供应商联络函模板

电子商务邀请函范文

　　尊敬的 ：

　　中 国—欧盟信息社会项目是我国与欧盟在信息化领域的重要合作项目，旨在加强中国—欧盟交流与合作，通过信息化推动经济和社会发展。近年来，中国—欧盟信息社会项目办公室在各政府有关部门的合作与支持下，通过开展中国—欧盟有关法律法规的比较研究，信息化建设地方示范项目以及电子政务培训，推动高层对话和信息 化能力建设等方面取得了显著的成果。

　　为交流中欧电子商务绩效评估研究的新进展、新成果，研讨中国以政府信息化推动的电子商务建设的地区案例，促进中国—欧盟更多富有成效的合作项目，中国—欧盟信息社会项目办公室定于2011年6月3日-7日在湖南长沙举办“电子政务/电子商务绩效评估案例研讨会”。

　　特此邀请。

　　(会议简介及日程安排见附件。)

　　中国—欧盟信息社会项目办公室

　　二〇一一年四月二十三日

　　电子政务/电子商务绩效评估案例研讨会简介

　　一、组织机构：

　　主办单位：中国—欧盟信息社会项目办公室

　　支持单位：湖南省信息产业厅

　　湖南省人民政府经济研究中心

　　湖南省信息协会

　　承办单位：《电子政务》杂志社

　　二、时间和地点

　　会议时间：2011年6月3-7日(6月2日全天报到)

　　会议地点：湖南·长沙

　　三、会议内容：

　　会议主题：中国—欧盟电子政务/电子商务绩效评估案例研究

　　会议主持：周宏仁(国家信息化专家咨询委员会常务副主任)

　　会议内容：

　　1、中欧信息社会项目负责人介绍项目背景;

　　2、中欧电子商务绩效评估研究的新进展;

　　3、电子商务绩效评估地区案例研究;

　　4、“某直辖市城市商务健康度指标体系研究案例”介绍;

　　5、主持人点评及总结;

　　6、湖南省境内考察。

　　四、拟邀参会人员：

　　中欧信息社会项目代表，国家信息化专家，各省市电子政务/电子商务主管部门领导、信息处(科)负责人，电子商务运营单位负责人等

　　尊敬的会员及各相关企业：

　　为帮助深圳企业开拓国际市场，了解国外各行业的生产及市场前沿信息，加强国际间的经贸交流合作，深圳市宝安区创意产业联合会受斯里兰卡国家商务部的邀请，将于2010年12月组织企业赴斯里兰卡进行商务考察及经贸洽谈活动。 本次考察将安排大家听取斯里兰卡国家商务部官员介绍斯里兰卡情况，利用外资政策和招商合作项目，全面了解斯里兰卡投资环境，同时还将参观斯里兰卡的工厂、企业和综合贸易市场，实地了解斯里兰卡的变化和经济运行情况。考察活动期间还将参观斯里兰卡文化景点，更加丰富这次商务考察的内容和行程。

　　我们诚邀各行业协会、企业及相关单位积极参与。由于本次活动人数有限，请大家抓紧报名!报名截止时间为：2010年11月20日。

　　您好!由中国信息经济学会电子商务专业委员会、阿里巴巴集团研究中心主办，杭州师范大学阿里巴巴商学院承办的“第一届中国(杭州)安全电子商务学术会议(The 1st China Conference on Secure E-Business,CCSEB)”，将于2009年11月27日至30日在素有“人间天堂”美誉的电子商务学术会议邀请函范本国际旅游大都市中国杭州西子湖畔隆重召开。大会组委会诚挚邀请您出席会议交流。

　　会议将由中国工程院倪光南院士、西安交通大学李琪教授、浙江大学陈德人教授、电子科技大学吴跃教授、阿里巴巴集团首席架构师王坚博士共同担任主席。50余名领域知名专家组成会议程序委员会，全面负责会议主题报告、合作交流、学术出版等工作。会议人员规模估计达到300人左右，届时国内外著名专家将到会作专题报告，相关企业将展示他们的最新研究成果。中国信息经济学会、杭州市人民政府、阿里巴巴集团等单位领导也将出席本次会议。

