处理投诉的沟通技巧

管理沟通艺术与技巧

　　他们宁愿失业，也不愿容忍自己的价值被忽略，80、90后员工有很强的自尊心，而且一碰就可能导致彼此关系僵化甚至离职。因此，管理者应树立起平等心态，改变高高在上的命令式。

　　可以采用商量方式去解决问题和布置任务。

　　如联想集团推行“称谓无总”，规定名字为三个字则叫后两个字，名字为两个字则直呼其名，否则就罚款50～100元。

　　联想推行这种亲情文化，就是要打破上下级的等级味道，营造出彼此尊重、平等、宽松、包容、民主的企业文化氛围。

　　这取决于企业老板在观念和行为上能不能真正作出改变。

沟通原则和技巧

　　沟通讲究技巧。根据沟通客体、沟通内容、沟通情境的不同应该选择合适的沟通技巧。在本案例中双方在沟通中由于观点的不同产生了冲突，最终导致员工集体抗议的后果。那么在沟通中需要哪些沟通的技巧呢

　　1.主动倾听意见。很多人把倾听和听混为一谈，认为倾听是每个人理所当然具备的天生的能力。但是，听是被动的，倾听是主动的听取意见和了解对方话语中的含义。你用心听，能让对方觉得你重视他的意见，给了他表达的机会。不要被动的听，要去理解、澄清，并给予回应。不仅要听明白对方的话语，而且要听明白话语背后的深层观点和动机。但要注意的是你理解他不代表你同意他的观点，掌握倾听的技巧，能够使沟通的效果更佳。

　　2.从容控制气氛。安全而和谐的气氛，能使对方更愿意沟通，如果对方彼此猜忌、批评或恶意中伤，将使气氛紧张，会加速彼此心理设防，使沟通中断或无效。本案例一开始销售代表们气势汹汹，会议室中火药味十足。在这种环境下进行的沟通不是真正的沟通，更像是批斗会。好在林慧适时进行调节安抚，最终沟通成功。

简述沟通的技巧

　　一、聆听和回应在维持谈话时，如果能表示明白对方感受和说话背后的做含意，对方更喜欢和你倾谈，及能够促进彼此了解，所以聆听及回应技巧亦十分重要。

　　1.聆听技巧：集中注意：不要魂游太虚，保持谈话的专注和聆听不用努力寻找话题，担心下一步要说些什么，我们只管细心聆听，掌握对方的说话内容、事件、意见等，因为当我们在努力寻找话题时便不能细心聆听，也就错过了一些重要的资料和字眼。留意隐藏的说话：人与人之间的说话有时不很直接，有些资料是隐藏的，我们耳朵和脑筋都要齐齐活动，找出隐藏的说话。在漫谈资料中，留意对方说话时的内容及语气，可能会帮助了解对方感受或言外之意。(我今天忙得要命，跑了大半天。)这可能代表对方坐下来和你谈话，也可能表示很累，不想和你交谈，那便要留心她的身体语言，或许要你直接提问了。在效记忆：在我们静心聆听之时，也可以把对方的一些重要字眼和资料记下来，之后便可作回应。

　　2.回应技巧：在谈话时，如果能表达明白对方感受和说话背后的含意，对方更喜欢和你倾谈，及能够促进彼此了解。简单总结对方的内容讲出对方观点及感受。

　　二、结束话题技巧

　　1、预备离开的信息当谈话停顿得太久或双方感到想结束话题，就应该是适当时候结束谈话，首先要发出预备离开的信息后，例如：“阿美，我也差不多时候要走啦，我要去买些东西。”

　　2、提出再联络的表示当你发出预备离开的信息后，通常可提出再联络的表示，例如：“我再CALL你，下次去饮茶呀!”，亦可以直接的表示：“与你谈很开心，下星期有时间再出来倾过呀!”

