正式函件格式字体

公文写作基础：公文的文体和格式

　　公文格式是指组成公文的各部分文字符号在载体(纸张等)上排列的规定。公文格式具有较强的规范性;国家有关机关以法规、规章、标准等形式对其加以规范。规范的公文格式有利于维护公文的严肃性，方便对其直接阅读与传递、处理;有利于应用各种现代化信息技术处理与管理公文。

　　公文格式主要是对载体的规格尺寸、载体区域划分、公文各组成部分的排列次序和编排式样、文字符号的形体及尺寸等予以规范。

　　目前我国通用公文的格式一般为：

　　(1)公文纸采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型。供张贴的公文的用纸幅面尺寸，可根据实际需要确定。

　　(2)公文纸分为可用以书写、印刷文字、图形等符号的图文区，与不允许出现任何符号的白边区两个区域。上白边(天头)和左白边(订口)应分别宽于下白边(地脚)和右白边(翻口)。

　　(3)所有文字符号从上至下，自左而右依次横写横排版)。正文的行长应与图文区宽度相等(即通栏排)。

　　(4)左侧装订。(少数民族可按其习惯书写，排版)。正文的行长应与图文区宽度相等(即通栏排)

　　(5)在公文撰写和印制过程中，各个组成部分的标注编排均需遵循一定的规范性要求。

　　①保密等级的标注与编排。在文稿上，应根据公文的实际涉密程度，用汉字“绝密”、“机密”、“秘密”分别予以标注，并后加“★”，必要时还应注明保密期限(如机密★5年)。

　　在正式发出的印制本上，保密等级位于公文首页图文区左上角，一般用3号或4号黑体字印刷。

　　②紧急程度的标注与编排。在文稿上，根据情况分别标注“急”或“特急”。&考&试大$在印制本上，紧急程度位于保密等级的下一行，字体字号与保密等级相同。

　　③文头的编排。在印刷本上，文头位于公文首页上端，约占图文区面积的1/3弱，以大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色(一般为红色，但也可根据需要用其他颜色)印制，居中排一行。联合行文的公文，一个作者占一行。

　　④发文字号的标注与编排。文稿上，应由有关人员在注发之后，依照发文字号登记册上的式样，依次标注作者代字，置于方括号中的年份号，顺序号。如国务院1997年第一发文即标作：“国发[1997]001号”。一件公文只有一个发文字号，联合行文时只标注主办机关的发文字号。

　　在印制本上，发文字号位于公文首页文头以下，居中;如有签发人时，应居左，两者排一行。常采用3号或4号仿宋体印刷。发文字号下应居中印一条长10o的细实线。

　　⑤签发人的编排。在印制本上，签发人位于发文字号的同一行，居右侧。排印出“签发人”字样后空一格排发签发人的姓名，字体字号与发文字号相同。

　　⑥标题的标注与编排。撰写文稿时，应根据有关要求正确标注标题：结构完整;语意确切;文字简练、醒目，字数一般不超过50字。

　　⑦主送机关的标注与编排。在撰写文稿时，应将收受并对本文负实际办理、签复责任的机关的全称或规范化简称或统称标出，标注时需注意：除了普发性公文外，一份公文(特别是上行文)只能以一个机关为主送机关，不能“多头主送”;除非领导者本人曾有要求，否则不能直接主送领导者，更不能同时直接主送几位领导者;应准确界定主送机关与抄送机关的区别，避免仅依据机关的级别而不是办理方面的责任确定受文机关中的主送与抄送机关;应正确标注受文机关的名称，禁止使用不规范的简称或笼统含混的统称，以免无人承担实际办理责任，削弱公文的效用。

　　在印制本上，主送机关位于标题下，从左至右顶格排列机关的名称，回行继续顶格，结尾用冒号。如主送机关不止一个时，应按其性质、级别轻重高低以及有关规定或惯例依次排列，机关名称之间用顿号、逗号或分号分隔。常用3号或4号仿宋体字印刷。

　　⑧正文的编排。在印制本上，正文位于主送机关下，按自然段依次排列，每段起首空两格，回行顶格，常用3号或4号仿宋体印刷。

　　⑨附件标记的标注与编排。撰拟文稿时，应准确标注附件标记，注明其标题、件数、份数。

　　印制本上，附件标记必须位于正文以下日期之上，排出附件件号(只一件时不排)、标题、份数。每件一般占一行，字体字号与正文同。

　　⑩印章或签署的编排。签署位于正本的右下方，一位领导者占一行，先排出机关名称、签署者职务，后空两格后请领导签注姓名。

　　印章位于正式发出的印制本正文的右下方，应上不压正文，下压日期。

　　⑾作者与日期的标注与编排。撰拟文稿时，应如实在相应栏目内标注完稿时间、审核时间、签发时间、会议通过或批准时间等，并注意标明完整确切的年月日。

　　在印制本上，作者位于正文右下方，排印发文机关全称或规范简称，一个作者一般占一行，字体字号同正文。

　　在印制本上，日期位于正文右下方，稍偏右排一行。字体字号与正文同。

　　⑿注释的编排。除个别简短的注释采用正文夹注(在正文待解释说明的对象后用圆括号标出释文)外，注释排印在印制本的末页日期的下方。每项为一个自然段，如有两项或两项以上时，注意使正文中的序号和释文前的序号保持一致。注释常用小于正文的4号或小4号仿宋体字印刷。