　　本次大会将围绕“安全电子商务”的最新研究领域，为来自国内外高等院校、科研院所、企事单位的专家、教授、学者、工程师提供一个代表国内“安全电子商务”产学研界最高水平的高层信息沟通平台，探讨本领域发展所面临的关键性挑战问题和研究方向。

通知书之给客户的通知函模板

　　致客户产品调价通知函

　　尊敬的客户:

　　你们好！

　　感谢您一直以来对我公司的支持和帮助！我司本着质量第一，客户至上的精神，多年来为我公司用户提供高质量的产品和服务，获得了广大用户的认可。2014年国内企业生存环境承受了劳动力成本上升、原材料价格上涨、售后服务环节增加、通货膨胀趋势加重等多重挤压，我们上海磊恩化工也不例外。2014年下半年以来，我公司一直承受着因原材料、人力成本（加工费、人工费）、运输、市场研发费等价格上涨而导致生产成本上升的困扰。特别是废酸处理成本费用提高很大。

　　为了我司的可持续发展并能更好地为客户长期服务，本着长期诚信服务、共同发展、质量取胜的经营理念，经过多方面的慎重考虑，我公司决定从2015年1月1日开始，对本公司工业盐酸产品价格做适当调整（现各型产品价格涨幅约40%），以缓解不断上涨的成本压力望贵公司慎重考虑。此次价格调整希望能够得到您的理解与支持，我们也将一如既往地以高品质的专业服务全力回报广大客户的厚爱和支持。

　　特此函告！

　　顺祝商祺！上海磊恩化工有限公司2014年12月17日

商务沟通信函格式

　　银座集团股份有限公司

　　致To：山东翔飞经贸有限公司由Fro银座集团股份有限公司

　　收件人Attn：发送人Fro张三，李四

　　页数page：传真Faxno:

　　主题subjects：沟通函日期Date：

　　尊敬的：

　　您好！年月份已经过去，在贵公司的鼎力支持下,我商场整体销售保持了良好

　　的增长势头，卖场营运、员工管理等方面均取得了较大幅度的提升。为进一步促进双方

　　协作，现将我商场年月份整体情况及贵品牌在我商场运营情况与贵公司做如下沟

　　通：

　　第一部分：整体情况

　　１

　　第二部分：品牌情况

　　２

　　以上是2999年9月份的沟通内容，请您在百忙之中给予关注，并对我们的工作及服务提

　　出改进意见，我们将不胜感谢。我们全体员工将全力配合贵公司的工作，为提高销售业绩做出我们的贡献。

　　２

商务信函格式样本

　　您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。您给他的每一份信函、邮件或者传真，都代表着您公司的形象，显示您公司的水平和实力，同时，相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。所以，商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。

　　商务信函写作前言

　　作为一家外贸出口企业，您必须经常跟您的国外客商打交道。因而，各种商务信函的写作成了您工作中的一个重要部分。您是否有这样的感受，花费了大量的时间和精力，对自己所写的信件是否专业、是否符合通常的规范却没有十足的把握。在本手册里，我们将为您介绍商务信函写作的基本知识和技巧，相信对您的工作具有很高的参考价值。

