档案管理制度

居民健康档案管理制度

　　1、居民健康档案是社区卫生服务中心进行卫生保健服务与流行病学调查的基础资料，是全科医师工作的一项重要依据。

　　2、居民健康档案是生物-心理-社会医学模式的指导下，为社区居民提供连续性、综合性、协调性全程服务的动态记录，对社区卫生服务的评价、科研、医学教育及司法具有重要意义，必须认真填写。

　　3、对填写健康档案的医务人员应进行培训。按统一的规范来描述记录内容要真实可靠，符合逻辑，不得随意涂改。如有改动，责任者必须签字，以示负责。做到字迹清晰，格式规范统一。

　　4、定期开展随访工作，每年免费不定期随访，体检和随访服务等资料内容及时记录在健康档案中，对体检和随访发现的健康问题，进行有针对性的以健康教育为重点的健康干预。

　　5、居民健康档案应由全科医生负责填写，做到及时收集、及时记录、统一编号、归档保管，以便查阅。并应逐步输入计算机系统管理。

　　6、加强档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案。健康档案采用统一表格，在内容上要具备完整性、逻辑性、准确性、严肃性和规范化。

　　7.社区卫生服务机构要建立专人、专室、专柜保存居民健康档案，居民健康档案管理人员应严格遵守保密纪律，确保居民健康档案安全。居民健康档案要按编号顺序摆放，指定专人保管，转诊、借用必须登记，用后及时收回放于原处，逐步实现档案微机化管理。

　　8、为保证居民的隐私权，未经准许不得随意查阅和外借。在病人转诊时，只写转诊单，提供有关数据资料，只有在十分必要时，才把原始的健康档案转交给会诊医生。

　　9、健康档案要求定期整理，动态管理，不得有死档、空档出现，要科学地运用健康档案，每月进行一次更新、增补内容及档案分析，对辖区卫生状况进行全面评估，并总结报告保存。

　　10、居民健康档案存放处要做到“十防”(即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密)工作。

　　11.达到保管期限的居民健康档案，销毁时应严格执行相关程序和办法，禁止擅自销毁。

职业健康档案管理制度

　　一、 目的与依据

　　为预防、控制和降低职业危害，预防职业病，保护全体员工的身体健康及其相关权益，根据《中华人民共和国职业病防治法》和《职业病危害项目申报管理办法》等有关法律、法规规定，结合公司实际情况，制定本管理制度。

　　职业卫生、健康管理与职业病防治工作坚持“预防为主、防治结合”的方针，根据蓄电池制造企业的生产作业场所大量存在铅尘、铅烟、酸雾、噪音、高温等职业危害因素。职业健康防护工作难度较大等特点，要做好蓄电池制造企业职业健康防护工作，保障职工的身体健康，企业应从工程性预防控制、管理性预防控制、个人保护性预防控制等三个方面的开展职业危害防护工作。实行分类管理、综合治理的原则。

　　二、 适用范围

　　本制度适用于各工厂、集团各部门全体员工的职业卫生管理工作

　　三、 定义

　　职业危害：指对从事职业活动的劳动者可能导致职业病的各种危害。职业危害因素包括：职业活动中存在的各种有害的化学、物理、生物因素以及在作业过程中产生的其他有害因素。

　　职业病：指用人单位的劳动者在职业活动中，因接触粉尘、放射性物质和其他有毒有害物质等因素而引起的，并列入国家公布的职业病名单的疾病。

　　四、 机构设置

　　公司成立职业健康管理领导小组，领导小组组长由 担任，各车间负责人为领导小组成员，各车间行政人事经理为领导小组检查执行机关。

　　五、 领导小组职责

　　(一) 贯彻落实国家关于职业防治法律法规、监督本管理制度的执行;

　　(二) 协调各部门之间的关系;

　　六、 执行机关职责

　　宣传、贯彻国家的有关法律、法规，并监督实施;

　　确定公司的职业危害因素监测点，协助卫生部门对职业危害因素监测点进行监测，并对监测结果进行公示;对超标场所，分析原因，提出整改方案，监督整改;

　　负责在职员工职业病档案的归档工作;

　　会同人力资源部门联合开展职业卫生教育工作，普及和提高全体员工的职业卫生知识，提高自救、互救能力。

　　七、 人力资源部

　　(一)负责新入厂员工上岗前的健康查体和员工离岗前的职业健康查体工作;

