国家行政机关公文处理办法

有关行政公文的写作基础知识技巧

　　机关法定公文的写作(上)

　　(命令、议案、决定、决议、指示、意见)

　　一、命令，简称令，是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文。它具有权威性、指挥性和强制性。就行政系统而言，国家最高领导人、国务院及其所属部委、乡级以上地方各级人民政府，有权发布命令。其最常用的有：公布令、行政令、嘉奖令。它的写作要求是：

　　(1)必须根据宪法、法律规定的权限范围发布命令;

　　(2)要注意各类型命令写作的共同点和不同点;

　　(3)语言要准确、凝练、庄重有力;

　　二、议案，是供各级人民代表大会和各级人民代表大会常务委员会在开会期间审议使用的一种书面文件。它的特点主要有：

　　(1)行文关系及办理程序的法定性;

　　(2)行文内容的单一性和可行性。

　　三、可以提出议案的是国家权力机关的有关机构及人员以及人民代表。议案可分为由职能机构提出的议案和由人民代表提出的议案。它的写作要求有：

　　(1)提出的问题重要且已具备解决的条件;

　　(2)要注意提出的权限和时限;

　　(3)要注意行文格式和办理程序。

　　四、决定，是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文。其特点主要是性质重要、政策性强和有约束力。它的类型有指挥型、个案型和知照型。各类决定的写作有相同点也有不同点。决定的标题由决定机构、决定事由、文种三部分构成。决定的正文，三种类型的写法略有不同。决定的文字，要准确、鲜明、简洁，以便于领会和执行。

　　五、决议，是经领导机构主持召开的会议通过的对重要事项进行决策部署的指导性公文。其特点有二：即表达群体意志、有权威性和约束力。决议的主要类型有决策部署和结果公布两种类型。

　　六、指示，是上级机关对下级机关指导工作的公文。其特点主要是针对性和原则性。按照指示内容涉及的范围，指示可分为：

　　(1)涉及全局问题，带普遍性的指示;

　　(2)涉及局部问题，带特殊性的指示。

　　总的来说，指示的写作，要以政策把握方向，内容要明确扼要，条理要清晰。

　　七、意见，是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件。依据发表见解机构地位的不同，其类型可包括直接指导型和批转执行型两种类型。意见的写作要注意内容的政策性、原则性，对下级的要求要明确具体，表述条理要清晰等等。

　　机关法定公文的写作(中)

　　(公告、公报、通知)

　　一、公告是机关、团体向公众宣布重要事项的告知性文件。通告是机关、团体在一定范围内公布事项的告知牲文件。其特点为：发布的公开性、事项的重要性和操作的严肃性。按照其内容的性质可以分为两大类;①涉及法定事项的公告、通告;②知照性公告、通告。公告、通告的写作要求是：①符合权限，一事一告;②内容明确，语气庄重;②注意格式。

　　二、公报是公开发布重要决定或重大事件的告知性文件。公报的特点和公告接近，也具有内容的公开性和重要性。发布机关的权威性。常用的公报类型有：①会议公报;②统计公报;②外交公报。不同类型的公报，写作时要注意的侧重点有所不同：①会议公报因发布目的的不同而有不同的写法。②统计公报必须由国家各级统计部门或国家指定的机构发布，任何机构不得随意发布全国性、地区性的统计数字。②外交公报涉及对外关系，其发布应遵循法定的审批手续和途径。

　　三、通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。根据适用范围的不同，通知主要可分为六大类：发布性通知、批转性通知、转发性通知、指示性通知、任免性通知、事务性通知。通知适用面广，不同类型的通知因作用不同而写法也有差异，写作时要注意不同类型通知的不同特点。

　　机关法定公文的写作(下)

　　(报告、请示、批复、函、会议纪要、条例规定)

　　一、报告，是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。报告的主要特点是重陈述和有主见。报告的类型：按照内容涉及的范围，报告可分为综合报告和专题报告。按照行文的目的的不同，可将报告分为呈报性报告和呈转性报告。报告的写作要求：①陈述事实要清楚扼要;②表述观点要精练清晰;⑨语言要简洁朴实。

　　二、请示，是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。请示的特点有超前性、说明性和单一性，请示的类型：根据行文目的的不同，请示可分为三大类：请求批准类、请求帮助类，请求批转类。请示的写作：总的说来，要注意这样几点：①要遵守行文规则;②理由要充分，要求要合理，⑧格式要正确，语言要得体。

　　三、批复，是答复下级机关请示事项的指示性公文。批复的主要特点有针对性和指导性。批复的类型：针对请示的内容主要是请求批准和请求帮助两方面，批复也可以分为两类：表态性批复和指示性批复。批复写作要注意这样三点：①要先回应后批复：⑦态度要鲜明，措辞要明确;⑧要及时批复。

　　四、函，是机关之间办理日常公务的交往性公文。函的特点主要有二：①形式灵活，适应性强;②务实性强。函的类型：根据内容性质，函大体可分为四类:商洽函、问复函、请准函和知照函。函的写作总的来说，要注意：一事一“函”，直陈其事，语言要平实、亲切，自然。

　　五、会议纪要，是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文体。会议纪要的主要特点包括纪要性、约束性、知照性。根据会议纪要的性质和拟写会议纪要的目的，把会议纪要分为三大类：决议性会议纪要、协议性会议纪要和研讨性会议纪要。

　　会议纪要的写作：

　　(1)会议纪要一般是在会议结束后起草的，经主管领导人签字同意才算定稿。

　　(2)会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称加文种”，但中间可省去“会议”二字，也有的会议纪要，多半是研讨性会议纪要.可以用正副标题的形式。

