信函格式范文

书信格式

　　一、称呼：要根据写信人与收信人之间的关系来决定。例文的作者是写给表姐“小溪”的，所以称呼是“小溪姐姐”。

　　小学生与收信人的关系大体可分为两种：自己与长辈，自己与平辈。如果是长辈亲属，只写称谓即可，如“姑妈”、“舅舅”等，不必写姓氏；如果不是亲属，则应在称呼前加上姓氏或姓名，如“宋姨”、“刘海叔叔”等。平辈之间，一般要在称呼前加上姓名或名字，如“赵孟彤同学”、“欣禹妹妹”等。还可以在“称呼”前加上“尊敬的”“想念的”等修饰词语，表达自己对收信人的某种感情。

　　称呼是书信的开头，要顶格写。称呼后面要加冒号。

　　二、问候语：如果收信人是长辈，可以写“您好”；或“身体好吗”等；如果收信人是平辈，可以写“你好”；如果收信人不是一个人，一般写“你们好”或“大家好”，不可以写“您们好”（“您”后面不能加“们”）。

　　问候语另起一行，空两格写。

　　三、正文：这是书信的主要部分，要直截了当地把要告诉对方的内容条理清楚地写下来，要写出真情实感。如果要说的事情不止一件，应每件事写一段。书信不要使用华丽的词语，更不能言不由衷。

　　正文可以紧接问候语写，也可以另起一行空两格写。

　　四、祝愿语：正文写完后，通常要向对方表示致敬或祝福。另起一行，空两格写“此致”或“祝你”，再另起一行顶格写“敬礼”或“健康”等祝福的话。同学之间，祝愿语可以写“祝你学习进步”之类的内容。

　　五、署名：在信纸的右下方写上自己的名字，前面还可以注明自己的身份，如“学生崔琳”、“侄儿宏洋”等。

　　六、日期：把写信的具体时间写在署名的正下方，应写清年月日（不写年份是错误的），以备收信人日后查阅。

　　写完信，填写好信封，贴足邮票，就可以寄出了。

邮件书信的格式

　　一封邮件的基本内容通常分为三部分：收件人、主题、正文。

　　主题。主题要突出邮件的主旨，要让别人一看到这个主题就能大概知道你想传递的是什么事情，如：关于”…………“的安排，或者针对“…………”的建议。意思明确，引人注目。

　　附件。如果想要表达的信息或者材料内容较多，内存较大，也可以作为附件添加进去。在正文里面说的太多，反而别人不容易抓住重点，对于工作繁忙的人来说，更没时间去慢慢看了。

　　注意事项：

　　写好邮件，不要让邮件来降低你的工作能力!

　　Dear Mr. / Ms., This is to introduce Mr. Frank Jones, our ne specialist be in London fro 5 to April on business. We shall appreciate any help you can give Mr. Jones and al be happy to reciprocate.

　　Yours faithfully

　　尊敬的先生/小姐， 现向您推荐我们的市场专家弗兰克?琼斯先生。他将因公务在四月15日到四月中旬期间停留伦敦。 我们将非常感谢您向琼斯先生提供的任何帮助，并非常高兴施以回报。

