弄他的助手并错误地认为这是表达感情的一种极好方式。我们带着嘲讽的意味与对方谈话，希望对方在挖苦中认识到我们的聪慧和幽默，这是不符合礼仪的。逗弄和取笑的真正目的在于触痛别人的自尊，威胁他人自尊的任何事情都不是礼貌的。因为讽刺总是带着残酷的成份，总是在算计着使别人感到渺校民意测验的研究表明：人们不喜欢被取笑，即使是他们的亲朋密友。只有少数情景中，在非常亲密的朋友之间，才可以开一些充满善意的玩笑。如果别人非常了解你，非常喜欢你，你也可以与他开个玩笑，但千万别开得过了头。

会议座次礼仪安排

　　一)安排方式：这里有几种方法来处理会议的团体住宿，最简单的方法是由与会者自己安排宿，但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间，如果不事先保留房间，会产生下列问题:

　　1．遇到旺季，饭店可能将房间卖出，这样会迫使与会者住在距离会场较远的地方。

　　2．与会者可能拿不到优惠价格，因为个人无法有讲价的能力。

　　3．会场租金可能较高(如会场也在饭店)，通常饭店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。

　　(二)住宿程序：一旦预订的房间决定后，决定用哪4种基本住宿程序是你需要的：

　　1．告诉饭店所有与会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申请表为凭。

　　2．告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。

　　3．经由专业会议服务公司代为处理。

　　4．经由主办单位的住宿组人员负责。

　　(三)预定会议住宿的方式：会议期间可能需要大量的房间，这些都必须事先预订，否则会造成住宿方面的问题，特别是遇到旺季，可能找不到房间可以住，在此针对会议住宿的方式分别作说明。

　　订房卡：如果会议需要住宿的人数不多的话，可以直接向饭店或会议中心索取订房卡，是免费的。主办单位随同会议通知寄上订房卡再由与会者直接向饭店订房。

　　这份订房卡或申请表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误，通常饭店会希望注明如果订金没有收到前无法确认，另外也可以注明有任何税金或服务费。

　　另外还有一点也很重要，就是强调订房截止日，以鼓励与会者尽早预订。截止日的订定是与饭店在签订合约前同意的。

　　住宿单：住宿单通常使用在小型会议，由主办单位支付房间费。将一份表格寄给你邀请的人，要求他填写陪同人员名字，希望哪种房间，抵达与离开日期，将表格资料填在住宿单中给饭店，并告诉饭店收款方式，内容包括：

　　1．注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。

　　2．注明杂费由谁负责(如在饭店餐厅用餐、洗衣、电话费等)。

　　3．房间只保留到抵达日的下午6时，还是由邀请单位全权负责。

　　4．要求饭店在寄上确认信前，先由邀请单位核对后再分别寄给他们。

　　一旦房数被确定后，住宿局／观光局会提供你一份饭店资料，让你参考与选择，然后再由主办单位与饭店业务代表谈房价。

　　如果可能，最好实际去看一下使用饭店房间的设备，这不但有助于你房价的讲价，同时提出一些与会者可能会问的问题，请饭店人员答复，同时也可以了解饭店预订作业和前台服务情形。

　　特别预订：有些会议筹办人在所有预订房间中保留数间给特定的人或团体，并给予特别处理，例如：总计预订400间，40间为vips(贵宾)使用，其余360间为与会代表，使用特别预订是因为有些记者和参展商都要特别小心接待。

　　详细与饭店业务代表讨论细节，并诉诸文字，彼此要了解：

　　1．特别预订多少房间，什么类别和房价。

　　2．预订的作业程序。

　　3．什么时限内未使用的房间转到一般预约中。

　　在决定特别预订前，可能需要不同表格，对参展厂商的表格可以用不同颜色或注明特别截止日，对于贵宾(vips)则注明不同身分并由你自己处理他们的住宿安排。

　　工作人员房间预订和免费房间：在一般与会者住宿安排开始前，先分派好工作人员住宿和免费房间。

　　一般来说工作人员及免费房间的住房表直接送给饭店业务人员，包括名字和地址、职称或注明他(她)在会议中的工作角色、需要什么类型房间、抵达与离开日期、如果不是免费房间，由谁支付房间费和附带费用(如电话、洗衣等)。工作人员所住的房价通常会提供较优惠价格，来降低主办单位的成本。