　　(3)会议纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三部分。

　　(4)会议纪要由会议主持机关撰写,可以在最后署机关名称和撰写日期，也可以只在正文中写出主持机关，不另外署名。

　　六、条例、规定：条例是由党政领导机关制定和发布的系统规范某一方面工作、活动、行为等的法规性公文。条例的类型：根据发布条例的机关的不同，条例可分为三类：①党的中央机关制定的条例;②国家行政机关制定的条例;③地方权力机关制定的条例。规定，是各级党政机关、社会团体、企事业单位规范某方面工作的规章性公文。规定的类型：根据发布机构和实际作用的不同，规定分为三种类型;①党内规定;②法规性规定;③一般性规定。可将条例和规定的写作要点综合为以下四点：①草拟条例和规定要遵循一定的原则;②起草条例和规定，应当对现行内容相同的法规进行清理，同时应当注意与其他有关法规的衔接和协调;③条例和规定的内容用条文表达，常见的有“章条式”和“条款式”两种写法。

公文写作基础之行政处罚文书的使用分类

　　统一规范行政处罚文书是依法行政的要求，是行政执法规范化要求最基本的要素，体现着行政执法队伍的综合素质和行政执法队伍的执法水平。目前各级工商行政管理机关适用的行政处罚文书，是国家工商行政管理总局统一制定的。《工商行政管理机关行政处罚程序规定》第八十九条“行政处罚文书，由国家工商行政管理总局统一制定。”《国家工商行政管理局关于施行工商行政管理机关行政处罚文书(试行)>的通知》(工商法字【1998】第144号)于1998年7月15日发布，该通知发布了统一制定的行政执法文书，共60种。自1999年1月1日起全国工商行政管理系统全部使用了统一文书。行政处罚文书的格式按照标准化设计，从而既体现法律法规的基本要求，又满足了工商行政管理执法实践的需要。从近十年执法实践使用统一规范的行政执法文书来看，行政执法文书从一定程度上促进了行政执法队伍素质和执法水平的提高，缩小了不同地区执法人员在执法理念和执法水平上的差距，使行政处罚、行政复议各个环节的行政行为有了规范的法律文书作为载体，对于规范执法，减少执法的随意性，提高行政执法水平起到了积极作用。行政处罚文书是一种执法类的法律文书，它的操作与适用贯穿在我们执法办案的全过程，执法实践中将其分类，一般应包括立案类、调查取证类、告知类、决定类、执行类、结案类、其他类共七类文书。

　　具体内容有：

　　(1)立案类文书主要包括案件举报登记表、立案审批表;

　　(2)调查取证类文书主要包括现场检查笔录、询问通知书、询问笔录、陈述笔录、先行登记保存通知书、抽样取证通知书、委托鉴定书、委托调查函、采取(解除)强制措施审批表、封存(查封、扣押)物品通知书、封存(查封、扣押)物品清单、案件调查终结审批表;

　　(3)告知类文书包括行政处罚事先告知书、听证告知书、听证通知书、听证笔录;

　　(4)决定类文书包括行政处罚决定审批表、当场处罚决定书、行政处罚决定书、没收物品清单;

　　(5)执行类文书包括罚款催缴通知书、延期(分期)缴纳罚款审批表、延期(分期)缴纳罚款批准书、强制执行申请书、强制执行通知书、强制执行决定书;

　　(6)结案类文书包括结案审批表、案件移送审批表、案件移送函;

　　(7)其他文书主要有责令改正通知书、行政建议书、送达回证。

公务接待管理办法

　　为进一步规范机关国内公务接待管理，厉行勤俭节约，反对铺张浪费，加强党风廉政建设，根据《党政机关厉行节约反对浪费条例》、《党政机关国内公务接待管理规定》，结合我单位工作实际，制定本办法。

　　一、适用范围

　　本办法适用于机关。本办法所称国内公务，是指出席会议、考察调研、执行任务、学习交流、检查指导、请示汇报工作等公务活动。

　　二、原则要求

　　公务接待应当坚持有利公务、统一管理、简约俭朴、对口对等、务实高效、公开透明、尊重少数民族风俗习惯的原则。行政事务管理中心负责管理机关公务接待，公务接待申请部门负责配合具体工作。

　　三、审批管理

　　（一）外出公务接待。机关工作人员公务外出经有关领导批准后，要严格控制外出的时间、内容、路线、频率和人员数量，禁止异地部门间没有特别需要的一般性学习交流、考察调研，禁止重复性考察，禁止以各种名义和方式变相旅游，禁止到风景名胜区举办会议和活动。公务外出确需要接待的，派出单位应当向接待单位发出公函，告知内容、行程和人员。

　　（二）本地公务接待。机关本地公务接待负责接待工作组、检查组来我市的工作视（考）察、调研、检查工作，市外代表团来我市考察交流，以及列入接待计划的外事考察交流和重要商务考察活动。接待活动中，不得组织旅游以及和公务活动无关的参观，不得组织到营业性娱乐、健身场所活动，不得安排专场文艺演出，不得将国家工作人员休假、探亲、旅游等非公务活动纳入国内公务接待范围。