项目履约往来信函格式

　　1.项目履约往来信函参考格式

　　工程开工报告

　　工程名称：

　　施工单位：

　　工程地点：

　　建设单位：

　　致监理单位：

　　根据合同的约定，建设单位已取得主管单位审批的建设许可证，双方已完成了开工前的各项准备工作，计划于年月日开工，请审批。

　　已完成报审的条件有：

　　l建设工程施工许可证（复印件）

　　l施工组织设计（含主要管理人员和特殊工种资格证明）

　　l施工测量放线

　　l主要人员、材料、设备进场

　　l施工现场道路、水、电、通讯等已达开工条件

　　l

　　l

　　项目经理（签字）：

　　施工单位（章）：年月日

　　审批意见：

　　审批结论：□同意□不同意

　　总监理工程师（签字）：

　　年月日

　　抄送：□；

　　□；

　　□；

　　□；

　　费用索赔申请函

　　履约往来信函发文编号：数量：页份

　　函件接受单位A函件接收人（发包人代表）函件接受单位B函件接收人（总监理工程师）提交函件单位提交函件者（项目经理）主题关于工程费用索赔的事宜

　　函件内容

　　致：（函件接收单位A），尊敬的（发包人代表）先生/女士

　　（函件接收单位B），尊敬的（总监理工程师）先生/女士

　　申请事项：

　　理由及根据：

　　函件接收单位A：签收示例：收到此原件一份。

　　签收或签署意见：签署意见示例：情况属实。

　　（签字）（盖章）年月日

　　函件接收单位B签收示例：收到此原件一份。

　　签收或签署意见签署意见示例：情况属实。

　　（签字）（盖章）年月日

　　中建三局第一建设工程有限责任公司安装分公司

　　项目经理（签字）

　　项目部（章）

　　年月日

　　抄送：□；

　　□；

　　□；

　　□；

　　发包人指定材料设备供应商确认函

　　履约往来信函发文编号：数量：页份

　　函件接受单位A函件接收人（发包人代表）函件接受单位B函件接收人（总监理工程师）提交函件单位提交函件者（项目经理）主题关于发包人指定材料设备供应商确认的事宜

　　函件内容

　　致：（函件接收单位A），尊敬的（发包人代表）先生/女士

　　（函件接收单位B），尊敬的（总监理工程师）先生/女士

　　依据（发包人全称）与我方签订的合同

　　约定和发包人在此履行期间指定了下列材料设备供应单位（简称指定供应商），供应相应系列的材料设备：

　　一、注册地址为省市区（县）路号

　　经营范围为的（指定供应商的全称）

　　供应下列系列的材料设备：

　　1、

　　2、

　　二、注册地址为省市区（县）路号

　　经营范围为的（指定供应商的全称）

　　供应下列系列的材料设备：

　　1、

　　2、

　　提请你们在收到此函件后的5日内予以确认，并指令上述指定供应商于年月日来承包人处进行主体合法性审查；或参加承包人的招标活动；或与承包人签订材料设备供应合同。未确认或未前往或不符合承包人要求，对工程造成不利影响的，延续的工期和费用将由发包人承担。

　　特发此函。

　　函件接收单位A：签收示例：收到此原件一份。

　　签收或签署意见：签署意见示例：情况属实。

　　（签字）（盖章）年月日

　　函件接收单位B签收示例：收到此原件一份。

　　签收或签署意见签署意见示例：情况属实。

　　（签字）（盖章）年月日

　　中建三局第一建设工程有限责任公司安装分公司

　　项目经理（签字）

　　项目部（章）

　　年月日

　　抄送：□；

　　□；

　　□；

　　发包人指定工程分包商确认函

　　履约往来信函发文编号：数量：页份

　　1函件接受单位A23函件接收人（发包人代表）45函件接受单位B67函件接收人（总监理工程师）89提交函件单位1011提交函件者（项目经理）1213主题14关于发包人指定工程分包商确认的事宜

　　函件内容

　　致：（函件接收单位A），尊敬的（发包人代表）先生/女士

　　（函件接收单位B），尊敬的（总监理工程师）先生/女士

　　依据（发包人全称）与我方签订的合同

　　约定和发包人在此履行期间指定了下列施工（作业）单位（以下简称指定分包商），实施下列相应的分部工程：

　　一、注册地址为省市区（县）路号

　　专业承包资质为，安全生产许可证为的（指定分包商的全称）实施分包下列工程：

　　1、

　　2、

　　二、注册地址为省市区（县）路号

　　专业承包资质为，安全生产许可证为的（指定分包商的全称）实施分包下列工程：

　　1、

　　2、

　　提请你们在收到此函件后的5日内予以确认，并指令上述指定分包商于年月日来承包人处进行主体合法性审查并参加承包人的分包商采购招投标活动。逾期未确认或未前往或不符合承包人要求，对分包工程进展带来不利影响，延误的工期及费用将由发包人承担。该指定分包引起的招投标纠纷及工期质量、安全等纠纷，应由发包人承担相关法律责任。