　　⒀主题词的标注与编排。在印制本上，主题词位于末页注释之下，通常排一行，起首顶格标“主题词：”字样，然后排印主题词，词间空一格，常用与正文字号相同的黑体字印刷。

　　⒁抄送机关的标注与编排。在印制本上，抄送机关位于主题词以下，用两条与图文区宽度相等的平行细实线作为界线，形成“抄送栏”。起首顶格排印“抄送：”字样，而后，按机关的性质、级别和有关规定或惯例依次排印抄送机关的名称，其间用顿号、逗号或分号等分隔。常用与正文字体字号相同或小一号的文字印刷。

　　⒂印发说明的编排。在印制本上，印发说明位于抄送栏以下公文末页最下端，在图文区与下白边交界处划一条与抄送栏界线等长并平行的细实线，形成“印发说明栏”，字行的首尾各空一格。常用与抄送机关字体字号相同的文字印刷。

公文写作基础之格式新标准

　　《党政机关公文格式》GB/9704-2012代替《国家行政机关公文格式》的新标准，可归纳为如下口诀：

　　主题词儿不再标：删除主题词格式要素

　　密级紧急左上角：密级、紧急程度从右上角改为左上角

　　印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素

　　成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字标注

　　公文页码不可少：增加页码格式要素

　　【修订内容】

　　本标准根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》的有关规定对GB/T9704-1988进行修订。

　　本标准相对GB/T9704-1988作如下修订：

　　(1)将原标准名称《国家机关公文格式》改为《国家行政机关公文格式》;

　　(2)删去原标准中的引言部分;

　　(3)删去原标准中与公文格式规定无关的一些叙述性解释;

　　(4)对公文用纸的幅面尺寸作了较大调整，将国际标准A4型纸作为用纸纸型;删去国内16开型纸张的相应说明;

　　(5)对公文用纸的页边尺寸作了较大的调整;

　　(6)不设各标识域，而按公文眉首、主体和版记三部分各要素的顺序依次进行说明;

　　(7)增加了公文用纸的主要技术指标;

　　(8)增加了印刷和装订要求;

　　(9)增加了每页正文行数和每行字数以及各种要素标识的字体和字号;

　　(10)增加了主要公文式样。

公文的写作格式和范文有哪些

　　公文格式 (函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之一

　　函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。

　　公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期、函告的事项、结语等。

　　①标题

　　一般由发文机关、事由、文种或者事由、文种组成。一般发函为《关于**(事由)的函》;复函为《关于**(答复事项)的复函》。

　　②正文

　　一般包括三层：简要介绍背景情况;商洽、询问、答复的事项和问题;希望和要求，如："务希研究承复"，敬请大力支持为盼"等。

　　函的写作范例1

　　四川省电力工业局 关于在宝珠寺水电站库区进行开发有关意见的函

　　广元市人民政府:

　　宝珠寺水电站于1996年10月开始蓄水,1996年年底首台机组投产发电,水库已基本形成。据了解,目前库区有关部门正积极筹划在宝珠寺水电站库区发展旅游业和养殖业。为保障水库和大坝的安全运行,现将我局有关意见函告如下。

　　一、宝珠寺水电站是由国家开发银行贷款,四川省电力工业局负责还贷建设的重点水电工程。

　　四川省电力工业局既是宝珠寺水电站工程的业主,又是工程主管部门。按照国家有关基本建设"谁投资,谁受益",的原则,四川省电力工业局拥有宝珠寺水电站工程(包括水库)的管理权和开发权,宝珠寺水电厂直接受四川省电力工业局领导,是宝珠寺水电站工程管理和开发的直接主体。尽管如此,为支持库区移民发展生产,根据《四川省大型水电工程建设征地补偿和移民安置办法》第三十条"大型电站形成后的水面和消落区,在服从工程管理机构的统一指挥、管理、调度和保证工程安全的前提下,由当地县级以上人民政府统筹组织移民优先开发利用"和水利电力部颁发的《水利水电工程管理条例》第二十三条"开展综合经营事业,应由工程管理单位统一规划。可由工程管理单位自营,也可以与有关单位签订经济合同,进行协作或联合经营,应注意有关社队利益,搞好团结和生产"的精神,我局原则同意当地县级以上人民政府统筹组织库区移民对宝珠寺水电站库区进行适当开发,但任何开发活动必须服从宝珠寺水电厂的统一规划,并与宝珠寺水电厂签订有关经济、安全、责任方面的协议。

　　二、根据国务院颁发的《水库大坝安全管理条例》第十条"兴建大坝时,建设单位应当按照批准的设计,提请县级以上人民政府依照国家规定划定管理和保护范围"的规定,宝珠寺水电站应划定管理和保护范围。但宝珠寺水电站首台机组刚投产,大坝未全部建成,大坝管理和保护范围尚未划定,依照批准设计和国家有关规定,大坝上游3-5公里,以及整个库区征地线以下,属大坝管理和保护范围。