　　（三）公务接待事前审批。接待单位安排公务接待活动前，由对口科室制定接待方案、填写公务接待事前审批单，连同派出单位公函一并交由行政事务管理中心受理，依次报分管领导、分管机关领导、局长审批同意。审批单内容包括申请人、派出单位名称、接待事由、活动安排和经费预算等。经同意后，具体接待安排由行政事务管理中心负责组织。对无公函的公务活动和来访人员不予接待。对事前审批单填报内容不明确、缺项的，不予安排。对申请科室提出超标安排、超标预算的，相关领导在审批过程中予以指出、纠正，对同一部门多次提出超标安排、超标预算的，应给与批评教育。（四）公务接待标准控制。公务接待工作用餐、差旅住宿等开支标准按照有关部门公布（以及后来调整）的标准执行，进餐标准暂定为不超过80元/人。要严格执行接待标准，严禁超标准接待。

　　四、接待管理

　　（一）迎送管理。国内公务接待不得在机场、车站、码头和辖区边界组织迎送活动，不得跨地区迎送，不得安排群众迎送，不得铺设迎宾地毯，主要负责人不得参加迎送。不得在公务接待场所张贴悬挂标语横幅（包括电子屏幕显示），摆放花草、水果、毛巾、香烟。

　　接待单位安排的活动场所、活动项目和活动方式，应当有利于公务活动开展，尽量减少不必要的座谈会、汇报会。严格控制接待陪同人数，不得层层多人陪同。

　　（二）住宿管理。国内公务接待活动中，接待住宿应当严格执行差旅、会议管理有关规定，在定点饭店或者机关内部接待场所安排，执行协议价格。

　　住宿用房以标准间为主，接待厅局级干部可以安排单间。接待单位不得超标准安排接待住房，不得额外配发洗漱等房间用品。

　　出差人员应当按照差旅费管理有关规定交纳住宿费，回本单位凭据报销。参加会议人员的住宿费按会议费管理有关规定执行。

　　（三）用餐管理。接待用餐以接待对象按照派出地方、单位规定标准自行用餐为主，接待单位可以根据接待对象要求协助安排用餐，并按接待地标准收取餐费。

　　因工作需要，接待单位每批次接待活动可以安排工作餐或自助餐一次，并严格控制陪餐人数。接待对象在10人以内的，陪餐人数不得超过3人；超过10人的，不得超过接待对象人数的三分之一。陪餐人员一般为对口人员。同行司机安排一起就餐。

　　公务接待用餐以家常菜、本地特色经济食材为主，不得提供鱼翅、燕窝等高档菜肴和用野生保护动物制作的菜肴，不得提供香烟和高档酒水，不得到私人会所、高消费餐饮场所进行公务接待。除外事和重要商务活动外，工作日公务接待午餐禁止饮酒，晚餐一般不饮酒。

　　（四）用车管理。国内公务接待的出行活动应当安排集中乘车，合理使用车型，严格控制随行车辆。

　　（五）提高公务接待质量效率。公务接待活动要统筹安排，能够合并的要合并进行。加强住宿、用餐、用车和公务活动之间各环节的有序衔接，推进公务接待精细化管理。积极倡导文明消费方式，杜绝食宿行和迎送等各环节的铺张浪费行为。

　　五、经费管理

　　（一）加强接待经费的预算管理。各级单位应当合理限定接待费预算总额，实行总额控制。公务接待费用应当全部纳入预算管理，单独列示。

　　（二）实行公务接待清单管理。公务活动结束后，接待单位应当如实填写《国内公务接待清单》。接待清单内容包括接待对象的单位、姓名、职务和公务活动项目、时间、场所、费用等。接待清单作为财务报销的凭证之一，并接受审核、审计。

　　（三）规范公务接待报销支付。公务接待报销实行一事一结，凭接待费报销凭证办理。接待费报销凭证应当包括财务票据、派出单位公函、公务接待事前审批单和公务接待清单等。对不符合接待规定项目以及超标接待的项目，财务科不予报销。

　　接待费资金支付应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理有关规定执行，应当采用银行转账或公务卡方式结算，不得以现金方式支付。

　　（四）严肃公务接待财经纪律。禁止在接待费中列支应当由接待对象承担的差旅、会议、培训等费用，禁止以举办会议、培训为名列支、转移、隐匿接待费开支；禁止向下级单位及其他单位、企业、个人转嫁接待费用，禁止在非税收入中坐支接待费用；禁止借公务接待名义列支其他支出。禁止上下级之间、部门或单位之间借各种名义用公款相互吃请。禁止在接待活动中赠送礼金、有价证券、纪念品和土特产品等，禁止以公务接待名义用公款报销或支付应由个人负担的费用。禁止上下级之间、部门或单位之间借公务接待名义用公款相互吃请，禁止接受影响执行公务的接待活动。六、监督检查

　　行政事务管理中心、财务科、纪检监察等有关部门加强对各部门公务接待工作的监督检查，并按规定作好公开公示、情况上报、追责问责等工作。

　　七、附则

　　（一）各级单位因招商引资（含招商引资项目协调）等工作需要，接待除国家工作人员以外的其他因公来访人员，参照本办法单独管理。严禁以招商引资为名变相安排公务接待。

　　（二）本办法由行政事务管理中心会同有关部门负责解释。

　　（三）本办法自发布之日起施行。此前发布的有关规定与本办法不一致的，按照本办法执行。

最全的机关公文写作基础处理规则总结

　　一,公文的功能

　　(一)公文的涵义与特点

　　公务文书,又叫公务文件,简称公文,是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权,实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料(包括电报,下同),是传达和贯彻党和国家的路线,方针和政策,发布行政法规和规章,施行行政措施,指示答复问题,指导,布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具.