　　商务信函的重要性

　　也许你会问“商务信函真的这么重要吗”？是的，答案是肯定的。

　　让我们一起来看看以下的调查结果。

　　当买家和供应商从互相并不了解的基础上开始进行业务联系时，买家通常是怎样来评估跟他联系的供应商的呢

　　[参考全美最畅销的贸易书籍“BuildinganI-ExportBusiness”]以下5个方面是买家最关心的：

　　供应商如何回复买家的邮件

　　供应商网上的简介和/或目录是否做得专业？当买家询问信息时，供应商是否完整答复所有问题

　　供应商的信头是否写明了公司地址和传真号码

　　供应商如何答复买家提出的要求

　　供应商多久做出答复？供应商是否愿意对产品进行修改？买家询问多个问题时，供应商是否答复所有的问题

　　供应商的信用如何

　　供应商的银行信用记录如何？供应商银行帐户开立的年数？大致的通常收支情况？银行给供应商的贷款额度

　　银行对供应商的帐户情况是否满意

　　供应商贸易往来的信用如何

　　合作者与该供应商的合作年数？供应商可承受多大的定单？交货是否及时？是否能准确地完成定单

　　供应商是否使用了标准质量管理认证体系

　　比如ISO9000、ISO14,000(环境)、HazardAnalysisatCriticalPoints

　　(适用于出口美国的海产品)

　　由此可见，您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。您给他的每一份信函、邮件或者传真，都代表着您公司的形象，显示您公司的水平和实力，同时，相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。所以，商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。

　　商务信函的基本结构

　　传统信件

　　这里我们介绍一种商务信函中最通用的格式－齐头式。主要特征就是每行均从左边顶格写，常常采用开放式的标点方式，即除了信文部分，其它部分在必要时才使用标点。信中各段落之间均空一行。

　　1、信头Theheading

　　信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。

　　通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

　　2、编号（写信人的名字缩写）和日期Thesenderna

　　这部分内容是为了方便今后查询信件用的。

　　3、封内地址Theinsideaddress

　　这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。

　　4、事由Thesubjectheading

　　事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。

　　5、称呼Thesalutation

　　指对收信人的一种称呼。

　　较常使用的有DearSirs,DearMada。称呼后面的标点，一般使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。

　　6、开头语Theopensentences

　　开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。

　　7、正文Thebodyoftheletter

　　信的主体。一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏。我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。

　　8、结尾语Theco

　　结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。

　　9、结束语Theco

　　结束语是结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相呼应。例如：“Sincerely,”“BestRegards,”or“YoursTruly,”.结束语写在结尾语下隔一行，只有第一个字母大写，后面加逗号。

　　10、签名Thesignatrue

　　写在结束语的下面，签上写信人的名字。如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。签名的下面，最好写上发信人的职位。

　　11、附件Enclosure

　　如果信中有附件，应在左下角注明Encl.或Enc。

　　例如：

　　Encls:2Invoices

　　Enc.:1B/Lading

　　电子邮件

　　众所周知，电子邮件即E-是如今我们做电子商务使用最普遍的一种联系手段。电子邮件使用方便，信息传递迅速高效，且非常节省成本。但是E-的撰写也并不是一件很容易的事情。您知道，当一封E-发送出去后，只要收信人在线，他可以几分钟内就收到。所以，在您发送前，必须要检查一下您所写的内容是否正确合适，因为一旦您点击了发送键后，您就再也无法将其收回了。

　　通常我们理解E-的撰写风格可以比传统的信件，传真等稍加随便一点。但是我们在这里还是要建议大家，即便是写E-，由于是谈论公事，所以还是采用正式严肃的风格。尤其当您是第一次跟收信人联系的话，正式的商务信函能让您留给对方非常专业的印象。

　　1、收信人的邮箱2、发信人的邮箱3、写信日期

　　写日期时，请注意以下几点：

　　a.年份要写完整，不能用03代替2003。

　　b.月份要写英文名称，不能用数字来代替，如31/3/03不能在正式的信件中出现。但是可以用英文缩写，比如用Aug.代替August。

　　4、时间5、主题6、称呼7、正文8、结束语9、签名10、联系方法

　　这部分内容要完整,包括写信人姓名、职位、公司名称以及联系方法（地址、电话、传真、邮箱、网址）。写地址时请注意：一般来说，门牌号和街道名称之间不用逗号点开，但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。您可以在自己的邮箱系统中事先做好一个模板。每次写信只要选择这个模板，信件会自动显示这些内容。

　　商务信函写作的要点

　　写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。

　　1、口语化

　　每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Yourletterhasbeenreceived”，“Yourco”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“Wearelookingintoyourco”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。