　　(二)负责对不适宜继续从事原工作的职业病病人，应调离原岗位，并妥善安置;

　　八、 预防措施

　　(一)做好工程性预防控制

　　1、完善通风系统

　　厂区周围应完善通风系统，为密闭的厂房提供新鲜空气，为了保证空气的新鲜，进风口周围均要有绿化。定期对通风系统进行保养，每年要更换进风口的过滤袋。为保证有效过滤，最好使用双层过滤袋，调整过滤袋的更换频率。

　　2、完善除尘系统

　　为避免铅尘或铅烟在生产过程中散发到工作环境中，所有可能产生铅尘或铅烟的设备上都应安装吸尘装置，不管是可能产生烟气的炉子上，还是员工的操作平台上，甚至在丢弃废料的回收桶上，都应安装有吸尘管道或吸尘罩，降低潜在的环境铅污染。

　　3、完善酸雾收集系统

　　蓄电池生产的另外一种重要原料是浓硫酸，浓硫酸稀释后作为电解液被注入电池，然后进行充电。充电过程会产生酸雾，酸雾不仅会导致设备老化，还会对人体造成诸如牙齿酸蚀症、鼻粘膜萎缩、支气管炎等健康危害。应在充电工作台下方密布无数洞眼，使酸雾通过这无数的洞眼，经过地下管道被吸收到酸雾收集装置中，这样大大降低了对员工健康的危害和对设备的腐蚀，又可回收利用，减少了对环境的影响。

　　4、引进机械手操作

　　蓄电池制造企业绝大多数的岗位还是机械加人工进行操作，为了减少员工接触相关的职业危害因素，各种岗位应推行机械手操作，在流水线上，极板入槽工序很容易引起铅尘扬起，机械手代替人工操作避免了员工的铅接触。环氧乙烷也被认为是一种对健康有影响的危害因素，历来由人工进行的上热溶胶工序，应改由机械手操作，避免员工与环氧乙烷的接触。

　　5、设立员工休息室

　　为了保护员工的健康，禁止员工在工作区域吸烟、进食、饮水、咀嚼口香糖等等。在每个区域为员工建造有员工休息室，休息室内配备有空调、饮水设施，休息室附近还有洗手设施。为防范氧化制粉区设备可能产生的铅粉泄漏，在厂房设计时应将该区域设计为整个厂区的负压中心。为确保该区域员工的健康和安全，应为该区域的休息室安装了送新风装置，将厂房外的新鲜空气直接送进该休息室，使休息室成为正压，从而保证了铅粉不会进入员工休息室。

　　九、管理性预防与控制力度

　　(1)加大经费投入。安全生产和职业病预防控制工作相对事故处理和疾病治疗是投入少产出多，必要的经费投入是做好企业职业健康工作的保障。

　　(2)职业危害因素评估。每个生产区域相应工作岗位均可能有其职业健康安全危害因素，每个岗位可能会导致职业健康安全危害的危害源，应由职业健康安全管理体系审核小组对相关危害源进行评估，对企业所有岗位的危害因素有了全面的了解，并根据危害程度进行相应分类标识，从而为采取进一步对策和整改措施奠定了基础。

　　(3)标识和告知。在可能存在职业危害因素的场所和岗位设立警示标识牌，随时提醒员工注意预防;在醒目位置公示危害因素的检测结果;在员工的劳动合同文本中告知可能存在的职业危害因素;新进员工培训告知有关职业危害因素以及预防控制措施;血铅监护结果及时书面告知员工并签字认可。

　　(4)设立限制性区域。由于氧化制粉区的特点，为确保铅粉在任何情况下都不外泄，我们将氧化制粉区设定为限制性区域，非经许可不得进入该区域，并关闭制粉区大门，依托通风—吸尘系统，使制粉区处于负压状态，从而保证了整个厂区和周边环境的安全。对于在该区域工作的员工或者经批准同意进入该区域的员工，应入口处都设置了专用箱，放置防尘口罩和耳塞，要求每位进入制粉区的员工或外来人员都必须使用，以确保身体健康。

消防工作文书档案管理制度

　　根据 机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定 ，为切实搞好消防工作文书档案的管理，特制定本制度：