　　最好注明他们的身分，因为饭店经常根据你这份住房表提供贵宾(逮vips)特别礼遇(如送水果、小礼物等)，你可能也希望将确认函直接给你，由你核对无误后再寄给贵宾或工作人员。

　　(四)住宿表格的内容：住宿表格通常由会议筹办人草拟、由主办单位印制，但准备表格前先确认有关作业原则，例如截止收件日、确认回函寄给主办单位或饭店、是否接受电话询问。

　　虽然有些住宿表格对某一特定团体要求一些额外资料，一般标准表格包括下列内容：

　　1．主办单位名称。

　　2．会议名称。

　　3．会议日期。

　　4．会议地点。

　　5．收件截止日期。

　　6．确认函回信地址。

　　7．各饭店的房价。

　　8．税金明细。

　　9．饭店的地理位置图。

　　10．注明项目：

　　(1)选择饭店偏好。

　　(2)哪种类型房间。

　　(3)订房人名字。

　　(4)抵达日期时间。

　　(5)离开日期。

　　11．注明订金支付。

　　12．注明有关取消和更改处理方法。

　　13．注明什么时候由谁寄发确认函。

　　14．注明接受或不接受电话询问和预订。

　　15．如果接受信用卡注明哪种信用卡、号码、到期日和签字。

　　16．填写名字、地址、电话以便寄确认函。

　　17．为了避免误解，如果在表格中没有注明房间类型时，最好提供住宿资料。

　　(1)单人房：一个人住，一张床。

　　(2)二人房：两个人住，一张床。

　　(3)双人房：两个人住，二张床。

　　(五)作业程序：基本上住宿安排是相当复杂与耗时间的工作，记录有关各类房间的存量，回答各种问题，解决个人住宿问题以及将住房报告转给饭店与会议筹办人，所有作业程序务必尽量快速与准确。最好去拜访饭店，熟悉他们的作业程序，例如如何处理截止日以后的住房预订。

　　场地视察：如果决定自行处理住宿，则工作人员一定要对于使用饭店的设备特别了解，要带领负责住宿的工作人员到饭店，由各饭店业务人员一一介绍，以便到时候回答与会者的问题。

　　确认：通知与会者收到他们的住宿表格和确认他们的房间，有些主办单位并不通知与会者收到他们的住宿表格，而是由饭店直接寄发确认函。最好收到住宿资料时立即寄发收到通知，因为有些饭店比较晚才寄发确认函。

　　经常从会议筹办人那里听到的抱怨是为什么一段时间还没有收到确认。这时候与会者已经打长途电话到主办单位询问或者已打电话到他第一选择的饭店去查询，也可能他第一选择的饭店没分配到，与会者会接二连三打电话询问他房间分配的情形，因此回函通知或尽快确认房间可减少长途电话的催询。另外如果你能尽速处理也可以减少询问的电话，为了减少不必要的电话，最好注明在收到住宿表格后多少天内回复。

　　住宿报告：所谓住宿报告是在一段时间内各饭店订房情形的摘要，在报告中显示总计预订多少间饭店、每个饭店多少房间、多少间房间已经被订、还有多少间没有被订、多久才提供一次住宿报告。所提供的名单可按照与会者名字、国家、单位、到达日期或地理位置排列。大会结束后，会议筹办入应会提供一份完整的各饭店住宿报告，也可要求各饭店提供他们的住宿报告相互对照，看看有多少人临时取消和no-sho及有哪些人最后才直接向完成房间预订一旦决定了使用的饭店，饭店订房表格和住宿作业单会寄给各饭店。