　　按公务文书的自身性质及使用范围,可以把我国现行的公务文书分为两大类:

　　1.通用文书

　　(1)法定公文

　　(2)事务文书

　　2.专用文书

　　财经文书,司法文书,科技文书,军事文书等等

　　公文的主要特点:

　　1.法定性

　　2.政策性

　　3.实用性

　　4.时效性

　　5.规范性

　　(二)公文的作用(功能)

　　1.决策与领导作用(最主要的作用)

　　2.强制执行和处理的作用

　　3.依据和凭证作用

　　4.公务联系与沟通作用

　　5.宣传与教育作用

　　二,公文的文体,结构,格式与稿本

　　(一)公文的文体

　　公文的文体是指公文的表达方式.属应用文体,但它又不同于一般的应用文,具有自身的特殊属性:

　　1.公文被规定以现代汉语的书面形式(即白话文)作为必须使用的符号系统.

　　2.公文兼用说明,叙述,议论三种表达方式.

　　(二)公文的结构

　　公文的结构是指公文的组织结构,具有规范性和相对确定性.

　　公文一般由秘密等级和保密期限,紧急程度,发文机关标识,发文字号,签发人,标题,主送机关,正文,附件说明,成文日期,印章,附注,附件,主题词,抄送机关,印发机关和印发日期等部分组成.

　　(三)公文的格式(重点内容)

　　公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体(纸张等)上排列的规定.

　　1.公文用纸主要技术指标

　　公文用纸一般使用纸张定量为60g/～80g/的胶版印刷纸或复印纸.纸张白度为85%～90%,横向耐折度≥15次,不透明度≥85%,ph值为7.5～9.5.

　　2.公文用纸幅面及版面尺寸

　　(1)公文用纸幅面尺寸:公文用纸一般采用国际标准a4型(210×297).

　　(2)公文页边与版心尺寸:

　　公文用纸天头(上白边)为:37±1

　　公文用纸订口(左白边)为:28±1

　　版心尺寸为:156×225(不含页码)

　　a4型公文用纸页边及版心尺寸

　　3.公文中图文的颜色

　　未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色.

　　4.排版规格与印制装订要求

　　(1)排版规格:文字符号从上至下,自左而右依次横写横排 .正文用3号仿宋字,一般每面排22行,每行排28个字.

　　(2)制版要求:版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1

　　(3)印刷要求:双面印刷;页码套正,两面误差不得超过2印品着墨实,均匀;字面不花,不白,无断划.

　　(4)装订要求:公文应左侧装订,不掉页.骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处,允许误差±4平订钉锯与书脊间的距离为3～5 .

　　5.公文中各要素标识规则

　　组成公文的各要素分为眉首,主体,版记三部分.

　　(1)眉首

　　公文份数序号:用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行.

　　秘密等级和保密期限:标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字

　　下行,平行公文首页格式

　　紧急程度:紧急文件有"特急","急件",紧急电报有"特提","特急","加急","平急".标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1行;如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行.

　　发文机关标识:由发文机关全称或规范化简称后面加"文件"组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称.发文机关标识上边缘至版心上边缘为25(信函为30,命令为20).对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识.字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但最大不能等于或大于22×15联合行文时应使主办机关名称在前,"文件"二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文.行政机关之间联合行文,标注主办机关的发文字号 .

　　发文字号:由发文机关代字,年份和序号组成.发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份,序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称(1995不能简写成95,XX不能写成04),用六角中括号"〔 〕"括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加"第"字.

　　注意:用直角中括号"茂××10号",用小括号"茂××(XX)10号"都是不规范的

　　发文字号之下4处印一条与版心等宽的红色反线.

　　签发人:上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧.发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名.如有多个签发人(会签人),主办单位签发人姓名置于第1行 ,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4

　　(2)主体

　　公文标题:红色反线下空2行,用2号小标宋体字(常见的公文标题一般都加粗),可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当.

　　主送机关:标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号.如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下,抄送之上,标识方法同抄送.

　　公文正文:主送机关名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格.数字,年份不能回行(一个阿拉伯数字,年份不能分成两行).

　　附件:公文如有附件,在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识"附件",后标全角冒号和名称.附件如有序号使用阿拉伯数码(如"附件:1.×××××");附件名称后不加标点符号.附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识"附件",有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致.如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件(或带序号).

　　成文时间:以领导人签发的时间为准.联合行文一般由主办机关首先签署意见,协办单位依次会签,一般不使用复印件会签.成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准.电报,以发出日期为准.

　　标法:用汉字将年,月,日标全;零写为"○";成文时间的标识位置见下.

　　公文生效标识:公文除"会议纪要"和以电报形式发出的以外,应当加盖印章.行政机关联合向上行文,为简化手续和提高效率,由主办单位加盖印章即可;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章.

　　a.单一发文印章

　　单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文时间.成文时间右空4字;加盖印章应上距正文2～4,端正,居中下压成文时间,印章用红色.

　　b.联合行文印章 有两种情况:

　　当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间,印章用红色.只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐.两印章之间不相交或相切,相距不超过3

　　当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间.主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切,在最后一排印章之下右空2字标识成文时间.

　　特殊情况说明:当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距,字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识"此页无正文"的方法解决.

　　附注:公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行.如:(此件发至县,团级,传达到全体党员)."请示"应当在附注处注明联系人的姓名和电话.

　　(3)版记

　　主题词:公文应当标注主题词.上行文按照上级机关的要求标注主题词."主题词"用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号词目用3号小标宋体字;词目之间空1字.

　　抄送:抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称,统称.公文如有抄送,在主题词下一行;左空1字用3号仿宋体字标识"抄送",后标全角冒号;回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号.如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关.

　　印发机关和印发时间:位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体字.印发机关左空1字,印发时间右空1字.印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识.

　　版记中的反线:版记中各要素之下均加一条反线,宽度同版心.