　　(一)乡镇应当建立健全消防档案。消防档案应当包括消防安全基本情况和消防安全管理情况。

　　(二)严格有关消防管理工作的文件法律文书、火灾事故处理、违章查处等资料的收发、立案、归档、保管制度。

　　(三)履行档案资料借阅手续，消防工作档案不准擅自外借，严防丢失。

　　(四)档案管理人员调离时,应将所有档案同时移交，并办好交接手续。

局机关档案管理制度

　　1.本局所有档案由档案室统一存档管理，各股室每年所形成的各种文件、资料，由各科室按照归档要求，在次年4月底前送档案室组卷保管。

　　2.档案室对各股、室移交的各种档案、资料，要办好移交、接收手续。

　　3.档案室对于集中保管的档案，要统一编制检索目录、案卷目录等，做到科学保管、存放有序、查找方便。

　　4.对存放的档案，要做到“六防三无”，确保档案的质量和绝对安全。

　　5.档案管理要严格遵守保密守则，无关人员不得随意进出档案室。查阅档案资料，需按有关查阅规定办理，并进行登记。在查阅时必须有档案管理人员在场，并在档案室内查阅，不得翻阅无关资料。如确需把档案带离档案室或复印的，应经局领导同意，并办理好借阅手续。

　　6.档案鉴定、销毁按有关规定执行。

　　7.档案室管理人员因故变动或离职时，应在领导的监督下向新的档案室管理人员办理移交手续。

财务档案管理制度

　　一、目的：

　　为了加强公司财务档案的科学管理，建立、健全会计档案的管理制度，完善财务档案管理工作，使其规范化、系统化，特制定本制度。

　　二、适用范围

　　本制度用于财务部档案的管理。

　　三、档案管理职责

　　财务部负责档案的整理、编号、调阅、借阅等，对财务会计档案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。

　　四、财务档案定义

　　会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算的资料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。

　　五、会计档案范围

　　包含会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。

　　（一）会计凭证

　　会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。

　　（二）会计账簿、

　　会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助记备查簿等。

　　（三）会计报表

　　会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件，有主要财务反映指标快报，月、季度会计报表、中期会计报表、年度会计报表。包括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等。

　　（四） 其他会计核算资料

　　其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由财务部门负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。会计电算化存贮在磁盘上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案管理。

　　六、会计档案的装订和保管

　　会计档案的装订：会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。会计凭证的装订，一般每月装订一次。装订好的凭证按年分月妥善保管。

　　（一）会计凭证装订前的准备工作：

　　（1）分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；

　　（2）摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；

　　（3）整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；

　　（二）会计凭证装订时的要求：

　　（1）装订尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。

　　（2）凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；

　　（3）装订凭证厚度一般为3厘米，装订牢固，美观大方。

　　（三）会计凭证装订后的注意事项：

　　（1）每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数。

　　（2）在封面上编好卷号，会计凭证装订成册后，装入会计凭证档案盒以便妥善保护。按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。

　　（四）会计档案的保管要求。

　　（1）会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材。

　　（2）会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找。

　　（3）会计档案室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬。

　　（4）会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅，并防止潮湿；

　　（5）设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；

　　（6） 会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

　　（五）档案保管期限

　　（1）原始凭证、记账凭证、汇总凭证 15年

　　（2）银行存款余额调节表和银行对账单 5年

　　（3）日记账15年。其中：现金和银行存款日记账 25年

　　（4）明细账、总账、辅助账 15年

　　（5）固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管 5年

　　（6）主要财务指标报表（包括文字分析） 3年

　　（7）月、季度会计报表（包括文字分析） 5年

　　（8）年度会计报表（包括文字分析） 永久

　　（9）会计档案保管清册及销毁清册永久

　　（10）主要财务会计文件、合同、协议 永久

　　七、会计档案的借阅

　　（一）会计档案为本单位所利用，原则上不得借出，有特殊需要须经单位领导、财务负责人员批准。

　　（二）外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续；单位内部人员借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

　　（三）本单位人员需要档案资料，在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印。

　　（四）借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。

　　八、会计档案的销毁

　　（1）会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定、编造会计档案销毁清册，经公司领导审查，报请上级主管单位批准后方可予以销毁。

　　（2）会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。

　　（3）销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；各单位销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销，会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。