　　特发此函。

　　中建三局第一建设工程有限责任公司安装分公司

　　项目经理（签字）

　　项目部（章）

　　年月日

　　函件接收单位A：签收示例：收到此原件一份。

　　签收或签署意见：签署意见示例：情况属实。

　　（签字）（盖章）年月日

　　函件接收单位B签收示例：收到此原件一份。

　　签收或签署意见签署意见示例：情况属实。

　　（签字）（盖章）年月日

　　抄送：□；

　　□；

　　□；

　　要求书面确认发包人口头指令的函

　　履约往来信函发文编号：数量：页份

　　函件接受单位A函件接收人（发包人代表）函件接受单位B函件接收人（总监理工程师）提交函件单位提交函件者（项目经理）主题关于要求书面确认发包人口头指令的事宜

　　函件内容

　　致：（函件接收单位A），尊敬的（发包人代表）先生/女士

　　（函件接收单位B），尊敬的（总监理工程师）先生/女士

　　按（发包人全称）与我方签订的合同，

　　在履行过程中，收到贵司如下口头指令：

　　1、年月日，XX先生/女士要求我方进行工作。

　　2、年月日，XX先生/女士要求我方进行工作。

　　3、年月日，XX先生/女士要求我方进行工作。

　　提请你们在收到此函件后的日（合同约定的时间）内予以确认或提出意见，逾期未确认也未书面提出意见的，即视为你们确认。

　　特发此函。

　　中建三局第一建设工程有限责任公司安装分公司

　　项目经理（签字）

　　项目部（章）

　　年月日

　　函件接收单位A：签收示例：收到此原件一份。

　　签收或签署意见：签署意见示例：情况属实。

　　（签字）（盖章）年月日

　　函件接收单位B签收示例：收到此原件一份。

　　签收或签署意见签署意见示例：情况属实。

　　（签字）（盖章）年月日

　　抄送：□；

　　□；

　　□；

　　要求书面确认发包人授权代表的函

　　履约往来信函发文编号：数量：页份

　　函件接受单位A函件接收人（发包人代表）函件接受单位B函件接收人（总监理工程师）提交函件单位提交函件者（项目经理）主题关于要求书面确认发包人授权代表的事宜

　　函件内容

　　致：（函件接收单位A），尊敬的（发包人代表）先生/女士

　　（函件接收单位B），尊敬的（总监理工程师）先生/女士

　　按（发包人全称）与我方签订的合同，

　　在履行过程中，与贵司如下授权代表在如下授权范围内进行了合作：

　　1、授权代表姓名：，授权范围：

　　2、授权代表姓名：，授权范围：

　　3、授权代表姓名：，授权范围：

　　提请你们在收到此函件后的日内予以确认，内予以确认或提出意见，逾期未确认也未书面提出意见的，即视为你们确认。

　　特发此函。

　　中建三局第一建设工程有限责任公司安装分公司

　　项目经理（签字）

　　项目部（章）

　　年月日

　　函件接收单位A：签收示例：收到此原件一份。

　　签收或签署意见：签署意见示例：情况属实。

　　（签字）（盖章）年月日

　　函件接收单位B签收示例：收到此原件一份。

　　签收或签署意见签署意见示例：情况属实。

　　（签字）（盖章）年月日

商务沟通信函格式

　　竭诚为您提供优质文档/双击可除

　　xxxx市xxxxxxxx商贸有限公

　　司文件

　　致：xxx食品股份有限公司由：xxxx市xxxxx商贸有限公司收件人：xxx食品股份有限公司发件人：xxx

　　页数：2页传真：

　　主题：沟通函日期：20XX年5月3日

　　关于xxx区域市场xxx食品xxxxx窜货问题的沟

　　通函

　　xxx食品股份有限公司：

　　我司与贵公司合作以来，一直非常顺利，非常感谢贵公司对我司的支持与信任。我司在终端市场也一直遵守着贵公司制定的市场规则，努力地完成任务，共同创造xxx食品的销售氛围和利润空间，最终实现互利双赢。