　　根据《水库大坝安全管理条例》第十七条"在大坝管理和保护范围内修建码头、鱼塘的,须经大坝主管部门批准"和《水利水电工程管理条例》第十一条"确有必要在水利水电工程保护范围内进行建设等活动,应征得水利电力主管机关的同意"的规定,任何单位在宝珠寺水电站大坝管理和保护范围内进行开发活动,必须经四川省电力局批准后方可实施,未经我局批准擅自在大坝保护和管理范围内搞开发,都是违反国务院规定的。

　　三、凡是在水库以内的任何开发和经营活动,必须服从宝珠寺水电厂对水库的统一运用调度,不得影响水库的安全运行。库区的利用应在服从电厂的统一规划的前提下统筹规划,有计划、有组织地进行。

　　以上意见,特此函告。感谢贵府及其它各级地方政府对电力部门的工作给予大力支持和帮助。

　　四川省电力工业局(盖章)

　　X X年x月X日

　　函的写作范例2

　　关于鄂穗两地携手联合打捞"中山舰"的函

　　湖北省人民政府：

　　现沉于长江金口赤矾山江底的"中山舰"，是中国现代革命史上的重要历史文物，尽快将其打捞、修复和陈列展览，是海内外同胞的共同心声。

　　"中山舰"是重要的革命历史文物。该舰192喀年参加"保卫大武汉会战"时被日军炸沉。尽快打捞"中山舰"，使其重展英姿，是一件深得海内外同胞和两岸有识之士拥戴的义举。这对于充实完善中国现代革命史文物，并重现其历史价值，加强爱国主义教育和革命传统教育，增强整个中华民族的凝聚力和向心力，改善两岸关系，促进台湾回归祖国大业的早日实现，都具有重要的意义和作用。

　　由于"中山舰"在广州的时间长达21年，且围绕"中山舰"的几次主要历史事件都发生在广州。因此，"中山舰"是把广州建设成为中国现代革命史教育基地，向广州、全国乃至海内外同胞进行爱国主义教育和革命传统教育不可缺少的文物。近几年采，广东省、广州市人大、政协、民革，黄埔军校同学会中的不少代表、委员、成员，各界有关专家学者、人民群众，以及港澳台同胞、海外华侨、华人，纷纷向广州市政府采电来函.希望广州市政府主动与贵省联系章一起尽快组织打捞"中山舰"，并进行修复和陈列。为此，我们经过认真研究.提出由两地政府本着相互合作、相互支持的态度，协商联合打捞，修复。展出的办法和有关问题。

　　专此函达，请答复。

　　广州市人民政府(盖章)

　　X X年x月X日

　　公文格式 (函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之二

　　通知格式：(指示性通知)

　　北京积水潭医院关于××××××的通知

　　积医(2001)01号

　　各科室：

　　××××××××××××××××××××××××××××××××

　　××××××××××××××××××××××××××××。

　　二○○五年三月十日

　　函的写作范例1(指示性通知)

　　国发(1996)×号

　　各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构:

　　改革开放以来，我国证券交易市场有了很大发展，证券交易规模不断扩大，证券交易印花税也有了较大幅度的增长。为进一步规范证券交易市场，妥善处理中央与地方的合配比例，增强中央宏观调控能力，国务院决定，自1997年1日1日起，将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%，调整为中央80%、地方20%。有关地区和部门要从全局出发，继续做好证券交易印花税的征收管理工作，进一步促进我国证券市场的健康发展。

　　通知格式：(会议性通知)

　　关于×××××××××××××××会议的通知

　　各职能处室：

　　定于×月×日召开××××会。现将有关事宜通知如下：

　　会议议题××××××××××××××××××××××××××××。

　　参加人员××××××××××××××××××××××××××××。

　　会议时间×月×——×日(会期×××，×××××报到。)

　　会议地点××××××××××××××××××××××××××××。

　　有关事宜(一)××××××××××××××××××××××××××××。

　　(二)××××××××××××××××××××××××××××。

　　(三)×××××××××××。

　　联系人：×××，电话：××××××××，传真：××××××××。

　　××××年×月×日

　　函的写作范例2(会议通知)

　　各市委宣传部，柳铁党委宣传部：

　　定于9日9-10日召开全区宣传部长座谈会，现将有关事项通知如下：

　　一、会议议题传达学习中宣部召开的部分省区市宣传部长座谈会精神;总结交流我区前八个月宣传思想工作;研究部署下一步工作。

　　二、参加人员各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长。

　　三、会议时间9日9-10日(会期一天半，9日8日下午报到)。

　　四、会议地点报到及住宿地点：南宁市七星路广西宣传干部培训中心。会场：区党委办公楼三楼会议室。

　　五、有关事项：

　　(一)请参加会议人员准备约15分钟的发言。请将发言材料打印50份，在报到时交会务组(打印要求：16开幅面，在左上角用四号楷体注明“全区宣传部长座谈会发言材料”)。

　　(二)请各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长安排好会议期间的各项工作，准时出席会议。在外出差、学习的，加无特殊情况，务请回邕参加会议。