　　想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“Ia”。既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。

　　2、语气语调

　　由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

　　3、真诚

　　不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。

　　4、直接

　　跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。

　　5、礼貌

　　我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,yourestee等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。

　　特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。

　　还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。

　　6、简洁

　　就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“ho”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goodshavebeensent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“for”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。

　　8、精确

　　当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

　　9、针对性

　　请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“DearSirs”or“DearSirorMada。

　　10、语言朴实

　　前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“Welookfor”，就不如直接写成“Wehopetohavetheopportunityto”，这样才更加符合西方人的语言习惯。

　　11、回复迅速及时

　　给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。

　　12、标题

　　这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题“Ho”，“Can”，建议您改成“Proposal:BrightIdeasI--ZhejiangTextile'sPartnershipOpportunity”或者“Introduction:OurProductOfferingsforBrightIdeasI”这样您的邮件会显得更加专业。

　　13、校对

　　写完之后，一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下您所提供的事实，数据等是否有错。我们都会犯错，但即使在您的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。

　　最后，通篇读一下您的信函，对照前面提到的所有规则，您的信函都符合要求了吗

　　商务信函案例分析

　　很显然，这封邮件有很多缺点，首先语句呆板，严重的“生意腔”使邮件毫无生气。句子长而乱，含义模糊。没有提供足够的资料来支持自己的论点。更糟糕的是，措辞冒昧，极不礼貌。针对这些不足，我们再来看一下另一个版本。

　　现在您觉得好多了吧！我们说过，即使这次不能满足对方的需求，只要我们处理得当，还是可以保留住潜在合作的机会。有时候，信函的作用就是这么重要。

商务信函的格式范文

　　一、事务邮件：

　　x经理/总：

　　您好！

　　非常荣幸能够代表我公司与您联系。

　　我是xxxx公司的xxx（职位）的xxx（姓名），今天将您所感兴趣的我司产

　　品报价及相关介绍发送给您，请您查阅！

　　如果邮件中有任何不清楚的地方或者您需要我们提供任何帮助，请您联系我，电

　　话：，或联系xxx（该客户的具体主管以上负责人）手机号：xxxx。恭祝商祺！

　　xxx

　　二、问候邮件：

　　例一：

　　x经理/总：

　　您好！

　　在这个阳关灿烂的日子里，祝您身体健康，心情愉快！

　　（在这个特别的日子里，为您送上最真挚的祝福，祝您：生日快乐！工作顺利！）

　　xxx公司xx敬上例二：

　　x经理/总：

　　您好！

　　生活是一种态度，拼搏奋斗之间自由来去，才是生活的真谛！生活是一种心境，慢慢体会了才会有温馨浪漫的甜蜜……今晨阳光灿烂，空气清爽怡人，我愿将这人间最美的时刻送给您。

　　祝您生活愉快，事业蒸蒸日上！

　　xxx公司xx敬上例三：

　　x经理/总：

　　您好！

　　一份真诚，能胜万两黄金；一缕温暖，能抵万里寒霜；一句真心的问候，送来我最美好祝愿：忙碌的日子不要忘记照顾自己的身体，祝您身体健康，工作顺利！

　　xxx公司xx敬上例四：

　　x经理/总：

　　新年好！

　　值此20XX新年来临之际，xxxx（公司）向贵公司表示最衷心的感谢和最诚挚的祝福，

　　感谢您长期以来对我们的支持和信任！

　　在过去的一年中，我们的团队在您的支持、鼓励、批评下得到了一定的成长。未来的中国是服务的王国，得服务真谛者得天下！你我携手共同为车主创造出体验更加温馨、融洽、激情的消费天空。您的标准就是我们努力的方向。在私下直言批评的是我们的真朋友！请提高您对我们的标准！

　　让我们共同携手创造明天、后天!我们的团队还很幼稚，需要指点、批评、鼓励等各种成长的“营养素”，这是您赐予我们最有价值的礼物。

　　愿我们成为您生命中的礼物，虽然不期而至闯入您的世界，但从此为您打开全新的一扇窗——那一片天空下，生命真挚而温暖，彼此尊重、呵护，彼此温暖。这是我们共同的愿景，这是我们共同的理想！