　　版记的位置:版记应置于公文最的一页,版记的最后一个要素置于最后一行.

　　印刷份数:格式没

公文处理实施细则

　　第一条为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本实施细则。

　　第二条各部门的公文，是传达贯彻党和国家的方针政策、请示和答复问题、指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具，必须认真做好公文处理工作。

　　第三条各单位应发扬实事求是，认真负责的工作作风，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理的效率和质量。

　　第四条公文处理必须做到及时、准确、安全。公文统一由办公室文秘人员收发、分办、用印、立卷。

　　第五条各单位的公文处理工作，必须实行严格的保密制度，确保国家机密。

　　□公文种类

　　第六条公文种类主要有：

　　(一)请示

　　请上级指示和批准，用"请示"。

　　(二)报告

　　向上级机关汇报工作，反映情况，用"报告"。

　　(三)指示

　　对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用"指示"。

　　(四)布告、公告、通告

　　对公众公布应当遵守或周知的事项，用"布告"。

　　向国内外宣布重大事件，"用公告"。

　　在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用"通告"。

　　(五)批复

　　答复请示事项，用"批复"。

　　(六)通知

　　传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用"通知"。

　　(七)通报

　　表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用"通报"。(八)决定、决议

　　对某些问题或者重大行动作出安排，用"决定"。

　　经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用"决议"。

　　(九)函

　　平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用"函"。

　　(十)会议纪要

　　传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用"会议纪要"。

　　□公文格式

　　第七条公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。

　　(一)公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。

　　(二)向上级请示的公文，一般只写一个主送单位；如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。

　　(三)发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。

　　(四)公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位的公文编号。

　　(五)公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。

　　(六)收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位排列在前。(七)文字一律从左至右横写横排。

　　第八条公文纸一般用16开，在左侧装订。"通告"等用纸大小，根据实际需要确定行文关系。

　　第九条对上级单位组织的请示或报告，用单位组织名义发文。

　　第十条对市政府及政府各部、委、局，对市局及市局处室的请示或报告，与不相隶属单位协商工作等，用行政名义行文。

　　第十一条内部行文，可按问题的种类和性质，用分公司或部门名义行文。分公司、各部门不得联合行文，部门之间不要用发文形式解决一般性的问题。

　　第十二条各单位一般不得越级行文。因特殊情况，必须越级行文的，应当抄报越过的单位。

　　第十三条向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送下级单位，不要直接送领导者个人(除领导直接交办外)；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。

　　第十四条按照一级抓一级的管理原则，公司行文原则上只发到各分公司和各部门，不直接发到下属子公司。

　　第十五条发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。

　　□公文处理程序

　　第十六条收文处理。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序.(一)上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批，如领导出差，立即送办公室领导处理。

　　(二)承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传递，以免积压或传失。

　　(三)凡需办理的公文，应先送办公室主任签批意见，再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。办公室主任在签批公文时，认为无需送领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。各单位收到急件时，应在3天内答复并退回文件，一般要办理的文件，一周内应办理并退文件，最迟不能超过15天。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。

　　(四)加强公文检查催办工作。文秘人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各分公司、各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。

　　(五)领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交文秘人员立卷归档。

　　第十七条发文处理。一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。

　　(一)草拟公文的要求：

　　1.要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定。如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明。

　　2.情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。

　　3.引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。

　　4.草拟公文必须使用统一格式的的公文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿。

　　5.数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。

　　6.章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为："一"，第二层为"(一)"，第

　　三层为"1"，第四为"(1)"。

　　7.不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。

　　(二)公文审核。公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送办公室核稿。以工会、社团名义发文的，由董事会和分管领导审核。

　　审核的重点：

　　1.是否需要行文。

　　2.是否符合国家的方针、政策、法律、法令；与本单位发过的公文是否衔接。

　　3.提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。

　　4.处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。

　　5.文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。

　　审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原承办单位修改，改动过大的，要重新抄正。

　　(三)公文签发。公司行政文件，由分管副总经理签署意见后，由总经理签发。工会、社团的一般性文件，由分管领导签发，重要文件，由最高行政领导签发。

　　(四)公文拟稿、改稿和签发，一律用钢笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。

　　(五)签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。

　　(六)公文签发后，由文秘室负责打印、盖章、装订、登记、分发。打印文件要美观大方，符合公文格式。装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明"此页无正文"字样。

　　(七)公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后，打字员没有改正的，由打字员负责。

　　第十八条公文办理完毕后，要及时送交文秘人员整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。

　　□文件的管理

　　第十九条各单位要有专人负责文书的处理管理工作，建立严格的管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，做好文件的管理工作。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。文件传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收文薄检查归档，以防遗漏。第二十条各单位工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，移交文书或有关人员核对整理后，于次年第二季度送交档案室归档，各单位、各经办人不得越期自行留存应该归档的文件。

　　第二十一条没有存档价值和存查必要的公文，由档案室鉴别、登记后销售。本细则从××××年××月××日起施行，过去有关公文处理的规定与本细则不一致的，以本细则为准。

行政公文的行文规则

　　一个机关的文件，按照行文关系、文件的去向，可以分为上行文、平行文、下行文和泛行文。

　　基本行文规则：

　　(1)根据机关隶属关系和职责范围行文的原则。

　　(2)公文不直接报领导者个人的原则。

　　(3)非特殊情况不越级行文原则。

　　(4)同级机关可以联合行文的原则。

　　(5)部门会签未经协调一致不得各自单独行文的原则。

　　受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

　　以下两种情况不宜用抄送：

　　1.请示不得在主送上级机关的同时向其下级机关抄送;