　　饭店的合约书中详细记载了价格和房间类型，为了使作业有效率，饭店给的价格要确定，而不是在某个价格范围之间。

　　很多饭店不熟悉主办单位住宿委员会作业方式，因此附上详细说明给饭店，这样饭店就能知道，所有订房和取消还是要转回来。取消订房可以重新分配，尽量使订房保持原来预订的。只有住宿委员会有权接受订房，如果饭店也接受订房会造成重复现象，这是会议筹办人的麻烦。

　　(六)住宿服务：大型国际会议参加人数高达上千人甚至于有上万人的会议，预订房间是相当耗时又耗人力的工作，在国外有住宿局(housingbureau)协助，住宿局通常在会议局下面，专门提供国外与会者住宿方面协助，由于属于政府机构，因此可提供免费服务，但不是每个国家都有住宿局。有些国家有住宿服务公司，可提供住宿服务，但要支付服务费。如果没有以上两种服务，主办单位必须自行成立住宿委员会来处理国外与会代表住宿事宜，以下分别针对这三种服务内容做说明。

　　住宿局：通常大型会议才会使用住宿局的服务，有些国家没有住宿局，但是也有当地观光局可提供这项服务，而这项服务也通常免费，会议局提供这项服务的前提是至少要使用某一定数量的饭店。例如，至少使用3间饭店和3000间房间。而少于这个数目建议你使用住宿卡直接由饭店负责。但是仍然有例外情况，观光局会同意负责住宿方面事项。首先你要提供下列资料：

　　1．过去订房数量(实际房间数与预定房间数)。

　　2．预期需要多少间房间。

　　3．抵达与离开的情形。

　　4．成本考虑(与会者对预算的考虑)。

　　5．对位置的偏好(大部分饭店与会场彼此在步行范围内)。

　　6．如果现在的与会者有不同于以前的偏好时，告诉观光局。

　　注：台湾没有住宿局，而观光局也因为人力有限，无法提供上项服务。

　　住宿服务公司：在国外有一些公司提供住宿服务，大部分是旅行业者，他们将机票、饭店住宿变成一个travelpecdage；但是也有一些公司专门提供住宿服务并不牵涉旅游。但是这种服务公司是要收费的。

　　基本服务内容：处理住宿卡(表格)、确认函、报表，有些公司可安排会后住宿，这通常不包含在订房报告，并提供人员在会议现场服务，以确定住房(check-in)与退房(check-out)顺利进行。在台湾仍由主办单位自行处理或交给会议筹办人代为与各饭店接洽。

　　自行成立住宿委员会：以上两种住宿服务比较适合大型国际会议，但是对中小型会议，仍然要提供国外与会者住宿服务，因此要自行成立住宿委员会。虽然如此，有些主办单位对于大型国际会议仍然自行成立住宿委员会，为何如此?有几个因素：全盘控制住宿程序，立即掌握各饭店住房情形，立即掌握免费房间数目，最重要的还是直接服务客户，如果会员中有任何问题或特别需求可以立即处理。

会议主席台座次的安排礼仪

　　一、主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。

　　二、主席台座次排列，应以主要负责人为中心，然后按职务一左一右排列（按照我国传统以中心人的左方为上，若在台下看，即为右方）。若主席台上人员为双数，将主要负责人定位后按职务一右一左排列。

　　三、几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。首先，各机关的主要负责人的排列顺序是：区委书记、区长、人大常委会主任、政协主席；第二，按单位负责人排列顺序，一般是区委常委、人大常委会副主任、副区长、政协副主席。第三，灵活掌握，不生搬硬套。如对一些德高望重的老同志，也可适当往前排，而对一些较年轻的领导同志，可适当往后排。另外，对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾，也不一定非得按职务高低来排，通常掌握的原则是：上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。这样，既体现出对客人的尊重，又使主客都感到较为得体。

　　四、对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。

会务礼仪规范和会议座位安排

　　会议，又称集会或聚会。在现代社会里，它是人们从事各类有组织的活动的一种重要方式。在一般情况下，会议是指有领导、有组织地使人们聚集在一起，对某些议题进行商议或讨论的集会。