　　3、总结：如有需要，可简单总结内容。但一般的社交闲谈，这不大重要，过分着意反为不美，一两句说话很足够。如：“现在才知大家都是话剧迷，改日一定找你再畅谈一番。

管理者的有效沟通技巧

　　1.赞美行为而非个人。

　　举例来说，如果对方是厨师，千万不要说：你真是了不起的厨师。他心里知道有更多厨师比他还优秀。但如果你告诉他，你一星期有一半的时间会到他的餐厅吃饭，这就是非常高明的恭维。

　　2.透过第三者表达赞美。

　　如果对方是经由他人间接听到你的称赞，比你直接告诉本人更多了一份惊喜。相反地，如果是批评对方，千万不要透过第三者告诉当事人，避免加油添醋。

　　3.客套话也要说得恰到好处。

　　客气话是表示你的恭敬和感激，所以要适可而止。有人替你做了一点点小事，你只要说谢谢。、对不起，这件事麻烦你了。至于才疏学浅，请阁下多多指教。这种缺乏感情的客套话，就可以免了。

　　4.面对别人的称赞，说声谢谢就好。

　　一般人被称赞时，多半会回答还好!或是以笑容带过。与其这样，不如坦率接受并直接跟对方说谢谢。有时候对方称赞我们的服饰或某样东西，如果你说：这只是便宜货!反而会让对方尴尬。

　　5.有欣赏竞争对手的雅量。

　　当你的对手或讨厌的人被称赞时，不要急着说：可是……，就算你不认同对方，表面上还是要说：是啊，他很努力。显示自己的雅量。

　　批评时，绝不要……

　　6.批评也要看关系。

　　忠言未必逆耳，即便你是好意，对方也未必会领情，甚至误解你的好意。除非你和对方有一定的交情或信任基础，否则不要随意提出批评。

　　7.批评也可以很悦耳。

　　比较容易让人接受的说法是：关于你的……，我有些想法，或许你可以听听看。

　　8.时间点很重要。

　　千万不要在星期一早上，几乎多数人都会有星期一忧郁的症状。另外也不要在星期五下班前，以免破坏对方周末休假的心情。

　　9.注意场合。

　　不要当着外人的面批评自己的朋友或同事，这些话私底下关起门来说就好。

　　10.同时提出建议。

　　提出批评之外，还应该提供正面的改进建议，才可以让你的批评更有说服力。

　　回话时，要小心……

　　11.避免不该说出口的回答。

　　像是：不对吧，应该是……这种话显得你故意在找碴。另外，我们也常说：听说……，感觉就像是你道听涂说得来的消息，有失得体。

　　12.别回答果然没错!

　　这是很糟的说法，当对方听到这种响应时，心中难免会想：你是不是明知故问啊?所以只要附和说：是的!

　　13.改掉一无是处的口头禅。

　　每个人说话都有习惯的口头禅，但会容易让人产生反感。例如：你懂我的意思吗?、你清楚吗?、基本上……、老实说……。

　　14.去除不必要的杂音。

　　有些人每一句话最后习惯加上啊等语助词，像是就是说啊、当然啦，在比较正式的场合，就会显得不够庄重稳重。

　　15.别问对方你的公司是做什么的

　　你在一场活动遇到某个人，他自我介绍时说自己在某家公司工作。千万别问：你公司是做什么的?这项活动也许正是他们公司举办的，你要是不知道就尴尬了。也不要说：听说你们做得很好!因为对方可能这季业绩掉了3成。你应该说：你在公司担任什么职务?如果不知道对方的职业就别问，因为有可能他没工作。

　　16.别问不熟的人为什么

　　如果彼此交情不够，问对方为什么?有时会有责问、探人隐私的意味。例如，你为什么那样做?、你为什么做这个决定?这些问题都要避免。

与人沟通的技巧与方法有哪些

　　与人沟通的技巧与方法一、提问的语气要温和肯定

　　一般来说，销售人员提问的语气不同，客户的反应就不同，得到的回答也不同。例如，“这位女士，您杀价这么狠，我们能接受吗?”“这位女士，您的杀价远远超出我们的估计，有商量的余地吗?”这两句话虽然者B是提问，但语气大有不同，前者似乎有挑战的意思，它好像要告诉客户：