干部档案管理制度

　　一、档案借阅制度

　　1、干部档案一般不外借，确因工作需要，借出使用时，必须按《条例》规定填写《借阅干部档案审批表》，经有关领导批准后，方可借阅。

　　2、外单位借阅本校干部档案，应持单位介绍信，并携带工作证。

　　3、凡借阅干部档案，借阅单位应派二名中国共产党正式党员干部到干部档案室借阅。

　　4、借出的干部档案，必须指定专人保管，不准转借，不准把档案交给无关人员干部本人翻阅。

　　5、借阅者应严格遵守保密制度，不得向无关人员擅自向外公布档案内容。

　　6、借出的干部档案严禁涂改、抽换、增添、圈划、污损。未经批准，不得摘抄、复制。

　　7、借阅干部档案的时间不超过半日。若需延长使用时间，应办理续借手续。

　　8、查阅完毕后，要进行查档登记。

　　二、档案查阅制度

　　1、查阅干部档案，必须按《条例》规定填写《查阅干部档案审批表》，经有关领导批准后，方可查阅。

　　2、外单位查阅本校干部档案，应持单位介绍信，并携带工作证。

　　3、凡查阅干部档案，查阅单位应派二名中国共产党正式党员干部到查阅室查阅。

　　4、查阅者不得查阅本人及其直系亲属的档案。

　　5、查阅者应严格遵守保密制度，不得向无关人员泄露或擅自向外公开档案内容。

　　6、查阅干部档案，严禁涂改、抽换、增添、圈划、污损。未经批准，不得擅自摘抄、复制档案内容，不得擅自将材料装入档案。

　　9、查阅完毕后，要进行查档登记。

　　三、档案保密制度

　　1、认真贯彻执行《保密法》，保守党和国家机密。

　　2、遵守保密制度，不得擅自向任何人提供档案或泄露档案内容，不得擅自转移，销毁档案。违者视情节轻重，予以教育至纪律处分。

　　3、严格执行借阅制度的审批手续，应根据查阅用途，确定提供利用范围。

　　4、重大节假日前，要对档案进行保密检查，确保档案完整与安全，若发现丢失，泄密事件，应及时报告，并采取补救措施。

　　四、档案保管制度

　　1、经常保持库房清洁、整齐。

　　2、做好防盗、防火、防蛀等六防工作。一旦发现问题，及时采取措施，确保档案安全与完整。

　　3、每年全面核对检查一次档案，发现错号或错放要及时纠正，发现缺少要及时查找，做到帐物相符。

　　4、及时做好档案的接收、转递、借出、归还等的登记工作。

　　5、非干部档案管理人员不得擅自进入库房。

学校档案相关管理制度

　　一、学校的各种教育教学、管理档案都要分别有专人管理。

　　二、档案管理人员对档案资料分类存放，在存放中要做到防火、防潮、防霉变、防盗、防鼠防蛀。

　　三、档案的调阅要严格执行制度，办理必要的借阅手续。不经有关领导同意，任何人不得借用。

　　四、根据档案保密程度进行保密，对有关泄露档案机密的情况酌情追究其责任。

　　五、对档案资料根据保存期的不同，进行定期整理。对过期已无存档价值的资料进行清除时，必须经领导同意，否则追究当事人的责任。

　　六、档案管理人员要严格履行自己的职责，对档案管理不当造成损失的，进行必要处罚。

档案管理制度

　　一、 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

　　二、 归档范围

　　公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

　　三、 公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

　　四、 档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

　　五、 资料的收集与整理

　　1. 公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

　　2. 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

　　3. 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

　　4. 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

　　5. 档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

　　六、 资料的分类与归档

　　1. 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

　　2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

　　七、 档案的借阅

　　1. 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

　　2. 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

　　3. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

　　4. 档案借阅者必须做到：

　　① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

　　② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

　　八、 档案的销毁

　　1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

　　2. 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

　　3. 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

　　4. 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

　　5. 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

个人档案管理制度

　　一、目的

　　更的的员工人事档案妥善管理，的保守机密;人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的档案资料，特制定本档案管理办法。

　　二、档案管理内容

　　1、员工入职档案：个人简历

　　员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、合同及协议。

　　2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。

　　3、绩效管理档案：将员工绩效考核资料按月归类整理。

　　4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。

　　三、档案规定

　　1、基础管理

　　1.1原则：分类标准、归档、排列有序、层次清楚、整理规范。

　　1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的性、性核查，如有虚假，可不予录用和解聘。

　　1.3对人事档案按入职分类归档，按在职人员、离职人员整理，并登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二)，并在档案前页填写人事资料的名称及对档案编号，人事档案原则上是永久保存。

