情况说明函的模板

(公函)公文函的格式范文

　　函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

　　函的使用范围极广，使用频率极高，可谓公文中的"轻武器"。具体来说，函的用途主要包括四个方面:

　　1、平级机关或不相隶属机关单位之间的公务联系，往来。

　　2、向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项。

　　3、业务主管部门答复审批无上下级隶属关系的机关请求批准的事项。

　　4、机关单位对个人的事务联系，如复群众来信等。

　　1、使用广泛性。函的使用不受级别高低，单位大小的限制，收发函件的单位均以比较平等的身份进行联系。上至国务院，下至基层组织，企事业单位，社会团体都广泛地使用函。

　　2、行文多向性。函可以上行，下行，但大多数函作平行文。

　　3、用语谦敬性。不论什么类型的函，用语皆得注重谦恭有礼，尊重对方，力求得到对方更多的理解和支持。函是最注重使用文言词汇的公文。函是公文中最富有文学性的文种。

　　1、商洽函。即不相隶属机关之间商洽工作，联系有关事宜的函。如人员商调，联系参观学习等。

　　2、询答函。即不相隶属机关之间相互询问和答复有关具体问题的函。询答函实际上又可分出"询问函"和"答复函"。有些不明确的问题向有关机关和部门询问，用询问函。对机关和部门所询问的问题做出解释答复，用答复函。询答函涉及的多数是问题而不是具体的工作。

　　3、批请函。即用于不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的函。批请函实际上又可以分为"请批函"和"审批函"。请批函用于向不相隶属的主管部门请求审批事项，而审批函则用于主管部门答复不相隶属机关单位的请批事项。

　　4、告知函。即告知不相隶属机关有关事项的函。

　　以上是按内容和用途对函所作的分类。若按照文面格式分类，函可以分为公函和便函。若按照行文去向分类，函又可以分为去函和复函。

　　(一)标题

　　函的标题一般由发文机关，事由和文种构成，有时也可以只由事由和文种构成。

　　(二)正文

　　1、开头。写行文的缘由，背景和依据。

　　一般来说，去函的开头或说明根据上级的有关指示精神，或简要叙述本地区，本单位的实际需要，疑惑和困难。

　　复函的开头引用对方来文的标题及发文字号，有的复函还简述来函的主题，这与批复的写法基本相同。继而，有的复函以"现将有关问题复函如下"一类文种承启语引出主体事项，即答复意见。

　　2、主体。写需要商洽，询问，答复，联系，请求批准或答复审批及告知的事项。

　　函，或去函和复函的事项一般都较单一，可与行文缘由合为一段。如果事项比较复杂，则分条列项书写。

　　3、结语。不同类型的函结语有别。如果行文只是告知对方事项而不必对方回复，则结语常用"特此函告"，"特此函达"。若是要求对方复函的，则用"盼复"，"望函复"，"请即复函"等语。请批函多以"请批准"，"请大力协助为盼"，"望能同意"，"望准予××是荷"等习惯用语收束。复函的结语常用"特此复函"，"特此回复"，"此复"等惯用语。也有的函不写结语。

各单位之间发函格式-单位之间发函的模板

　　函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。函是应用写作实践中的一种常用文体。

　　函，从广义上讲，就是信件。它是人们传递和交流信息的一种常用的书面形式。但是，作为公文法定文种的函，就已经远远地超出了一般书信的范畴，不仅用途更为广泛，最重要的是赋予了其法定效力。2000年国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)规定，“函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。这说明，除有直属上下级之间隶属关系外的一切不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，甚至请求批准和答复审批事项，一律用“函”。国务院办公厅《关于实施国家行政机关公文处理办法涉及的几个具体问题的处理意见》在阐述“函的效力”时强调指出：“函作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。”（节选自《应用写作》杂志2004年第1期《泛议“函”的使用与写作》）