　　在商界之中，由于会议发挥着不同的作用，因此便有着多种类型的划分。依照会议的具体性质来进行分类，商界的会议大致可以分为如下四种类型：

　　其一，行政型会议。它是商界的各个单位所召开的工作性、执行性的会议。例如，行政会、董事会，等等。

　　其二，业务型会议。它是商界的有关单位所召开的专业性、技术性会议。例如，展览会、供货会，等等。

　　其三，群体型会议。它是商界各单位内部的群众团体或群众组织所召开的非行政性、非业务性的会议，旨在争取群体权利， 反映群体意愿。例如，职代会、团代会，等等。

　　其四，社交型会议。它是商界各单位以扩大本单位的交际面为目的而举行的会议。例如，茶话会、联欢会，等等。

　　一般而论，以上四种类型的常见于商界的会议，除群体型会议之外，均与商界各单位的经营、管理直接相关，因此世人称之为商务会议。在商务交往中，商务会议通常发挥着种种极其重要的作用：其一，它是实现决策民主化、科学化的必要手段；其二，它是实施有效领导、有效管理、有效经营的重要工具；其三，它是贯彻决策、下达任务、沟通信息、协调行动的有效方法；其四，它是保持接触、建立联络、结交朋友的基本途径。

　　在许多情况下，商务人员往往需要亲自办会。所谓办会，指的是从事会务工作，即负责从会议的筹备直至其结束、善后的一系列具体事项。会务礼仪，主要就是有关办会的礼仪规范。

　　商界人士在负责办会时，必须注意两点：一是办会要认真。奉命办会，就要全力投入，审慎对待，精心安排，务必开好会议，并为此而处处一丝不苟；二是办会要务实。召开会议，重在解决实际问题。在这一前提下，要争取少开会、开短会，严格控制会议的数量与规模，彻底改善会风。

中式酒桌礼仪座位安排

　　在中国是个礼仪之邦，饮食上的礼仪源远流长，一直流程至今，其中餐桌上的礼仪更是讲究。大到宴请中座位的安排，小到进食的规矩，无不体现出在中国是个礼仪之邦，饮食上的礼仪源远流长，一直流程至今，其中餐桌上的礼仪更是讲究。大到宴请中座位的安排，小到进食的规矩，无不体现出中国是礼仪之都。今天就为您介绍宴请座位安排的礼仪:

　　1、由两桌组成的小型宴请座次排序

　　这种情况，又可以分为两桌横排和两桌竖排的形式。当两桌横排时，桌次是以右为尊，以左为卑。这里所说的右和左，是指进入房间，面对正门的位置来确定的。当两桌竖排时，桌次讲究以远为上，以近为下。这里所讲的远近，是以距离正门的远近而言。如图所示：

　　2、由多桌组成的宴请桌次排序

　　在安排多桌宴请的桌次时，除了要注意“面门定位”、“以右为尊”、“以远为上”等规则外，还应兼顾其他各桌距离主桌的远近。通常，距离主桌越近，桌次越高；距离主桌越远、桌次越低。

　　在安排桌次时，所用餐桌的大孝形状要基本一致。除主桌可以略大外，其他餐桌都不要过大或过小。

　　为了确保在宴请时赴宴者及时、准确地找到自己所在桌次，可以在请柬上注明对方所在的桌次、在宴会厅入口悬挂宴会桌次排列示意图、安排引位员引导来宾按桌就坐，或者在每张餐桌上摆放桌次牌（用阿拉伯数字书写）。

　　3、单主人宴请时的位次排序

　　在本排法中，以主人为主心，住房其余座位和客房人员各自按“以右为贵”原则一次按“之”字形飞线排列，同时要做到主客相间。

　　4、男女主人共同宴请时的座次排序

　　男女主人共同宴请时的排序方法是一种主副相对、以右为贵的排列。男主人坐上席，女主人位于男主人的对面。宾客通常随男女主人，按右高左低顺序依次对角飞线排列，同时要做到主客相间。国际惯例是男主宾安排在女主人右侧，女主宾安排在男主人右侧。