　　然而，随着市场的逐步发展，窜货问题日益突显，严重的扰乱了市场秩序，极大地伤害了合作的感情，挫伤了做市场的信心和积极性。5月1日，我司协同贵公司xxx驻地业务xxx共同查出了xxx市xx镇一起xxxxxx恶性窜货事件，具体情况如下：

　　1、4月份期间，我司下辖的xxx市场xxxxxxx市场需求量突然间饱和，引起了我司的警觉和怀疑；

　　2、经多方走访、调查，4月28日获悉，我司二批商xxx市xxx镇xxx冷食批发正依xxxx元/件的价格向外销售xxxxxx，此价格比我司从贵公司直接发出的到岸价xxxx元/件的价格还要便宜，并且xx冷食批发已有近一个月未从我司订货；

　　3、5月1日，我司工作人员携贵公司业务xxxx进入xx冷食批发仓库内看到，xxxxxx约1000件，以xxxx和xxx居多；

　　4、这些商品的外包装箱上的滚码显示为1005，经查系xx区域的货（照片详见附件）。

　　窜货问题一直有，并大有愈演愈烈之势。其他区域为了冲量，不计后果的将该商品以超低价窜入xxx市场，不仅严重扰乱了市场价盘，打破了正常的市场秩序，更大的伤害我司和其他二批商的信心，并出现了对xxx品牌的质疑，一些网点经销商纷纷退货，并扬言，今后不再做xxx了，价格太乱了！致使近半年来我司花费大量的人力、物力刚建立起来的中小网点冷链市场全部乱套，并严重影响了我司多年来积累起来的信誉度，使我司损失特别惨重。

　　请贵公司尽快解决此事，以防时间愈长，恶劣影响俞远。

　　再次感谢贵公司的理解与支持。顺祝商祺！

公函式商函的信文格式及范文

　　Xx夫人：

　　您可见过装进了罐头的新鲜桃子?兹送上我们的一罐桃子样品，定让您大开眼界。这样的桃子罐头，具有新鲜桃子那样的松脆、坚实、新鲜和香味。它们生长在龙泉山的小河谷里，那里有从山上潺潺流下的溪水，灌溉着肥沃的土壤，我们用手小心地把它们采集下来，洗净并清除掉上面的绒毛，将它们装在罐头瓶里。这样就可以保持它们的全部香味。

　　请尝一下吧!看它们和普通的桃子罐头有什么不同。注意我们的桃子罐头并不比其他的桃子罐头多一分钱。

　　XX公司

　　XXXX年XX月XX日

商务信函格式样本

　　您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。您给他的每一份信函、邮件或者传真，都代表着您公司的形象，显示您公司的水平和实力，同时，相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。所以，商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。

　　商务信函写作前言

　　作为一家外贸出口企业，您必须经常跟您的国外客商打交道。因而，各种商务信函的写作成了您工作中的一个重要部分。您是否有这样的感受，花费了大量的时间和精力，对自己所写的信件是否专业、是否符合通常的规范却没有十足的把握。在本手册里，我们将为您介绍商务信函写作的基本知识和技巧，相信对您的工作具有很高的参考价值。

　　商务信函的重要性

　　也许你会问“商务信函真的这么重要吗”？是的，答案是肯定的。

　　让我们一起来看看以下的调查结果。

　　当买家和供应商从互相并不了解的基础上开始进行业务联系时，买家通常是怎样来评估跟他联系的供应商的呢

　　[参考全美最畅销的贸易书籍“BuildinganI-ExportBusiness”]以下5个方面是买家最关心的：

　　供应商如何回复买家的邮件

　　供应商网上的简介和/或目录是否做得专业？当买家询问信息时，供应商是否完整答复所有问题

　　供应商的信头是否写明了公司地址和传真号码

　　供应商如何答复买家提出的要求

　　供应商多久做出答复？供应商是否愿意对产品进行修改？买家询问多个问题时，供应商是否答复所有的问题

　　供应商的信用如何

　　供应商的银行信用记录如何？供应商银行帐户开立的年数？大致的通常收支情况？银行给供应商的贷款额度

　　银行对供应商的帐户情况是否满意

　　供应商贸易往来的信用如何

　　合作者与该供应商的合作年数？供应商可承受多大的定单？交货是否及时？是否能准确地完成定单

　　供应商是否使用了标准质量管理认证体系

　　比如ISO9000、ISO14,000(环境)、HazardAnalysisatCriticalPoints

　　(适用于出口美国的海产品)