　　2.凡与办理公文无关的机关一律不予抄送。

　　请示应一事一请示，不要一文多事。如确有几件事需要请示上级，可分别写成几份请示上呈。

　　报告不得夹带请示事项的规则。

　　部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。

　　公文的语言特点：庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。庄重是指语言端庄、格调郑重严肃;准确是指在表情达意时，语言真实确切，无虚假无错漏，褒贬得当，语意明确界限清楚，符合实际，真切表达欲表达的内容;朴实是指语言平直自然、是非清楚、明白晓畅、恰如其分、通俗易懂，无浮华夸饰、无渲染、无形象描绘、无矫揉造作，忌堆砌华丽辞藻，忌滥用辞格，讲求于平淡之中见神奇;精炼是指语言简明扼要，精当不凡，去浮辞，忌冗长空泛，同时，又不苟简，即服从行文目的和表现主题的需要，当祥则祥，当略则略;严谨是指语言含义确切、文句严谨、细致周密、分寸得当，忌模糊含混、语意多歧;规范是指语言单位构成及组合不仅应符合现代汉语的语法规则和一般逻辑规则，而且应合乎公务活动所提出的特殊规范性要求。

公文制发管理办法

　　一、 党政办公室是公文制发的管理部门，负责本机关公文发文处理工作。由专人具体负责。

　　二、 文种包括：社区党发、社区发、社区党办发、社区办发、会议纪要、函件以及白头、黑头、网上通知等。

　　三、公文制发坚持控制数量，提高质量，注重效用，提高效率的原则。年社区党发、社区发文件原则上不超过90个；办公室发文原则上不超过40个。公文正文字数原则上不超过3000字。简报由办公室统一管理。各类简报反映的情况力求及时、准确、简明、生动，篇幅不宜过长，原则上不超过3000字。

　　四、 公文办理一般包括拟稿、审核、签发、登记、打字、校对、缮印、用印、分发、归档、立卷、销毁等程序。

　　五、 拟稿人员拟出初稿后要对文稿进行初步检查。主要检查结构、层次是否合理，语句是否通顺，数字、词句是否准确、规范。由本人签字后送本部门主管领导审定签字后，送办公室核稿，办理发文手续。

　　六、 办公室收到送审文稿后，按要求登记收文时间、拟稿处室、送稿人员、文稿标题。

　　七、 办公室对送审文稿从以下几个方面进行审核：是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关的规定；是否需要行文；是否需与有关部门协商、会签；文字表述、文种使用、公文格式等是否符合有关规定。文稿技术性问题，由核稿人员直接修改，非技术性问题可提出修改意见，发回拟稿部门，由拟稿部门负责修改。

　　八、 送审文稿一律为微机打字稿。

　　九、 办公室根据文稿字数和紧急程度限时核稿。2000字以内文稿在1天内核完；2000字以上的3天内核完；内容复杂、需与有关方面协商的，适当延长核稿时间，同时有两件以上文稿，急件先办；对社区领导有明确意见，需尽快下发的文稿或转出会签的文稿及其他需紧急处理的文稿，优先审核，防止压误。

　　十、 文稿审核后，核稿人员要根据领导分工送分管领导审签后，由办公室主任负责审核签署呈签意见，送主要领导签发。

　　十二、文稿经主要领导签发后，不得再行修改，打字和校对后，编号、登记、印发。

　　十三、文件印完后办公室文书负责按印数加盖印章，按规定份数连同原稿存档。

2016年行政公文写作要求的技巧

　　行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是特殊规范化的文体，具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式(注意：比模式更进一步)并有行文规则和办理办法。我国公文一律按照国务院办公厅1987年2月18日发布、1993年11月修订的《国家行政机关公文处理办法》写作和办理。

　　公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一：要根据所反映的客观实际需要，二：要符合明晰、确切、简练的标准，三：要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。

　　需要特别提出公文结构用语。一是开头用语，用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为(了)、关于、由于、对于、根据、按(遵、依)照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如：为要(荷、盼)、是荷、特此通知(报告、函告)等。三是过渡用语。如为(对、因、据)此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语。有第一人称：我、本;第二人称：你、贵;第三人称：该。等等。

　　国家行政公文有12类13种,即命令(令);议案;决定;指示;公告、通告;通知;通报;报告;请示;批复;函;会议纪要。

　　公文主文结构，是指除了公文格式(外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置)之外的公文核心部分。

　　这一部分的写作，是公文写作的难点。

　　一、标题

　　1.规范式：三部分，即：发文机关+事由+文种

　　――用于重要、庄重的公务

　　2.灵活式

　　A二部分：一是发文机关+文种

　　(以上标题下可加时间)

　　二是事由+文种

　　三是“转发+始发机关及原通知标题”

　　B一部分：只有文种

　　――常是不大重要的公务，带周知性

　　带发文机关的标题下面如写发文时间，则须用括号，公务须是重大的、庄重的。文后不写落款及时间。

　　二、正文

　　1.主送机关(面向机关全体人员或者社会群体的，公务是周知的、重大的，常常不写;注意工作实际中组织关系)

　　2.正文

　　A.原由：一是依据：

　　#情况：叙述时间、单位、地点、人物和事件等;常用“目前…”类时间状语;简介人物及事迹

　　#文件：常用“根据…”;往往是一句话

　　#意义：议论：常用“是…”

　　#作用：常用“将使…”

　　二是目的：常用“为…”

　　原由部分可省略，或只省略依据、目的之一。

　　B事项：(内容多而重要的分条列项即列出层义，或用小标题或用句子表达)