　　(三)请各市委宣传部、柳铁党委宣传部于9月5日下午下班前将参加会议人员名单报到自治区党委宣传部办公室。

　　联系人：×××，电话：××××，传真：××××××。

　　二○○三年九月四日

　　《通知》写作要点

　　通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。

　　一、标题：制发机关 事由 通知。

　　二、正文：一通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。二通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。

　　三、结尾：三种写法：

　　一意尽言止，不单写结束语。

　　二在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。

　　三再次明确主题的段落描写。

　　公文格式(函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之三

　　报告格式：(建议报告)

　　关于××××××的报告

　　院领导：

　　根据×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：

　　一、×××××××××××××××××××××××××××××。

　　二、××××××××××××××××××。以上意见如无不妥，请批转各部门执行。

　　北京积水潭医院××处

　　××××年×月×日

　　函的写作范例1(建议报告)

　　国务院：

　　脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹)是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。现将有关情况报告如下：

　　一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。

　　二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此，决定从现在起至一九九五年一月期间，每年的十二月五日和一月五日，对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。

　　以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。

　　《报告》写作要点

　　报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。

　　一、标题：制发机关 事由 报告;报告前可加“紧急”。

　　二、正文：一事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。二事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。

　　三、结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。

　　公文格式 (函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之四

　　请示格式：(事务性请示)

　　关于在我院开展×××工作的请示

　　院领导：

　　近一段时间来，我院××××××××××，为了×××××××××××，拟在我院开展×××××××××。具体意见如下：

　　一、×××××××××××××××××××××××××××××。

　　二、××××××××××××××××××××××。

　　三、××××××××××××××××××××。

　　以上意见已经各分会主席同意，如无不妥，请批转各部门执行。

　　××××年×月×日

　　函的写作范例1(事务性请示)

　　国务院：

　　为了全面贯彻落实党的十三届八中全会精神，巩固和发展划定基本农田保护区这项工作的成果，拟在全国推广这一做法。具体意见如下：

　　一、明确指导思想，加强组织领导。………………

　　二、根据不同地区确定保护重点。………………

　　三、建立基本农田的保护制度及地方补偿制度。………………以上意见已商得国家计委、财政部、建设部等部门意见，如无不妥，请批转各地区、各部门执行。

　　院长办公会请示格式：主管领导批示：

　　关于××××的请示

　　院领导：

　　××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。此文是否提交院办公会讨论，请指示。

　　积水潭医院××处

　　×年×月×日

　　《请示》写作要点

　　请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。

　　一、标题：制发机关名称 事由 请示。

　　二、正文：一请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。二请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。

　　三、结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。

　　注意事项：一文一事;一个主送机关;逐级请示。

　　规定格式：

　　北京积水潭医院××××的规定(××××年×月×日)

　　第一条××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

　　第二条×××××××××××××××××××××××。

　　函的写作范例1(行政法规类规定)

　　(一九九三年十月十二日北京市第十届人民代表大会常务委员会第六次会议通过)

　　第一条为了保障国家、集体财产和公民人身财产安全，防止环境污染，维护社会秩序，根据国家有关法律、法规，结合本市情况，制定本规定。

　　第二条本规定由各级人民政府组织实施。……第十一条本规定具体应用中的问题，由市人民政府负责解释。

　　第十二条本规定自一九九三年十二月一日起施行。

　　《规定》写作要点

　　规定是由机关、社会团体和企业事业单位对某一方面工作或行为做出具体规约的文件。

　　一、标题：地域 内容 文件种类(规定、管理办法、细则、规则等)。

　　二、正文：

　　(一)正文的内容通过“条”的形式表述，按顺序依次排列。“条”是法规的基本单位。

　　(二)“条”的内容较多时可分为“款”，“款”的内容较多时可分为“项”。

　　(三)根据内容的需要，可以在“条”上设“章”。规约性公文的结构包括：依据与目的、适用范围、主管机关、行为规则、违法处理、解释机关、施行时间、其他条款。某一文件不一定全部包括上述各部分。书写要求

　　三、字号规格

　　公文标题居中排一行或数行。公文标题用2号宋体。正文用3号仿宋。一般每页22行，每行28个字。用A4纸打印。结构层次序数，第一层为“一”;第二层为“一”;第三层为“⒈”;第四层为“⑴”。成文时间用汉字，“零”可写为“○”，右空4个字。印章上不压正文，下压日期，“骑年盖月”。 所谓 骑年就是盖章的时候，要盖在年份的上面，章子有1/3是在年份下面，就好像骑上去了一样，而同时，章子要把月份整个盖住，这就是盖月，主要是为了防止篡改公文日期。

　　办公室(公文写作技巧范例大全)

　　公文是国家机关、社会团体和企事业单位在行使职权和实施管理过程中所形成的具有特定效能和广泛用途的文书，是一种重要的信息载体，是一种体现了相关机关领导的意图和主张的写作活动，是一种领导的意志和主张得以贯彻与实施的有力工具。

　　在经济快速发展、社会不断进步的今天，各行各业之间、人与人之间和个人与某个团体之间的交往活动越来越密集，致使公文的种类也日趋丰富，其使用的范围越来越广，使用次数也越来越频繁，其发挥的作用也越来越重要。因此，写好办公室各类常用公文，是形势所需，是社会所需。