　　函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。

　　二、函的特点

　　（一）沟通性。函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。

　　（二）灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。

　　（三）单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。

　　三、函的作用

　　“函”有下列三方面的作用：

　　(一)相互商洽工作。如调动干部，联系参观、学习，联系业务，邀请参观指导……。

　　(二)询问和答复问题。如天津市民政局向民政部门询问的“关于机关离休干部病故抚恤问题”的问题以及民政部对此问题的答复，都是用“函”的形式。

　　(三)向有关主管部门请求批准。如《民政部关于请安排每年生产三百辆火葬运尸专用车的函》就是为向国家计划委员会请求批准而发的。

　　四、函的分类。

　　函可以从不同角度分类：

　　（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

　　（二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。

　　（三）另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。

　　五、函的结构、内容和写法

　　由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

　　公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

　　（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

　　1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

　　2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

　　（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

　　1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

　　2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

　　（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

　　（四）结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

　　（五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

　　署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。

　　五、撰写函件应注意的问题

　　函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。

　　其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。

　　“函”的写法同时要注意以下几点：

　　(一)要严格按照公文的格式写“函”。

　　(二)“函”的内容必须专一、集中。

　　一般来说，一个函件以讲清一个问题或一件事情为宜。

　　(三)“函”的内容必须真实、准确。

　　(四)“函”的写法以陈述为主，只要把商洽的工作，询问和答复的问题，向有关主管部门请求批准的事宜写清楚就行。

　　(五)发“函”都是有求于对方的，或商洽工作，或询问题，或请求批准。因此，要求“函”的语言要求朴实，语气要恳切，态度要谦逊。

　　(六)“函”的结尾，一般常用“即请函复”、“特此函达”、“此复”等惯用语，有时也不用。

　　[编辑本段]“函”的使用与写作

　　函，从广义上讲，就是信件。它是人们传递和交流信息的一种常用的书面形式。但是，作为公文法定文种的函，就已经远远地超出了一般书信的范畴，不仅用途更为广泛，最重要的是赋予了其法定效力。2000年国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)规定，“函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。这说明，除有直属上下级之间隶属关系外的一切不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，甚至请求批准和答复审批事项，一律用“函”。国务院办公厅《关于实施国家行政机关公文处理办法涉及的几个具体问题的处理意见》在阐述“函的效力”时强调指出：“函作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。”在这里，笔者想举一个例子来说明这个问题。国务院办公厅就宁波海关的行政级别问题答复浙江省人民政府和海关总署时，用的就是函的形式：

　　国务院办公厅关于同意宁波海关升格为正厅(局)级直属海关问题的复函

　　国办函〔2002〕31号

　　浙江省人民政府、海关总署：

　　浙江省人民政府《关于宁波海关升格为正厅级直属海关的请示》(浙政〔2001〕27号)收悉。经国务院领导同志同意，现函复如下：

　　同意宁波海关升格为正厅(局)级机构，隶属于海关总署，不增加人员编制。

　　其他有关事宜，请你们与有关方面协商办理。

　　国务院办公厅

　　二〇〇二年四月十八日

　　(引自《中华人民共和国国务院公报》，2002年第16号)

　　这份重要的文件，虽然以“函”的形式出现，但实质上具有法定效力，浙江省人民政府、海关总署均应按此执行。

　　所以，那些把“函”只作为一般书信对待的做法，认为“函”不如其他公文文种有权威的想法，都应该得到纠正。

　　[编辑本段]函的写作范例

　　四川省电力工业局关于

　　在宝珠寺水电站库区进行开发有关意见的函

　　广元市人民政府：

　　宝珠寺水电站于1996年10月开始蓄水,1996年年底首台机组投产发电,水库已基本形成。据了解,目前库区有关部门正积极筹划在宝珠寺水电站库区发展旅游业和养殖业。为保障水库和大坝的安全运行,现将我局有关意见函告如下。