　　新春来临，万象更新，xxxx全体员工衷心祝愿贵公司大展宏图、事业兴旺！顺祝春节愉快，身体健康，阖家欢乐！

　　xxxx公司

　　三、感谢信：

　　x经理/总：

　　您好！

　　感谢您长期以往对我司的支持与信任，

　　注意：

　　一、关于主题

　　1.一定不要空白标题。

　　2.最好写上来自公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。

　　3.标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。

　　4.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。

　　5.可适当用使用大写字母字符（如“！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，

　　特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

　　6.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要Re一大串。

　　7.最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前

　　忘记检查主题。

　　二、关于称呼与问候

　　1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度。

　　邮件的开头要称呼收件人。称呼是第一行顶格写。

　　开头结尾最好要有问候语

　　“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。

　　结尾常见写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

　　三、正文

　　正文要简明扼要，行文通顺。

　　若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须通报的以示对对方的尊重。

　　2.注意e的论述语气

　　尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。

　　正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

　　如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短干练。

　　4.一次邮件交待完整信息

　　5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

　　四、附件

　　1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。

　　2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。

　　3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。

　　4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。

　　5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。

　　6.如果附件过大（不宜超过2），应分割成几个小文件分别发送。

　　五、语言的选择和汉字编码

　　中文用宋体或者新宋体，英文就用Verdana或者Arial字型，字号用五号或10号字即可。

　　六、结尾签名

　　1.签名信息不宜过多。

　　电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多，一般不超过4行。

　　2.不要只用一个签名档

　　对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在ouTLooK中设置多个签名档，灵活调用。

　　3.签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。

　　七、回复技巧

　　1.及时回复e

　　收到他人的重要电子邮件后，理想的回复时间是2小时内。

　　对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复收到，说明正在处理。

　　如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

　　2.进行针对性回复

　　当答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。

　　3.回复不得少于10个字

　　4.不要就同一问题多次回复讨论

　　如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。

函的格式及范文

　　范文一：通知事宜函

　　国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函

　　国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局：

　　为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下：

　　一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。(略)

　　二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。(略)

　　三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。(略)

　　四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。(略)

　　上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。

　　国务院办公厅(盖章)

　　20xx年一月三日

　　范文二：征求意见函

　　国务院办公厅关于征求

　　《国家行政机关公文处理办法(草案)》

　　意见的函

　　国办函 [1999] ××号

　　各省、市、区人民政府、国务院各部门办公厅(室)：

　　现将我们草拟的《国家行政机关公文处理办法(草案)》送给你们，请组织有关同志讨论修改，并将修改意见于十一月底前告诉我们。

　　国务院办公厅(盖章)

　　20xx年x月x日

商务函的格式及范文格式

　　道歉函

　　xx市兴达贸易有限公司：

　　贵公司20xx年x月x日函收悉。函中所诉20xx年1月7日《购买电脑桌合同》中，所收的35套黄花牌电脑桌部分出现接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重视，现已就此事进行调查。

　　经有关邵门查实：我厂生产的xxxx型黄花牌电脑桌，出厂时，经质检部门检验全部为优质产品。函中所提的部分电脑桌出现接口破裂，是由于我方工人在出仓时搬运不懊造成的。衬贵公司的损失，我公司再次深表歉意，并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度，以及公证人证明和检验证明书，我介司将以最快的速度按实际损失给予无条件赔偿。

　　对此，我们将引以为戒，查找工作中存在的问习题和不足，制仃改正措施杜绝此类事件的发生。

　　希望能够得到责公司谅解，继续保持良好的贸易往来关系。

　　候复

　　xx市光明家具有限公司

　　20xx年8月9日

　　文章来源网络整理，请自行参考使用

2015年会供应商邀请函范文

　　致：尊敬的各供应商

　　您好!感谢百忙之中阅读此邀请函。

　　承蒙贵公司一直以来的鼎力支持，我公司的业绩才能蒸蒸日上。为此，特向贵公司同仁致以真诚的感谢!