　　“如果你杀价太狠，我们就没什么可谈的了”。而后者则能使谈话的气氛缓和许多。可见，提问的语气会直接影响客户的态度。平时，在与人交往中，你会发现，用肯定的语气与人交谈会给别人可信可亲的感觉。反之，用否定的语气与人交谈，则会给别人留下疏远疑惑的印象。因此，销售人员在销售过程中，要多用肯定的语气与客户交谈，这样才能使客户对你所销售的产品产生更大的兴趣。不要问：“我想知道您是否还有足够的洗发膏?”“我能使你对改变办公室的布局和装潢发生兴趣吗?”像这类问题均不应向客户提出。你可以借鉴一些好的开头，比如，“您想……”“您愿不愿意……”“您是否……”“您已经……”等等。总之，推销工作开始进行时，你应该集中谈论客户感兴趣的问题。

　　与人沟通的技巧与方法二、提问时切忌无的放矢

　　销售员必须记住：向客户提问必须切中实质，不要无的放矢。也就是说，与客户沟通过程中的一言一行都必须紧紧围绕着特定的目标展开，对客户提问时同样要有目的地进行，千万不要漫无目的地脱离最根本的销售目标。

　　在向客户推销产品时，一定要带着目的性向客户提问，否则，盲目的提问是毫无意义的。比如，有一位牧师问一位老者：“我可以在祈祷时吸烟吗?”他的请求自然遭到了坚决的拒绝。另一位牧师又问同一位老者：“我可以在吸烟时祈祷吗?”他被允许了。后面牧师的提问意愿与前面牧师的提问意愿相同，为什么前面那位牧师遭到了拒绝，而后面那位牧师却获得了允许呢?因为前面那位牧师没有思考他提问的目的，而后者那位牧师很明确自己提问的目的，因此，他非常注意措辞，措辞一变，结果也随之发生改变。

　　与人沟通的技巧与方法三、不要向客户提出“最后通牒”

　　在销售过程中，有的销售人员往往要求在面谈中向客户提出这样的问题，比如，“您到底买不买呢?”“您还不做购买决定?”“我们今天能否达成协议?”“您是否接受我的推销建议?”“你会购买这种产品吗?”这些类似发出“最后通牒”的提问往往使客户很反感。从另一个角度看，这种提问也违反了销售心理学的一条规则，即要避免提出一些容易遭到反对的问题。以“最后通牒”形式询问客户的意见，只会招致否定的答复。比如，“我们再来谈一谈你要不要这个产品好吗?”这样的提问只能引起客户的反感，得到否定拒绝的答案：“不!不!我现在不想谈这个!”

　　因此，为了摆脱销售人员一方的压力，客户会毫不留情地拒绝销售人员的建议。所以，在诱导客户购买产品的时候，销售人员千万不要提出“最后通牒”式的命令性问题。

　　与人沟通的技巧与方法四、提问时必须保持礼貌和谨慎

　　谨慎的提问等于获得了一半的智慧。虽然有效的提问对于同客户保持良性沟通具有很多好处，但是如果在提问过程中不讲究方式和方法，那不仅达不到预期的目的，恐怕还会引起客户的反感，从而造成与客户关系的恶化、甚至破裂。因此，在与客户展开沟通的过程中，销售人员对客户进行提问时必须保持礼貌，不要给客户留下不被尊重和不被关心的印象;同时还必须在提问之前谨慎思考，切忌漫无目的地信口开河。一般地说，每个客户在说话时都不喜欢被鲁莽地打断，也不喜欢听带有某种企图的销售人员在那里喋喋不休地夸奖自己的产品。当销售人员以征求客户意见的礼貌方式和态度向他们提出友好而切中他们需求的问题时，客户就会渐渐放松对销售人员的警惕和抵触心理。当然，如果销售人员提问题不谨慎，提出的问题因为完全没有经过大脑考虑而显得愚蠢时，客户会更加恼怒，甚至会毫不犹豫地将销售人员赶出门外。总之，在销售的发展阶段，在利用提问说服客户时，锤炼提问艺术有利于把握客户的需求，有利于保持良好的客户关系，有利于销售人员掌控交谈进程，更有利于减少销售人员与客户之间的误会。因此，锤炼提问艺术对销售人员成功说服客户具有非常重要的作用。