　　1.并列式。常见。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为

　　说明主旨服务。能够省略某一部分。这种方法的好处是概括面广，条理性强。

　　并列式内容之间的序码可用数字式，也可用分段式;段中并列的内容可用数字、分号(;)，也可用句子并列式。

　　要求重轻有序：重要的放在前边，依次类推。

　　2.递进式。一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序

　　也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。

　　在一篇公文中，两种方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。

　　注意：自此以下常运用序码。顺序是一、(一)、1、(1)共四层。

　　不重要内容分项可用分段甚至加分号(;)的形式。

　　C结尾：(可以不要)常见有：

　　一是各文种专用语如：“请予批准”、“特此通知”等。

　　二是希望、号召类。

写作基础：公文处理程序与方法

　　公文处理程序与方法:包括收文办理、发文办理和整理归档。公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

　　(一)收文处理程序与方法

　　收文处理的一般过程

　　1.签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

　　2.登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

　　3.初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

　　4.承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理;需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

　　5.传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

　　6.催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

　　7.答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

　　(二)发文处理程序与方法

　　发文处理的一般过程

　　1.复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文

　　种、格式等进行复核;需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

　　2.登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

　　3.印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

　　4.核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

　　(三)公文的整理和归档

　　1.涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

　　2.需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。

公文处理办法

　　第一章 总则

　　第一条 为认真贯彻实施《国家行政机关公文处理办法》，使我局的机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，进一步提高公文处理工作的效率和公文质量，结合我局的实际情况，特制定本办法。

　　第二条 长垣河务局机关行政公文是我局行使黄河水行政管理职能过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，施行行政性措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

　　第三条 局办公室是全局公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作。

　　第四条 局属各部门，应当设立专职人员负责公文处理工作。努力学习党和国家的方针政策，学习治黄业务知识及相关的专业知识。

　　第五条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　　第六条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

　　第七条 在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

　　第八条 各部门的负责人应当高度重视公文处理工作，自觉遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。

　　第二章 公文种类

　　第九条 新乡河务局常用的机关公文种类主要包括：

　　（一）通知

　　适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免人员。

　　（二）请示

　　适用于向上级机关请求指示、批准。

　　（三）报告

　　适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问，汇报交办事项的结果等。

　　（四）通报

　　适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

　　原创网站（五）决定

　　适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。

　　（六）意见

　　适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　（七）函

　　适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

　　（九）会议纪要

　　适用于记载、传达会议情况和议定事项。

　　第三章 公文格式

　　第十条 公文一般由发文机关标识、秘密等级和保密期限、缓急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文日期、主题词、抄送单位、附注、印发机关和印发时间等部分组成。

　　（一）发文机关应当写全称或规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

　　（二）涉及国家秘密的公文应当按照《水利工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》（水办〔2000〕649号）标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数、序号。

　　（三）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，并以书面形式说明原因及时限要求；紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

　　（四）发文字号，包括发文单位代字、年份、序号。联合行文只标注主办机关发文字号。答复有关人大、政协建议、提案的文件，发文字号由办公室按有关规定办理。

　　局机关发文代字分别为“长黄”、“长黄组”，以年度行文先后顺序编号，如：“长黄〔2006〕3号”，其中，“长黄”代表“长垣河务局”，“〔2006〕3号”为2006年第3号文件。

　　凡使用“长黄”作为发文代字的文件，须有领导授权或委托后方能使用（其底稿交办公室保管），“

　　（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关、主要内容、公文种类构成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

　　（六）公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。附件名称后不用标点符号。注明的附件和实际所附的文件、材料名称完全一致。

　　（七）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。印章要压在发文日期上，务必使印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

　　（八）成文时间，以签发人签发的日期为准。

　　（九）公文一律按要求标注规范的主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

　　（十）上报的公文要在首页注明签发人，发文字号与签发人姓名分列红色反线之上的左右两侧，发文字号左空一字，签发人姓名右空一字。

　　（十一）“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话，如向系统内上级机关报送请示，只需标明内线电话即可；向地方部门报送请示，则需标注公网电话。

　　（十二）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

　　第十一条 公文用字。文字从左至右横写横排，文中如有小标题，可用3号小标宋体字或黑体字，密级、紧急程度和“主题词”用3号黑体字，签发人的姓名用3号楷体字，公文标题用2号小标宋体字，主题词的词目用3号小标宋体字，除此之外，公文的其他部分均使用3号仿宋体字。

　　第十二条 公文用纸一般采用国际标准a4型（210某297），一般每面排22行，每行28个字，左侧装订。底稿用纸亦要采用a4型纸。

　　第四章 行文规则

　　第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示或报告。

　　第十四条 单位一般不得越级行文，应逐级上报或下达，因特殊情况必须越级行文时，应当抄送被越过的上级单位。

　　第十五条 “请示”应当一文一事，明确提出请示的内容；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送其下级机关。

　　报告是阅件，不得夹带请示事项。

　　第十六条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

　　第十七条 普发性公文，应写为“机关各部门、局直各机构”向各部门发文。

　　第五章 发文办理

　　第十八条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、呈签、签发、校对、缮印、用印、登记、分发、立卷、归档等程序。

　　第十九条 凡涉及其他部门的问题，主办部门应当主动与有关部门协商、会签。上报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映。

　　第二十条 草拟公文应当做到：

　　（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行，并加以说明。

　　（二）情况确实，观点明确，条理清楚，直述不曲，文字精练，标点准确，篇幅力求简短。

　　（三）机关各部门必须使用局统一印制的发文处理纸，并按要求在发文处理纸上填写标题、发文代字、主送单位、抄送单位、份数、拟稿单位、拟稿人、日期、附件名称、主题词等。根据实际需要，标注文件的密级和紧急程度。如属“请示”，应将联系人和联系电话标注在发文处理纸上。