　　公文的种类以及写作方式取决于公文的性质，以及公务活动的内容与方式。也就是说，每种公文都有其固定的格式与特点，以及特定的应用场合，其格式、特点、应用场合不能混淆，否则就会出问题。然而，这正是办公室工作人员在贼作公文时经常会出现的问题。文体混淆、格式不规范、内容缺失等等，这些极容易出现的错误，已经成为困扰很多办公室工作人员并影响其工作效率的拦路虎。

　　说就是公文的性质和了于公文的性质和公务活动的内容与方式。针对以上情况，《办公室 公文写作技巧范例大全》结合相关国家法律文献，和现有相关资料，对办公室写作中经常涉及到的，以及人们在交往活动中频繁使用的实用文体，进行分类整理，重新编写。并按照日常行政公文、事务公文、规章制度公文、会议公文、交际礼仪公文、商务贸易公文、经济财务公文、新闻媒体公文和法律公文，共九部分进行整理编辑，提供了比较规范的写作方法和模式。并且对每种公文文种的具体使用，都精要地介绍了理论知识，深入地分析了其概念、特点、分类、写作格式和注意事项，并精心挑选了每种类型公文中的经典范例，以期真正做到文以致用。

2016年常见公文写作格式与范例

　　一、函的概念

　　函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

　　函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。

　　二、函的分类。

　　(一)按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来;便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

　　(二)按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。

　　(三)另外，从内容和用途上，还可以分为洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。

　　三、函的特点

　　(一)沟通性。函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。

　　(二)灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。

　　(三)单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。

　　四、函的结构、内容和写法

　　由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

　　公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

　　(一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

　　1、标题。

　　2、主送机关。

　　(二)正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

　　(三)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

　　(四)结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

　　(五)结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

　　署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日;并加盖公章。

　　五、撰写函件应注意的问题

　　函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。

　　其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。

　　例文通知事宜函

　　国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函

　　国办函[1993]2号

　　国家计委、经贸办、农业部、业部、经贸部、纺织部、技术监督局：

　　为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下：

　　一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。(略)

　　二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。(略)

　　三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。(略)

　　四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。(略)

　　上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。 更多公文写作基础知识文章推荐：

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公文格式

　　版面

　　公文用纸天头(上37±、下25±、左28±、右27±),版心尺寸为156×225。

　　行数和字数

　　一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心,特定情况可以作适当调整。

　　正文

　　公文首页必须显示正文,一般用3号仿宋字体,编排于主送机关名称下一行,文中结构层次序数依次可以用“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”标注;一般第一层用黑体、第二层用楷体、第三层和第四层用仿宋体字标注。括号“”用全角。

　　附件说明

　　如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件:”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如:“附件:1. ×××××”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

　　加盖印章的公文

　　成文日期一般右空四字编排,单一行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

　　成文日期中的数字

　　用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编01)。

　　特殊情况说明

　　当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。

　　附件

　　附件应当另面编排,并在版记之前,与公文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

　　抄送机关

　　如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送名称后标句号。

　　如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。

　　印发机关和印发日期

　　印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在未条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份就标全称,月、日不编曲虚位(即1不编01),后加“印发”二字。

　　页码

　　一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

　　纪要格式

　　纪要标志由“×××纪要”组成,居中排布。标注出席人员名单,一般用3号黑体字,在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字,后标全角冒号,冒号后用3号仿宋体字标出席人单位、姓名,回行时与冒号后的首字对齐。标注“请假”、“缺席”人员名单,依次另起一行,编排方法同出席相同。

公文格式模板

　　一、公文格式：

　　（1）标题格式

　　一级标题（方正小标宋，二号字体）

　　二级标题（楷体_GB2312，3号字体）

　　（正文与标题空一行）

　　正文（中文为3号仿宋_GB2312字体，全篇的数字、英文字体格式为Ti；段落设置：行距（固定值）字磅28-30磅为宜；文中字句间不能留有空格；把大括号[XXX]转换成〔XXX〕）