　　5、同性别双主人宴请时的座次排序

　　第一、第二主人均为同性别人士或正式场合下宴请时用的方法，是一种主副相对、按“以右为贵”的原则依次按顺时针排列，同时要做到主客相间。

座位安排的礼仪规范

　　首先，公关人员一定要掌握座次排列的基本规则。座次排列有什么规则呢

　　第一，内外有别。其具体含义是：座次排列适用于正式的公关活动中，是对外交往中用的，是正式场合用的，在内部交往中，则大可不必。总之，排列座次是对外不对内的，这点要注意。

　　第二，中外有别。实际上，这个座次排列，中国人和外国人的一些做法，不大一样，不尽相同。比如，中国人并排就坐，左方为上。我们在中国做的节目，中国人两个人并排就座，尤其主席台这样的位次，讲究左高右低，这是中国人的习惯。但国际惯例正好相反，国际惯例是以右为上，注意了没有?如果我是省长的话，我接待的外国客人是在我右侧的。我这里讲的左和右，是当事人自己之间的左和右。这是定位标准的问题。

　　第三，外外有别。十里不通风，百里不同俗，千万不要认为外国人全都一样，不同国家、不同民族，其座次排列也有不同的讲法。像刚才讲的以右为上，属于国际惯例。记不记得我们讲惯例，惯例是通行的。但它的通行并不排除许多例外的存在。

　　第四，场合有别。不同场合讲法不一样，不同情况讲法不一样，这一点一定要注意。千万不要以不变应万变。举个例子，上楼下楼时，通常是地位高的人走在前面，把前面的位置让给客人表示尊重，前排为上。但是让客人走在前面的前提，是客人认路，不认路不合适吧?再者，如果你是小姐，我是先生的话，咱俩要上楼梯，您穿着裙子的话，一般就该我在前面了，你要走后面。因为人上楼习惯于抬头仰望。搞不好人家该说我色迷迷。

　　在讲到规则的时候还要明白，约定俗成的一些规则必须谨记。座次排列的最重要的规则实际上是以下五句话。

　　第一句话，面门为上。即面对房间正门的位置是上座。

　　第二句话，居中为上。分中央，分两侧的话，中央的位置高于两侧。

　　第三句话，前排为上。并排走的话，中间高;单行走的话，前排高，因此前排为上。

　　第四句话，以右为上。分左分右的话，国际惯例是以右为上。公关礼仪采用国际惯例，所以也讲究以右为上。

　　第五句话，以远为上。就是离门有远近之分的话，离门越远的位置越高，离门越近反倒是下位。

　　在不同的场合，座次排列又有哪些技巧呢?以下，对公关人员具体涉及最多的几种情况略加介绍。

　　第一，行进中的位次。如果是行进，就是走动之中的话，并排时，中央高于两侧，外侧高于内侧。如果单行行进的话，一般前方高于后方。上楼也好，下楼也好，走动之中只讲究这三句话，内侧高于外侧，中央高于两侧，前方高于后方。当然有时候，有些具体情况你也得注意，比如，电梯出入有其讲究。如果电梯是专人驾驶的，陪同人员要后进去，后出来。此点符合走动时前排为上的规则。礼让三先，让客人先进去。无人驾驶的电梯，陪同人员则需先进去后出来。为什么?因为电梯门口这个按钮，升降钮，你一按顶多把电梯给招呼过来了。但是它是设定程序的，四十五秒或者六十秒之后，电梯关门走人，如果你接待陪同客人很多，人家还都没进来的话，有人就着急了，拿胳膊去撞，拿脚丫子踹，还在那儿高喊：快来，电梯开了。电梯里面那个钮叫开关钮，按着那个开，它就不会关。顶多到了设定程序之后，它会鸣笛催促客人，替你叫唤了，省事儿。先进去是为了按着这个钮，后出来也是为了按着这个钮，所以，有共性有个性，这一点要注意。