　　新年将临，为感谢广大员工的辛勤工作，我司谨定于XXXX年XX月XX日举行XXXX年新春晚宴暨抽奖活动。为提高活动气氛，特希望贵公司能慷慨解囊，惠以赞助。

　　竭诚欢迎贵公司积极参与和赞助!特函奉商，期能共襄盛举。谨祝商祺，生意兴隆!

　　主办单位：XX市XXXXXXX有限公司

　　晚会地点：XX市XX大酒店三楼(XX区XX路3号)

　　晚会时间：XXXX年XX月XX日下午17：00入场，17：30开席

　　如蒙惠赐，请于XXXX年XX月XX日前回复，承蒙赞助，不胜感激!。

　　再次致以衷心的感谢!!!

　　再次致以衷心的感谢!!!

　　XX市XXXXXX有限公司

　　XXXX年XX月XX日

　　更多热门邀请函推荐：

　　1.热闹的民俗年会作文

　　2.英语读书会邀请作文

　　3.关于小升初的语文满分作文范文

　　4.小升初英语满分作文范文带翻译：放风筝

　　5.关于元宵节猜灯谜小学作文范文

　　6.2020七年级上册语文单元作文这就是我范文

　　7.初三雨的诉说作文范文

　　8.关于岁月如歌作文范文

写给供应商的通知函

　　各位亲爱的供货商朋友：

　　首先感谢贵公司在以前的合作中对我们小飞象的大力支持与配合，并建立了良好的合作伙伴关系，同时取得如此长久的发展。

　　国家规定从2013年7月1日起新劳动合同法开始施行，用人单位必须经过第三方劳动派遣公司给派遣员工缴纳五险：养老、生育、医疗、工伤、实业。如查出未给派遣的员工缴纳社保，会进行高额的处罚。请各厂家给予派遣到小飞象上班的促销员全部缴纳五险，避免劳动监察的检查及处罚。

　　请各厂家从2013年7月1日起给促销员缴纳五险，从8月31日之后未缴纳社保的厂家促销员不能在门店继续上班。但与小飞象签订的合同促销员人数不能以此借口进行减少，如果厂家上的促销员人数没有达到合同要求，我们会进行一天100元的处罚。请各厂家极力配合！

　　请各厂家按照我们以上要求执行，如果劳动监察查出有厂家未给促销员缴纳五险，因此带来的劳务纠纷和处罚由厂家承担。谢谢！

　　特此

　　知照

　　小飞象人力资源部2013年7月1日

通知书之供应商通知函范文

　　致供应商的函

　　尊敬的供应商：

　　您好！

　　龙腾霄汉开新宇,确立枝头报福音!值此辞旧迎新,吉祥喜庆的时刻,我们向您致以亲切的问候和诚挚的感谢.感谢您在过去的一年里对我们的支持和帮助.

　　我们始终秉承与供应商期互惠互利、共同发展的理念，真诚地认为供应商与客户同等的重要，为了更好的保持我们长期的良好合作关系,现将以下内容告知于您：

　　1、我司人员不收受供应商和个人赠送礼金(券)、礼品,对确有客观原因收受的礼金（券）、礼品，一律上缴。

　　2、我司人员不得受邀参加供应商的宴请。

　　3、我司始终坚持公平、公正、公开的原则与各供应商进行合作，反对任何形式的不正当竞争行为和手段,始终坚持性价比的原则，并衷心地希望您在2013年给予我们最好的价格、品质、交期以及服务。

　　4、在合作过程中,如果您发现任何我司业务人员有违规行为,请及时联系我们，邮箱cdkj@，以便我们更顺畅的沟通与改进,与您构建互利共赢的合作关系。

　　最后,祝您和您的家人新春愉快、身体健康、合家欢乐!

　　江苏长电科技股份有限公司2013年1月29日