　　（2）正文格式

　　正文一级标题（一、XXXXX，黑体三号）

　　正文二级标题（（一）XXXX，楷体_GB2312三号）

　　正文三级级标题（,仿宋_GB2312三号）

　　正文四级级标题（（1）XXXX,仿宋_GB2312三号）

　　（3）抄送格式

　　1.函的抄送格式：公开方式选择：主动公开/依申请公开/免予公开（仿宋_GB2312三号）→空一行→抄送：xxxx。（抄送前面空两格；仿宋_GB2312四号）

　　例如：

　　2.党、报的抄送格式：

　　例如：

　　n.呼吁；恳求二、附件格式

　　（1）正文附件格式

　　distributionn.分配；分发；分布状态（附件与正文空一行）

　　附件：xx

　　looseadj.松的；松开的xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

　　n.通行证；许可证；执照1.（注意第二行第一个字与第一行第一个字对齐）

　　2.标题外面有书名号的把书名号《》删掉。

　　vi.节食（2）附件公文格式

　　strikevivt.(struck,struck)附件（黑体，三号字体，不需要加冒号“附件：”“附件1：”）

　　△衡量；测量；尺寸（附件标题与“附件”两字空一行）

　　标题（方正小标宋，二号字体）

　　tipn.提示；技巧；尖；尖端；小费（正文与标题空一行）

　　正文：3号仿宋_GB2312字体，全篇的数字、英文字体格式为Ti

　　（3）文档页面设置

　　.治疗；对待；款待1.页面设置：页边距（上：2.8c下：2.8c左2.7c右：2.6c

　　cagen.鸟笼；兽槛

　　2.页码：“－1－”，宋体4号

2017公文标准格式模板

　　NO00001

　　秘密★10年

　　特急

　　××××文件

　　×〔2014〕×号签发人：某、某

　　标题

　　（空一行）

　　×××1、×××2：

　　×××××，（一般用三号仿宋_GB2312）

　　××××××，（用三号楷体_GB2312）

　　一、×××（一级标题，黑体，）

　　（一）××××（二级标题，楷体，）

　　1.××××（三级标题，仿宋，）

　　（1）××××（四级标题，仿宋，）

　　（空一行）

　　附件：1.××××××××××××××××××××××××××××（结尾无标点）

　　2.××××××××××××××

　　（空一行）

　　发文机关1发文机关2

　　×年×月×日

　　（成文日期下空一行）

　　（×××××）（附注，一般用于向下普发的公文，对印发、传达范围作说明。）

　　附件2（三号黑体字，后面无符号，下空一行是正文）

　　（空一行）

　　标题

　　正文××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

　　抄送：××，××，××。（4号仿宋_GB2312）××办公室（部）年月日印发

正确格式

　　在古代的时候最早的联系方式的书信，现在随着科学的提高，人们的生活水平也不断在提高，那么大家虽然有了手机，网络来传递消息，那么大家还知道书信都是由哪几部分组成的吗？下面就和我一起来看看吧。

　　开头顶格写对方的称呼(冒号),第二行空两格写你们好(叹号),第三行空两格写书信的正文,可以用几小节来写.正文完了后,要写上祝福语(另起一行空两格写祝你们,再另起一行顶格写身体健康!),最后,在信的右下方写上署名,再下一行写上日期.这才是完整的书信.例如:

　　亲爱的爸爸妈妈:

　　(空两格)你们好!

　　(正文另起一行空两格,应该写出真情实感,可以回忆小时候父母对你的关爱,也可以写你对父母的不理解或某些委屈以及请求或感谢之类的话,总之应该是个人内心的表达,让读者的心灵为之震撼,为之感动,这才是成功的文章.)

　　(空两格)祝你们

　　身体健康!

　　(右下角)你们的孩子任任

　　(右下角)20xx年5月27日

　　正确的书信格式

　　书信结构：称呼、启词、正文、过渡句、祝颂词、署名、日期这七部分组成。

　　1、称呼【亲爱的XXX、敬爱的XXX】

　　2、启词【您好】

　　3、正文【你对XXX要说的话】

　　4、过渡句【特此说明、特此致歉等】

　　5、祝颂词【祝你万事如意、祝你学习天天向上等】

　　6、署名【自己的全名】

　　7、日期【XXXX年X月X日】

　　例文：

　　亲爱的爸爸、妈妈：

　　您们好！

　　人们都说：“家是温馨的港湾，家是幸福的摇篮，家还是遮风挡雨的避风港”。我们一家三口就生活在这幸福的港湾里。

　　爸爸、妈妈，这么多年来，这个家记录了我们生活中的点点滴滴，这个家也经历了风风雨雨，品尝了生活的酸甜苦辣，感受了人间的喜怒哀乐。有许多感人的事情从我们身旁走过，有许多暖流向我们心田流入。在这个幸福的港湾里有充满欢乐的时光，也有令人难以忘怀的伤感。

　　记得我九岁那年春天的一个寂静的夜晚，在这个温馨的港湾里发生的那一幕，那一夜给我留下太多的伤感。妈妈，您还记得吗？那晚您单位有应酬，夜已深了您还没有回来，爸爸心急火燎，既当心又生气，在屋子里走来走去，看到爸爸您那焦急万分的样子，我更是忐忑不安。“叮铃铃”，一阵电话声响起，顿时打破了夜晚的寂静，爸爸迫不及待的拿起电话，提高嗓门对妈妈谩骂了一阵，抛下“你再不回来你就不要回来了”的警告，“砰”的一声把电话挂了。

　　我被爸爸这一突然的举动惊呆了，不知过了多久才恍过神来，只见爸爸您坐立不安，我更是心急如焚，心里在呼唤：“妈妈您快回来吧，快回来吧……”，这时妈妈您又来了一个电话，爸爸您用不容分说的口吻说道：“这么多年了，你怎么那么多的应酬，我都不耐烦，咱们索性好合好散。”接着又是“砰”的一声把电话挂了。

　　此情此景我的心像打破五味瓶似的，感觉特别不是滋味，本来心就像十五个吊桶——七上八下，我的心既像被火烤过，又像被凉水冲过，眼泪像断了线的珍珠一样簌簌的直流。生龙活虎的我，一下变得无精打采。爸爸、妈妈您们一定不知道我是怎样度过了这个彻夜难眠的夜。