　　第二，会客时的位次。就座，最常见的就是会客。会客的话，一般都是比较重要的场合，那时最好面对面就坐，这是谈正事儿，拉开距离。如果是非正式会客，非实质性交往就并排坐了。面对面就坐的话，面门为上，背门为下。通常让客人坐在面对着房间正门的位置，主人坐在背对着房间的位置。为什么呀?面对房门的人视野好。非实质性的，礼节性见面要并排坐，平起平坐，缩短距离，表示关系友善。并排就座时，一般讲究内侧高于外侧，右侧高于左侧。具体而言，面对房门时右高，如果不可能面对房门，坐房门两侧时，内侧比外侧高，这你要注意。有时候，宾主同坐一个长沙发的话，客人坐中间，咱们陪的人坐两边倒也行。

　　第三，谈判的位次。一般标准的谈判厅，谈判桌是横放的。谈判桌横放时，面对门的是客方，背门的是主方。双方人员，一般当中这是主谈，就是第一谈手。主谈右侧的人，一般是第二把手。其左侧是第三把手。但是如果是涉外谈判或者民族间谈判，主谈右手一般是翻译。如果那个谈判桌是竖放的，进了门之后，桌子竖放着，这就比较特殊了。以面对房门进门时候的右侧为上。因为人是走动的，门一推开，把右侧让给客人，自己去左侧。其他人员的具体位次与前者相似，同样是：中央高于两侧，右侧高于左侧。

　　第四，签字仪式的位次。签字仪式的话，签字桌在签字厅里横放，双方主签者面对房间正门就坐，惯例为右高左低。面对房门的右侧坐的是客方，面对房门左侧的是主方，依旧以客为先。双方举行助签人，就是帮助人家翻文章的、吸墨的、拿笔的那个人，站在各自主签者的外侧。其他参加仪式的人有两个具体的排列办法，第一个办法，坐在各自签字者的对面。比如我是主方签字人，我的随从或者有关人员，坐在我的对面，你是客方，那么你的人坐在你的对面，这是一个办法。第二个办法，站在双方签字人的后侧。具体方式是内侧高于外侧，由高而低向两侧分列。比如我是主签人，我的正后面最中间站的人，是我方最高人士，然后依次向外侧排开。你的后面，站的是你们的地位最高的人，然后向外侧按照地位的高低依次排列。

　　第五，宴会的位次。有时候，宴会放了很多桌。很多桌的话，中央高于外侧，右侧高于左侧，内侧高于外侧，按照这个规则去操办就可以了。每张桌上怎么办呢?中国人一般用圆桌，圆桌的话，面对房间正门的位置是主位。主宾坐在什么位置呢?主宾一般时坐在主人的右手。其他人如何安排呢?最好的模式，就是客人都坐在主人的右侧，按照职位高低，离主人越远职位越低。而主方人员都坐在主人的左侧，同样依次以距主人远近为序，自高而低地依次排列。这是最省事儿的。其中最重要的是要把主人和主宾的位置搞对。说实话，双方一把手没意见，每个人都会高兴，皆大欢喜。

　　第六，国旗悬挂的位次。在国际交往中包括企业交往中，还有一个问题就是旗帜的悬挂，即悬挂国旗，悬挂企业旗的问题，它十分严肃。能不挂就不挂，不挂不出错。挂错了那是很麻烦的事情，会影响国家形象，破坏对外关系。不懂的话，要向外事部门咨询。外事无小事，事事是大事，事事要重视，事事要请示。比如，按照我国外交部有关规定：和我们国家没有建交的国家的国旗，通常不宜不要悬挂。所谓"中华民国"国旗，绝对不能悬挂。这是大是大非的问题。我主方进行接待，或准备商务谈判、签字仪式，需要悬挂国旗的话，一般的国际惯例是以右为上。举个例子，我在我的中国企业里面，接待外国客人，布置签字仪式，如果允许悬挂国旗的话，我国国旗应面对房间正门居左，外国国旗应面对房间正门居右。国旗的左和右是指旗帜面向的左和右。再者，外国企业，一般按照国际惯例和我国的要求，是可以悬挂其本国国旗的。但是外国企业悬挂他的本国国旗，在我们国内的话，必须同时悬挂我国国旗，而且必须把我国国旗挂在所谓的上位，因为这是中华人民共和国的国土。那么什么是上位?以右为上。那么右又是怎么决定的呢?出门的面向。就是你从你那个主建筑出门之后的右侧这个旗杆上挂中国旗，出门的左侧挂外国旗。这是有具体的可操作性规定的。