　　由此可见，您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。您给他的每一份信函、邮件或者传真，都代表着您公司的形象，显示您公司的水平和实力，同时，相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。所以，商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。

　　商务信函的基本结构

　　传统信件

　　这里我们介绍一种商务信函中最通用的格式－齐头式。主要特征就是每行均从左边顶格写，常常采用开放式的标点方式，即除了信文部分，其它部分在必要时才使用标点。信中各段落之间均空一行。

　　1、信头Theheading

　　信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。

　　通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

　　2、编号（写信人的名字缩写）和日期Thesenderna

　　这部分内容是为了方便今后查询信件用的。

　　3、封内地址Theinsideaddress

　　这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。

　　4、事由Thesubjectheading

　　事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。

　　5、称呼Thesalutation

　　指对收信人的一种称呼。

　　较常使用的有DearSirs,DearMada。称呼后面的标点，一般使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。

　　6、开头语Theopensentences

　　开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。

　　7、正文Thebodyoftheletter

　　信的主体。一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏。我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。

　　8、结尾语Theco

　　结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。

　　9、结束语Theco

　　结束语是结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相呼应。例如：“Sincerely,”“BestRegards,”or“YoursTruly,”.结束语写在结尾语下隔一行，只有第一个字母大写，后面加逗号。

　　10、签名Thesignatrue

　　写在结束语的下面，签上写信人的名字。如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。签名的下面，最好写上发信人的职位。

　　11、附件Enclosure

　　如果信中有附件，应在左下角注明Encl.或Enc。

　　例如：

　　Encls:2Invoices

　　Enc.:1B/Lading

　　电子邮件

　　众所周知，电子邮件即E-是如今我们做电子商务使用最普遍的一种联系手段。电子邮件使用方便，信息传递迅速高效，且非常节省成本。但是E-的撰写也并不是一件很容易的事情。您知道，当一封E-发送出去后，只要收信人在线，他可以几分钟内就收到。所以，在您发送前，必须要检查一下您所写的内容是否正确合适，因为一旦您点击了发送键后，您就再也无法将其收回了。

　　通常我们理解E-的撰写风格可以比传统的信件，传真等稍加随便一点。但是我们在这里还是要建议大家，即便是写E-，由于是谈论公事，所以还是采用正式严肃的风格。尤其当您是第一次跟收信人联系的话，正式的商务信函能让您留给对方非常专业的印象。

　　1、收信人的邮箱2、发信人的邮箱3、写信日期

　　写日期时，请注意以下几点：

　　a.年份要写完整，不能用03代替2003。

　　b.月份要写英文名称，不能用数字来代替，如31/3/03不能在正式的信件中出现。但是可以用英文缩写，比如用Aug.代替August。

　　4、时间5、主题6、称呼7、正文8、结束语9、签名10、联系方法

　　这部分内容要完整,包括写信人姓名、职位、公司名称以及联系方法（地址、电话、传真、邮箱、网址）。写地址时请注意：一般来说，门牌号和街道名称之间不用逗号点开，但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。您可以在自己的邮箱系统中事先做好一个模板。每次写信只要选择这个模板，信件会自动显示这些内容。

　　商务信函写作的要点

　　写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。

　　1、口语化

　　每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Yourletterhasbeenreceived”，“Yourco”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“Wearelookingintoyourco”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。

　　想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“Ia”。既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。