高效管理沟通技巧

　　“和我一起工作过的一些杰出领导者有时需要向员工传递强硬信息。但沟通后，员工反而感到信心饱满，备受鼓舞。”

　　他说，只有提前计划，才能取得这样的结果。

　　年轻的领导者通常利用精心制作的华丽幻灯片阐释自己的观点和分析。他们往往认为这样做就算完事了。但谢先生说，这些领导者往往在最后一环败下阵来，因为他们没有向员工表明会后该做什么。

　　结果是，会后涛声依旧。而这些年轻的领导者通常对此感到震惊。为此，他们又召开一次会议，质问为什么员工什么都没做。

　　谢正炎说，表明员工需要采取的行动听起来简单甚至有点不言自明。但对很多领导者来说，却很陌生。

沟通小技巧

　　技巧一：引导别人谈论他们自己

　　与别人交谈时他们最感兴趣的话题是他们自己。尽量使用“您”或“您的”，而不是“我”或“我的”，要学会引导别人谈论他们自己。

　　技巧二：牢记与人沟通的四大原则

　　原则一：八零，二零法则——20%问问题，80%倾听，学会听话。

　　原则二：勿打断他人。

　　原则三：勿指出他人的错误。

　　原则四：勿猜测对方的心意。

　　技巧三：如何巧妙的说服别人

　　当你说一些有利于自己的事情时，不要直接阐述，而是引用他人的话，让别人来替你说话。如有人问你，这产品的质量到底如何，可以这样回答：“我的邻居已用了3、4年了，仍然好好的。”人们通常很少怀疑你间接描述的事实的真实性，会认为你是站在他一边看待和分析问题的。

　　技巧四：如何巧妙的赞美别人

　　一方面，赞扬行为本身，而不要赞扬人。如表扬他的设计方案出众比直接夸奖他人有才华会更让人信服。

　　另一方面，赞扬要具体、实在，不宜过分夸张。如对女士说“这件衣服穿在你身上真漂亮”会比直接说“你真漂亮”更有效果。

　　技巧五：如何巧妙的批评别人

　　批评时必须考虑对方感受，尽量在单独相处时提出。在批评之前，略微的给对方一点赞扬，创造了一个和谐的气氛后，再展开批评。此外，在告诉他做错了的同时，要告诉他正确的方法。

沟通的技巧案例分析

　　如某物管人员小王，接到业主的投诉，称他所在的居民楼，有人在楼梯拐角处放煤炉烧水，污染空气，也影响过往通行。小王找到煤炉的主人李先生核实情况，请他遵守《业主规约》，不要为了自己方便，就将煤炉这样的私人物品，放在公共的区域里，影响整体环境。李先生丝毫不理睬小王的话，还是将煤炉放在老地方，于是小王接连去了李先生家三次，苦口婆心地请李先生尊重相邻业主的权益，可李先生非常固执，执意要将煤炉放在那里。要先生不讲理，可问题还是要解决，于是小王想到请李先生有交情的保洁员小胡出面，和李先生沟通，劝他把煤炉拎回家。然后小王又请李先生的母亲帮忙做他的思想工作，李先生是孝子，又讲兄弟义气，经过多方面努力，问题得以解决。多管齐下，是非常积极的沟通技巧，一条路走不通，想方设法从其他方面入手，寻求缓解人际矛盾的各种力量，共同解决纠纷，促进小区和谐。

　　多管齐下

　　多管齐下，意思是指单凭一方或一己之力，很难解决问题，若汇聚各方力量、多人之力，问题就会迎刃而解。俗话说“一个好汉三个帮”，有时光靠物管人员的努力，并不能解决与业主的纠纷，需要借助社区、业委会、政府主管部门等第三方力量，共同协作，把问题解决。第三方相对物管人员和业主两方，因为没有利益冲突，所以更容易客观看待事情，从中立的角度分折双方的过错得失，有利于公平、公正地解决问题。在实际沟通过程中，多管齐下不仅指借助第三方力量，还指灵活运用其他的力量，如业主家中明事理的家人，与业主相熟的其他物管人员等。