　　大家要注意，我们讲的是基本规则：面门为上、居中为上、前排为上、以右为上、以远为上，搞不清楚的话，就去请示，别乱来。位次问题虽然非常复杂，但是我们如果能够掌握一定技巧的话，就可以做一名有礼之人，就不会时常出错了。

会议座次安排及礼仪

　　1、长方形会议桌

　　这种会议桌适用于内部会议或者双边谈判的现场。进行内部会议时，职务最高的人应该位于短矩形边的一侧，并且应该面门而坐。进行双边谈判时，双方可分别坐于桌子长边的两侧。各方职位最高者应在己方居中的位置，职位排在第二位的人坐在他的右边，第三位者坐左边，依次排列。

　　2、椭圆形会议桌

　　适用于内部会议，职务最高的人应该位于椭圆形会议桌的一头。

　　3、U字形会议桌

　　适用于内部会议。

　　4、圆形会议桌

　　适用于回避座次概念的内部会议或者多边谈判。圆桌会议刻意体现与会人员平等互利的原则，淡化了尊卑概念。

　　5、设有主席台的会议桌

　　内部大型会议或者对外新闻发布会一般采用这样的会议形式。主席台座次排列为前排高于后排、中间高于两边、右边高于左边。主持人的位置可以在前排中间也可以在最右端，发言席在主席台正前方或右前方。台下与会人员与主席台面对面，遵循同样的座次原则。

　　6、特殊情况

　　会见：官方或正式会见时，可以安排宾主并排而坐，客人坐在右侧。主客随行人员分别在两侧就坐，与宾主双方呈U字形。

　　茶话会：茶话会一般不针对具体的商务事宜，主要以联谊和沟通为目的，是商务色彩非常淡薄的一种会议形式。因此，茶话会可以不讲究座次礼仪，以便于大家交流为主。在室内，可以将椅子围成一圈，或者直接采用圆形会议桌，大家随意就座。在室外，座位可以随意调整，营造舒适、自由的交流空间。

　　会议礼仪

　　1、会议准备

　　现代化的会议离不开各种辅助器材，在召开会议之前，就应该把各种辅助器材准备妥当。

　　2、桌椅、名牌、茶水

　　桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会人员方便就座。

　　会议上的茶水饮料最好用矿泉水，因为每个人的口味不一样，有的人喜欢喝茶，有的人喜欢喝饮料，还有的人喜欢喝咖啡，所以如果没有特别的要求，矿泉水是最能让每个人都接受的选择。

　　3、签到簿、名册、会议议程

　　签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。

　　4、粉笔、白板、万能笔、板擦

　　在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，虽然视听设备发展得很快，但是传统的表达方式依然受到很多人的喜爱，而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外，粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不可少。

　　5、各种视听器材

　　科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用，如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。

　　6、资料、样品

　　如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得多。

　　服务流程

　　会前准备：

　　1、专人协助您的实地考察工作。吃、注行、游、购、娱。

　　2、及时准确提供机票、火车票、酒店信息。

　　3、代订会所需的音响、灯光、摄影等设备。

　　4、提供平面立体、av设计。

　　会中服务：

　　1、提供专业外语翻译,摄像,礼仪公关和文秘服务。

　　2、免费提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作。

　　3、会议期间可为vip客人提供特殊照顾和服务。

　　4、向参会人员提供全市范围内机尝火车站接送服务。

　　5、提供会议期间以后勤保障工作和外围的协调服务。

　　会后总结：

　　1、对参会代表的会后旅游考察工作进行合理安排。

　　2、协助会议人员处理会后事宜，进行会议期间的工作总结。