　　这件事给我那幼小的心灵蒙上了一层阴影，使我幼小的心灵受到了创伤。我多么喝望一个“创可贴”，抚慰我心中的伤口，而这创可贴要来自您们――爸爸、妈妈的爱和家的温暖。

　　俗话说的好“夫妻床头吵架床尾合”、“天上下雨地上流，夫妻吵架不记仇”。几天后您们和好了，我当时有多高兴，您们知道吗？一个非正式的家庭会议召开了，知道礼亏的妈妈您先开了口“我们经历了那么多的磨难，这个美好的家是我们共同创造出的，我们不要舍弃？爸爸也愧疚地说：“我也是太急，不该说那有伤感情的话。”听了您们的一番话我心里像吃了蜜似的，这一夜我睡得可香不做了一个美梦。

　　有人说：“夫妻吵架殃及孩子”，爸爸妈妈您们一定是知道的，我深深知道生活中您们有时还是有不同意见的，但您们为了这个家都能将矛盾化解，打那以后再也没有看到您们吵架了。我们却更加珍惜这个家的点点滴滴，用爱呵护这个家，让我们彼此都感受到家的温暖。

　　亲爱的爸爸，妈妈，我们共同来珍惜这个家吧！不要让痛苦成为回忆，不要让我们的家太孤单，因这我爱我家，我更爱爸爸妈妈！这些话已憋在我心中多时，心里堵得慌，今天一吐为快。

　　祝：

　　爸妈身体健康

函的格式模板及范文

　　公函大体有以下几种用法：

　　1、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。

　　2、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜，

　　3、用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。

　　4、向上级机关请示较小事宜也常用函。

　　函件采用书写、复印、打印、传真等传递方式均可。

　　函的结构、内容和写法

　　由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

　　公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

　　(一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

　　1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

　　2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

　　(二)正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

　　1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

　　2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

　　(三)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

　　(四)结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询(商)”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

　　(五)结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

　　署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日;并加盖公章。

　　撰写函件应注意的问题

　　函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。

　　其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。

　　××大学：

　　近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：

　　一、 定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。(略)

　　二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。(略)

　　三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。(略)

　　四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。(略)

　　五、加强图书资料和情报的交流。

　　以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。

　　国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局：

　　为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下：

　　一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。(略)

　　二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。(略)

　　三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。(略)

　　四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。(略)

　　上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。

　　国务院办公厅关于征求《国家行政机关公文处理办法(草案)》意见的函

　　国办函 [**] ××号

　　各省、市、区人民政府、国务院各部门办公厅(室)：

　　现将我们草拟的《国家行政机关公文处理办法(草案)》送给你们，请组织有关同志讨论修改，并将修改意见于十一月底前告诉我们。

　　广州××局：

　　我销售公司从去年十月成立以来，国内商务活动日益增多，经常有许多文件、合同、契约、技术资料需要复印，为便于工作，我们拟购买一台复印机，请给予批准。

　　可否，请批复。

　　市市容环境卫生管理局：

　　你局《关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示》收悉。现复函如下：

　　《中华人民共和国行政处罚法》于**年10月1日起执行。该法对行政执法主体及执法人员作出了明确而严格的规定。按照行政处罚法和国务院《关于贯彻实施〈中华人民共和国行政处罚法〉的通知》，从今年10月1日起，合同工、临时工再不能从事行政处罚工作。

　　……

　　你局应按照上述精神，对全市市容卫生执罚人员进行清理，理顺执罚体制，保证行政处罚法的贯彻实施，促进市容卫生管理工作。

申请函的字体格式

　　政府公文格式及公文字体字号标准

　　公文排版字体要求以及印制要求

　　标题：小标宋体，二号字

　　正文：仿宋，三号字

　　行间距：一般设置“固定值”28磅

　　字间距：一般不作要求

　　政府公文格式及公文字体字号标准

　　公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。一般惯例，政府文件用A4纸，党委文件用16K。

　　保密等级字体：一般用3号或4号黑体

　　紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体）

　　文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）

　　发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体

　　签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体）

　　标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。

　　主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体

　　正文的字体：常用3号或4号仿宋体

　　附件的字体：常用3号或4号仿宋体

　　日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）

　　注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体

　　主题词的字体：常用3号或4号黑体[公文写作]公文格式排版中的字体要求[公文写作]抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字

　　印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文主标题（又称一级标题）为二号宋体（加粗）

　　二级标题为三号黑体

　　三级标题为三号仿宋加粗。

　　正文均为三号仿宋。

　　以上为政府公文规定。且主标题以外的部份的标题和正文可采用小三号字体，但以三号为最正规。

　　1、密级用三号黑体字

　　2、紧急程度，“特急”、“加急”用三号黑体字

　　3、文号用四号仿宋体字加黑

　　4、签发人用三号楷体字

　　5、标题用二号宋体字加黑

　　6、大小标题号“一、二、三……”用三号黑体；“（一）（二）（三）……”用三号仿宋体字

　　7、正文用三号仿宋体字（每页19行，每行25个字）

　　8、批转（转发、印发）……通知，通知正文用三号楷体字，被批转（转发、印发）文件用三号仿宋体字

　　9、附件标题用二号宋体字，正文用三号仿宋体字

　　10、印发传达范围用三号仿宋体字

　　11、“主题词”三个字用三号黑体字；词组用三号宋体字

　　12、抄送机关名称用四号仿宋体字

　　13、印发机关名称和印发日期用四号仿宋体字；印发份数用五号仿宋体字

　　公文各要素和标识简单介绍。

　　一、眉首部分

　　主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。

　　1．公文份数序号。

　　公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。标识时，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