　　2、语气语调

　　由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

　　3、真诚

　　不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。

　　4、直接

　　跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。

　　5、礼貌

　　我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,yourestee等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。

　　特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。

　　还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。

　　6、简洁

　　就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“ho”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goodshavebeensent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“for”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。

　　8、精确

　　当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

　　9、针对性

　　请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“DearSirs”or“DearSirorMada。

　　10、语言朴实

　　前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“Welookfor”，就不如直接写成“Wehopetohavetheopportunityto”，这样才更加符合西方人的语言习惯。

　　11、回复迅速及时

　　给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。

　　12、标题

　　这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题“Ho”，“Can”，建议您改成“Proposal:BrightIdeasI--ZhejiangTextile'sPartnershipOpportunity”或者“Introduction:OurProductOfferingsforBrightIdeasI”这样您的邮件会显得更加专业。

　　13、校对

　　写完之后，一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下您所提供的事实，数据等是否有错。我们都会犯错，但即使在您的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。

　　最后，通篇读一下您的信函，对照前面提到的所有规则，您的信函都符合要求了吗

　　商务信函案例分析

　　很显然，这封邮件有很多缺点，首先语句呆板，严重的“生意腔”使邮件毫无生气。句子长而乱，含义模糊。没有提供足够的资料来支持自己的论点。更糟糕的是，措辞冒昧，极不礼貌。针对这些不足，我们再来看一下另一个版本。

　　现在您觉得好多了吧！我们说过，即使这次不能满足对方的需求，只要我们处理得当，还是可以保留住潜在合作的机会。有时候，信函的作用就是这么重要。

商务信函的格式范文

　　道歉函

　　xx市兴达贸易有限公司：

　　贵公司20xx年x月x日函收悉。函中所诉20xx年1月7日《购买电脑桌合同》中，所收的35套黄花牌电脑桌部分出现接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重视，现已就此事进行调查。

　　经有关邵门查实：我厂生产的xxxx型黄花牌电脑桌，出厂时，经质检部门检验全部为优质产品。函中所提的部分电脑桌出现接口破裂，是由于我方工人在出仓时搬运不懊造成的。衬贵公司的损失，我公司再次深表歉意，并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度，以及公证人证明和检验证明书，我介司将以最快的速度按实际损失给予无条件赔偿。对此，我们将引以为戒，查找工作中存在的问题和不足，制仃改正措施杜绝此类事件的发生。希望能够得到责公司谅解，继续保持良好的贸易往来关系。

　　候复

　　xx市光明家具有限公司

　　20xx年8月9日

　　本文来源于：

书信格式范文

　　亲爱的妈妈：

　　您好!

　　我并不会用更多，更精彩的词语去修饰您对我的爱。您那种爱是用再多的词汇，再多的笔墨都形容不了的。

　　往往我把您的爱都当成“唠叨”，在这儿我向您说一声：“对不起，那是我误解了您的爱”在冰心那一句句对母亲深沉的爱。让我更能体会到　您对我那无私，伟大的爱。

　　妈妈!我看见您的两鬓又增添了几丝白发，在那几根银丝中，我更能看出，您为我付出了多少辛勤的汗水。

　　“春蚕到死丝方尽，蜡炬成灰泪始干”不错的，您就是那春蚕，您好不管为我付出多少，总是毫无怨言。

　　母亲，请不要怪我。把您的爱当成“唠叨”那是因为我的无知。

　　妈妈呀!多关心一下自己，为自己多付出一点儿，不要把的有的爱都倾注在我身上。

　　看着夜晚您在灯下织毛衣的背影，我的心头涌上了一股暖流。您怎么那么傻呀!为何不能给自己一点关爱呢?何必把所有的爱都给我?为自己留点吧!

　　夜晚，我在昏暗的灯光下写作业，无论到多久，您就等我到多久。何必那么为我费心?早点睡吧!

　　妈妈!您对我有着像海一无言的爱。默默地操劳着，直到累垮为止!妈妈请原谅我词语还不够多，我认为我有再多的词汇也写不出您对我的爱。

　　我只能说一声：“谢谢”。

　　祝妈妈永远年轻漂亮!