有效沟通的技巧和方法

　　每一个客户都是我们的好朋知已，应该保持联络、增进沟通，不要业务谈完之后，就把客户忘记了，等到有需要时再去找别人，那么客户肯定不愿意与您合作了，因为他们会觉得您是一个薄情寡义之人。我们应该不定期或定期的与客户联络和交流，诸如：以电话问候、一起喝喝茶、或其它之类的活动。一般关于问候和联系的内容及时间是根据您平时对该客户的了解而定的。包括客户的工作安排情况、爱好兴趣等。如果您能做到这一点，我相信您在与他们联络时应该不会出现多大的问题。

　　不管什么样的沟通交流活动、我们都必须事先明确我们的目的。不要等活动都搞完了，还不知道自己究竟要干什么，是什么目的。我在实践中就碰到多个这样的事情，有些业务员花费大笔的费用去和客户吃饭，本来事先准备做好好的，要达成什么样的目的也预计好了，可是几杯烈酒下肚，什么都忘了，有的高谈阔论，有的竟与客户称兄道弟等，结果饭一吃完，什么都没有办好，还得花一大笔钱，再次宴请别人，这时您还得看别人给不给面子，有没有时间。

　　总言之，与客户做到有效沟通，必须做到：知已知彼、谦虚谨慎、坦诚相待、目的明确。

面对投诉的沟通技巧

　　沟通技巧：移情法

　　顾名思义，“移情法”就是通过语言和行为举止的沟通方式向宾客表示遗憾、同情，特别是在宾客愤怒和感到非屈的时候的一种精神安慰。

　　“移情法”用语举例：

　　我能明白你为什么觉得那样┄┄

　　我能理解你现在的感受┄┄

　　那一定非常难过┄┄

　　遇到这样的情况，我也会很着急┄┄

　　我对此感到遗憾┄┄

　　沟通技巧：三明治法

　　“三明治法”就是告诉我们与宾客沟通时如何避免说“不”的方法。

　　“三明治法”就是两片“面包”夹拒绝：

　　第一片“面包”是：“我可以做的是┄┄”

　　告诉宾客，你会想尽一切办法来帮助他，提供一些可选择的行动给宾客。

　　第二片“面包”是：“你能做的是┄┄”

　　告诉宾客，你已控制了一些情况的结果，向宾客提出一些可行的建议。

　　“三明治法”用语举例：我们可以做┄┄;您可以做┄┄

　　沟通技巧：谅解法

　　“谅解法”要求受理人在接受宾客的投诉时，迅速核定事实，并向宾客表示歉意，安抚其情绪，尽量用宾客能够接受的方式取得宾客的谅解的方法。

　　“谅解法”用语举例：

　　避免说：“您说的很有道理，但是┄┄”

　　应该说：“我很同意你的观点，同时我们考虑到┄┄”

　　沟通技巧：3F法

　　“3F法”就是对比投诉宾客和其他宾客的感受差距，应用利益导向的方法取得宾客谅解的一种沟通技巧，是心理学中从众心理的一种应用。

　　“3F法”用语举例：

　　宾客的感受(feel):“我理解你为什么会有这样的感受”。

　　别人的感受(felt)：“其他宾客也曾经有过同样的感受”。

　　发觉(found)：“不够经过说明后，他们发觉这种规定是保护他们的利益，您也考虑一下好吗?”

　　沟通技巧：7+1说服法

　　“7+1说服法”就是针对宾客投诉的产品或服务进行分段说明与宾客体验相结合，以取得宾客认同的一种沟通技巧。

　　“7+1说服法”要点：

　　与宾客讨论，使之分段同意;宾客的体验;

　　沟通技巧：引导征询法

　　“引导征询法”是一种为了平息宾客不满，主动了解宾客的需求和期望，取得双方认同和接受的沟通技巧。

　　经验告诉我们，单方面地提出宾客投诉处理方案往往会引起宾客的质疑和不满，那么我们可变化一种思路来主动询问宾客希望的解决方法，有时却更能被宾客所接受。

　　“引导征询法”用语举例：

　　“您需要我们怎样做您能满意呢?”

　　“您有没有更好的处理建议呢?”

　　“你觉得另外几种方案那一种合适呢?”