　　凡发文处理纸上已写明的内容，如发文字号、标题、日期、附件等，均不要在底稿上出现。

　　底稿页面设置应符合《国家机关公文格式》的要求，即上边距37，下边距35，左边距28，右边距26。

　　（四）人名、地名、数字、引文述语要准确，做到前后一致。引用公文应当先引制发机关和标题，后引发文字号（并加上圆括号）。日期应当写明具体的年、月、日，严禁用“05年”代替“2005年”等类似现象的发生。

　　（五）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

　　（六）必须使用国家法定计量单位。

　　（七）用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。规范化简称因为已经约定俗成，不必注明。

　　（八）主送和抄送单位名称要规范；全称、简称要准确，在同一文件中繁简应一致，隶属关系和层次要分明；标点要准确，同一性质和级别的单位之间用顿号，其他用逗号或分号。

　　机构名称规范：“水利部黄河水利委员会”规范简称为“黄委”，“黄河水利委员会河南黄河河务局”规范简称为“河南河务局”，“河南黄河河务局新乡黄河河务局”规范简称为“新乡河务局”，“新乡黄河河务局长垣黄河河务局”规范简称为“长垣河务局”，严禁使用“省局”、“市局”、“县局”的说法。

　　（九）供领导审签发文的阅件要齐全，如，复文一般应有对方来文和与文件有关的其他资料。随文印发的附件，要用全称写在附件栏内，两个以上附件要分列序号。附件必须符合《国家机关公文格式》的要求，不得擅自装订成册，封皮及内容应为普通a4复印纸，不允许使用硬纸。

　　第二十一条 签发文件

　　向上级的重要请示、报告和向下级单位部署全局性工作及其他重要文件，由主管领导审定，局长签发；局长外出时，由主持工作的副局长签发。其他文件由主管领导签发。如单位一把手担任非常设机构的主要负责人，相关业务的文件则须由一把手签发，主管领导审稿后在“会签”栏填写意见。

　　单位负责人签发文件要认真负责，严格把关，签署自己的意见、姓名和时间。

　　文稿一经签发一般不再改动。发现个别误差，由办公室负责订正。如需改变原意，须重新请示原签发领导。

　　第二十二条 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

　　第二十三条 草拟、修改和签发公文，用笔用墨必须符合存档要求（不得使用纯兰墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔）。

　　第二十四条不得在文稿装订线外书写。领导批示文字和其他签署意见的文字不得越过装订线。主办人员应主动协助办理。

　　第二十五条 发文程序

　　（一）公文送领导签发之前，由办公室进行审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否需要与有关部门协商或会签，文字表述，文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。

　　（二）发文程序：

　　主办部门承办人拟稿→部门负责人核稿→办公室主任审核→局领导签发→办公室秘书核稿→打字室缮印（拟稿部门校稿）→办公室盖印→封发。每个环节都要由经手人签字（电子公文运转程序与此相同）。

　　（三）各部门必须按此程序办理公文，不得直接将文件初稿送局领导签发，严禁文件倒流。

　　（四）各部门送给局领导的书面报告、请示、文件、资料等，应由办公室统一传递，各部门不得随意自行送给局领导。

　　（五）缮印文件由文印人员按急缓程度办理，其他人员不得自行要求打印或复印。严格控制文件印制数量，避免浪费。

　　（六）校对文件要认真、负责、全面，若因校对原因导致文件出现错误，应当追究校对人的责任。

　　（七）公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当按程序复审。

　　（八）公文用印要严格按照审批权限规定，发现手续不完备或不符合办文要求的应与办文部门商量补办或重办，否则不予用印。印鉴管理人员要对公文格式内容进行核对，发现错误要及时返回文印室更正。用印要端正、清晰，按签发数量用印，不得多盖。

　　（九）分发前，分发人员要对公文作最后检查，确认无误后再分发。

　　第二十六条 绝密件和注明不准复制的其他密件，未经制发单位批准，不得擅自复制。

　　第二十七条 传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全，利用计算机、传真机、电子邮件等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机、电子邮件传输。

　　第二十八条 内部明电、便函、会议纪要由办公室文印部门统一编号，各部门不得擅自编号，底稿交办公室管理、归档。

　　第二十九条 局属单位上报局的公文一律一式7份。

　　第六章 收文办理

　　第三十条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

　　第三十一条 需要办理的公文，由办公室根据内容和性质及时提出拟办意见送领导人批示，或者交有关部门办理。

　　第三十二条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回办公室并说明理由。

　　第三十三条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批时间，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

　　第三十四条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，办公室收文管理人员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

　　凡各类会议发放的、需要由我局执行、办理的文件，在会议结束后，与会人员要及时送交办公室签收、运转，不得私自存放，以免漏办。

　　第七章 公文归档

　　第三十五条 公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。

　　第三十六条 公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

　　第三十七条 案卷定期向档案部门移交，个人不得保存

　　第八章 公文管理

　　第三十八条 公文由办公室专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

　　第三十九条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关的证明章。

　　第四十条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

　　第四十一条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人和相关业务部门负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文及涉密资料应当到指定场所由二人以上监销，并做好登记，保证不丢失、不漏销。

　　第四十二条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

　　第九章 附则

　　第四十三条 行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。

　　第四十四条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。

　　第四十五条 本办法由局办公室负责解释。

　　第四十六条 本办法自发布之日起施行，其他有关机关公文处理的规定，凡与本办法不一致的，以本办法为准。