　　2.秘密等级和保密期限。

　　秘密等级是指涉密公文的保密程度，分“秘密”、“机密”、“绝密”三级。新《办法》规定，涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号，“秘密”、“机密”、“绝密”公文均应标注保密期限。标识秘密等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

　　3．紧急程度。

　　急件公文分为“特急”、“急件”两种。其中，电报应当分别标识“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标识时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧密程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

　　4．发文机关标识。

　　发文机关标识由发文机关名称和“文件”二字组成，如“××省人民政府文件”等。对一些特定公文可只标识发文机关名称（函件）。发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。标识位置是上边缘到版心上边缘25处，上报的公文发文机关标识在上边缘到版心上边缘80处。国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》还规定，发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22。联合行文时，主办机关名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。

　　5．发文字号。

　　由发文机关代字、年份、序号组成，如“×政发〔1999〕82号”，“×政发”指发文机关代字，“〔1999〕”指年份，“82号”指发文序号。整个意思就是××省人民政府在1999年所发的第82号文件。标识位置在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年代应用全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位，即不编为001，不加“第”字。

　　6．签发人。

　　上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空l字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人从第2行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排，同时，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行，并下移红色反线，使红色反线与发文字号继续保持为4。

　　二、主体部分

　　主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、发文机关印章、附注等要素。

　　1．公文标题。

　　一般由发文机关名称、概括而成的公文主要内容和公文种类组成，如《××省人民政府关于大力发展民营科技企业的决定》、《××省人民政府办公厅关于进一步做好春季农业生产和当前农村经济工作的通知》等。公文标题是文件内容的高度概括，文字要求准确、简要、概括，书写时要居中书写，用2号小标宋体字。回行时要注意做到词意完整，排列居中对称，

　　间距恰当，做到既有美感，又要避免产生异义。除法规、规章名称加书名号外，公文标题一般不用标点符号。

　　2．主送机关。

　　指公文的主要受理机关，书写时应当使用全称或规范化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关，必须同时报送几个主送机关的，可以用抄送形式；下行文可以有两个以上的主送机关，但是，如果主送机关过多，则一般用规范的统称，如“各地行政公署，各市、自治州人民政府，省政府各部门：”等。标识位置在标题下空1行处，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。

　　3．公文正文。

　　标识在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

　　4．附件。

　　公文如有附件，在正文下空一行左空2字处，用3号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，如“附件：1××××××、”。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

　　5．成文日期。

　　以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期需要完整写出年、月、日，而且必须用汉字书写（“零”写为“O”）。成文时间标识时，右边要空4字。一般惯例，政府文件日期为大写数字，如“一九九九年十月一日”；党委文件日期为小写数字，如“1999年10月1日”。

　　6．发文机关印章。

　　按照《××省实施＜国家行政机关公文处理办法＞细则（试行）》“公文除以电报形式发出的加盖发报专用章外，其他公文一律加盖印章。单一机关制发的公文盖印的位置一般应上距正文2～4，以端正、居中、下压成文时间为标准。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合行文的印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。两印章间互不相交或相切，相距不超过3。当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。最后一排印章之下右空2字标识成文时间。这里需要注意的是，新《办法》规定，联合上报的公文，由主办机关加盖印章，而旧《办法》只是规定，联合上报的非法规性文件由主办机关加盖印章。

　　7．附注。

　　指需要说明的其他事项。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。上行文的“请示”文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

　　三、版记部分

　　主要标识主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素。

　　1．主题词。

　　是进行文献标引、存储、检索等工作的工具，位于附注之下，抄送机关之上，它是实现机关办公自动化，提高办公效率和质量的一个重要环节。一般的排列次序为：反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容的主题词在后；在多主题词公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。

　　2．抄送机关。

　　指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。

　　3．印发机关和印发时间。

　　位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

　　四、其他

　　1．格式中的几个用线。

　　(1)在眉首与主体之间，一般用一条红色的间隔线。使用这条线的区别是，党的领导机关如中央、省委、地委、县委文件的间隔线中间有一颗红角星，行政机关如国务院、省政府、市政府、县政府的文件一般采用一条连续的横线，中间没有红角星。这条线一般在发文字号下4处与版心等宽，采用红色反线。

　　（2）版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。

　　2．用纸。

　　公文用纸一般采用GBA4型，成品幅面尺寸为210×297，纸张定量为60g／～80g／的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％～90％,横向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85％，PH值为7.5～9.5。

　　3．当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

　　4．排版规格与印制装订要求。

　　（1）排版规格。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

　　（2）印刷要求。双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2。黑色油墨应达到色谱所标BI100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％．M80％。印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划。