　　1.4当在职员工的资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应将资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

　　1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新的档案都应登记。

　　1.6对员工考察、考核、培训、奖惩的材料要收集、整理档案的完整性，归档的材料鉴别，材料的、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

　　1.7员工离职档案每月清查，存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。

　　1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

　　1.9档案应分类编号存放，员工编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

　　2、档案的查、借阅

　　2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，外借;非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》(附件三)，行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

　　2.2任何垮查、借阅人事档案，下级员工查、借阅员工的人事档案。

　　2.3公司级、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

　　2.4所有批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况可延长)，对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、

文秘档案管理制度

　　1.目的作用

　　公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

　　2.管理职责

　　2.1行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导。

　　2.2各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。

　　2.3文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构，在行政管理部的领导下，其管理的主要职责为：

　　2.3.1制定或参与制定关于文秘档案管理方面的规章制度。

　　2.3.2协助行政管理部长对各职能部门文件资料归档管理的指导监督。

　　2.3.3负责对永久行文秘档案向有关档案机构的移交工作。

　　2.3.4总结经验，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘档案资料能够充分得到利用，为经营服务产生收益。

　　3.归档资料的范围、内容

　　3.1计划性文件资料

　　包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。

　　3.2批示性文件材料

　　包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等;公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调度记录等。

　　3.3法规性文件

　　包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件;公司内部制定的各类规章制度。

　　3.4公司的重大决议

　　包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。

　　3.5总结性文件

　　包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结;下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。

　　3.6凭证性材料

　　包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。

　　3.7汇报性材料

　　包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等;公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等

　　3.8劳资人事资料

　　包括公司的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料。

　　3.9调研性资料

　　包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。

　　3.10声像制品资料

　　包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。

　　3.11证件性文书资料

　　包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。

　　3.12馈赠行资料

　　包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

　　4.文件资料的立卷归档

　　4.1档案的收集

　　4.1.1凡属本制度第三条所涵盖的文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料的分类立卷，至次年元月底整理归档;会计归档类在年度终结后，由财务部门编造清册，每两年归档一次。

　　4.1.2银行票据由财务部立卷留存;各类报表(应收帐报表、销售报表等)报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只财务部立卷留存。

　　4.1.3业务要货计划、往来函等业务传真、资料由业务部立卷留存。

　　4.1.4各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存;内部文件原则上各部门传阅后，即由总经理办公室回收立卷留存。

　　4.1.5公司员工应注意随时收集各种信息资料，并及时汇总到各部门档案管理员，员工因公外出参观学习考察和参加个各种会议回到公司后，应将相关资料全部移交档案管理员。

　　4.2立卷归档的时间

　　4.2.1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。

　　4.2.2对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务单位的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

　　4.3立卷归档的要求

　　4.3.1各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的文秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。

　　4.3.2移交档案要填写移交清单，移交清单一式两份，双方签字后各执一份。

　　4.3.3归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须归在一起。

　　4.3.4立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，然后还要填写备考表，注明保管期限。

　　4.3.5填写案卷一律用炭素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。

　　4.3.6立卷应以本单位形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

　　4.3.7立卷应以同类问题为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

　　4.3.8立卷应把上级文件于本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。

　　4.3.9立卷归档后，发现还有需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。

　　4.3.10文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。

　　4.3.11各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有条件，并保持其完好无损。

　　4.3.12声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

　　5.文秘档案的借阅

　　5.1文秘档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人需须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。

　　5.2各部门工作人员可直接查阅属于本部门业务工作范围得文秘档案资料。如需查阅非本部门得重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案得部门领导批准，方可借阅。

　　5.3文秘档案得借阅者应负责档案得完整和完好，不得私自影印、复印、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加注标语，不得转借，如有违纪，酌情处罚。

　　5.4对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采取复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制文件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制件不会有误。

　　5.5必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。

　　5.6文秘档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延期借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。

　　5.7借阅文秘档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

　　6.文秘档案保密要求

　　6.1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

　　6.2档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级。

　　6.3有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经公司办公室主任或副总以上领导批准。

　　6.4有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上级领导批准。

　　6.5对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

　　6.6外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。

　　6.7档案管理员丢失或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

　　6.8企业在职工工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。

　　7.超期档案的销毁

　　7.1对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。

　　7.2经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

　　7.3销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。