中文书信格式范文

　　尊敬的***：

　　您好，我是xxx公司的xx部门经理xxx（姓名）。得知我公司优秀员工xxx想要出国深造，我感到非常高兴和无比欣慰。在我看来这样一个上进的年轻人应该接受良好的教育拥有更辉煌的未来。因此，我很荣幸向贵校强烈推荐这位优秀青年。

　　xxx曾在大四的时候来我公司报告实习。他利于闲暇时间大量阅读参考有关业务的书籍，虚心向其他员工请教。渐渐地，他开始精通各项业务，并取得一定成绩。对此他并没有满足更没有骄傲自大。相反，遇到难题，他仍然虚心与同事交流讨论直到找出解决方案为止。鉴于他在实习期的出色表现，我公司招收他为正式员工（通常我公司不予考虑应届毕业生）。

　　现在，做为我公司的一名业务精英，xxx工作更加认真，负责，努力。为所有同事树立了榜样。付出就有获得，他因此被评为本公司优秀员工，并享有高额奖金。

　　虽然从某种程度上来说，如此优秀的员工即将踏上留学之途是我公司的损失，但是考虑到他的前途，我依然毫不犹豫的支持他远赴贵校深造。真诚期望贵校能同样支持他，给他一个提升自己实现梦想的机会。谢谢。

　　总经理：xxx

　　20XX年XX月XX日

标准格式书信范文

　　地球村里的孩子们：

　　你们好吗？我是你们的地球妈妈，你们还记得几百年前的我是什么样子吗

　　那时，生活是多么的美好，我是那么的美丽，我围绕着太阳日夜不停地工作着，太阳给予我充分的能量，我把它们毫无保留地奉献给了我的孩子们，也就是你们的祖先，他们日夜辛勤劳动着，为他们的子孙后代创造着美好的家园，可是自从你们发现我的身上有许多可以利用的资源时，便发了疯似的开采它们，使得我的身上变得千疮百孔，没日没夜的往医院跑。

　　首先说我的皮肤——森林，通过你们无穷的智慧，你们知道了森林可以造纸、造房……对你们有很大的用处，于是就一味的砍伐，从不考虑我的感受，你们不顾我的感受就算了，可是你们想到了吗？没有了森林，谁为你们挡住沙尘暴？谁为你们制造清新的氧气

　　还有我的血液——江河湖海，原来他们都是那么的清澈，各种活泼可爱的鱼儿虾儿在里面嬉戏玩耍，他们的生活是多么轻松快活啊！可是现在呢？你们把工厂里的废水和你们的生活垃圾毫无节制地倒进了我的血液里，使里面的鱼虾无法继续赖以生存，即使它们顽强地活了下来，可是你们想过吗？你们吃到的鱼虾的味道还鲜美吗？吃的还放心吗

　　最后是我的心脏——矿产资源，那是我的身体里最重要的部位，而你们却无情的将它一点一点挖去，我的心有多疼呀？你们得到了自己想要的，就欣喜若狂，而我却只能悄悄落泪，任凭你们拳打脚踢，却毫不反抗，也许这就是你们横行霸道的根本原因，所以我被你们折磨的发烧了——地球变暖。

　　还有，你们人类的战争，你们在不断研制着各种武器，可怕的是，其中还有化学武器和核武器，使得我的身上伤痕累累，你们能不能停止这样无端的争斗，千万不要再让我受伤了。

　　其实，现在的情况是完全可以改变的，只要你们善待大自然，不乱砍乱伐森林里的树木，节约每一滴水，不向江河湖海里面乱倒废水和生活垃圾，珍惜仅存的矿物资源，减少战争，还要有保护环境的决心，就一定能够做到。

　　最后，我想说，请善待我吧，也就是善待你们的家园。

　　你们的妈妈：地球

　　20XX年XX月XX日

　　标签：妈妈一封信书书信范文一封信作文写

　　献花：0朵

　　送她鲜花

　　扔蛋：3个

　　砸他鸡蛋