　　一、宝珠寺水电站是由国家开发银行贷款,四川省电力工业局负责还贷建设的重点水电工程。

　　四川省电力工业局既是宝珠寺水电站工程的业主,又是工程主管部门。按照国家有关基本建设"谁投资,谁受益",的原则,四川省电力工业局拥有宝珠寺水电站工程(包括水库)的管理权和开发权,宝珠寺水电厂直接受四川省电力工业局领导,是宝珠寺水电站工程管理和开发的直接主体。尽管如此,为支持库区移民发展生产,根据《四川省大型水电工程建设征地补偿和移民安置办法》第三十条"大型电站形成后的水面和消落区,在服从工程管理机构的统一指挥、管理、调度和保证工程安全的前提下,由当地县级以上人民政府统筹组织移民优先开发利用"和水利电力部颁发的《水利水电工程管理条例》第二十三条"开展综合经营事业,应由工程管理单位统一规划。可由工程管理单位自营,也可以与有关单位签订经济合同,进行协作或联合经营,应注意有关社队利益,搞好团结和生产"的精神,我局原则同意当地县级以上人民政府统筹组织库区移民对宝珠寺水电站库区进行适当开发,但任何开发活动必须服从宝珠寺水电厂的统一规划,并与宝珠寺水电厂签订有关经济、安全、责任方面的协议。

　　二、根据国务院颁发的《水库大坝安全管理条例》第十条"兴建大坝时,建设单位应当按照批准的设计,提请县级以上人民政府依照国家规定划定管理和保护范围"的规定,宝珠寺水电站应划定管理和保护范围。但宝珠寺水电站首台机组刚投产,大坝未全部建成,大坝管理和保护范围尚未划定,依照批准设计和国家有关规定,大坝上游3-5公里,以及整个库区征地线以下,属大坝管理和保护范围。

　　根据《水库大坝安全管理条例》第十七条"在大坝管理和保护范围内修建码头、鱼塘的,须经大坝主管部门批准"和《水利水电工程管理条例》第十一条"确有必要在水利水电工程保护范围内进行建设等活动,应征得水利电力主管机关的同意"的规定,任何单位在宝珠寺水电站大坝管理和保护范围内进行开发活动,必须经四川省电力局批准后方可实施,未经我局批准擅自在大坝保护和管理范围内搞开发,都是违反国务院规定的。

　　三、凡是在水库以内的任何开发和经营活动,必须服从宝珠寺水电厂对水库的统一运用调度,不得影响水库的安全运行。库区的利用应在服从电厂的统一规划的前提下统筹规划,有计划、有组织地进行。

　　以上意见,特此函告。感谢贵府及其它各级地方政府对电力部门的工作给予大力支持和帮助。

　　关于鄂穗两地携手联合打捞"中山舰"的函

　　湖北省人民政府：

　　现沉于长江金口赤矾山江底的"中山舰"，是中国现代革命史上的重要历史文物，尽快将其打捞、修复和陈列展览，是海内外同胞的共同心声。

　　"中山舰"是重要的革命历史文物。该舰192喀年参加"保卫大武汉会战"时被日军炸沉。尽快打捞"中山舰"，使其重展英姿，是一件深得海内外同胞和两岸有识之士拥戴的义举。这对于充实完善中国现代革命史文物，并重现其历史价值，加强爱国主义教育和革命传统教育，增强整个中华民族的凝聚力和向心力，改善两岸关系，促进台湾回归祖国大业的早日实现，都具有重要的意义和作用。

　　由于"中山舰"在广州的时间长达21年，且围绕"中山舰"的几次主要历史事件都发生在广州。因此，"中山舰"是把广州建设成为中国现代革命史教育基地，向广州、全国乃至海内外同胞进行爱国主义教育和革命传统教育不可缺少的文物。近几年采，广东省、广州市人大、政协、民革，黄埔军校同学会中的不少代表、委员、成员，各界有关专家学者、人民群众，以及港澳台同胞、海外华侨、华人，纷纷向广州市政府采电来函．希望广州市政府主动与贵省联系章一起尽快组织打捞"中山舰"，并进行修复和陈列。为此，我们经过认真研究．提出由两地政府本着相互合作、相互支持的态度，协商联合打捞，修复。展出的办法和有关问题。

　　专此函达，请答复。

　　广州市人民政府(盖章)

　　XX年x月X日

公文写作基础：函的格式及

　　一、函的用途

　　《条例》规定：函“用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等”。

　　《办法》规定：函“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。

　　党的机关行政机关

　　机关之间商洽工作不相隶属机关之间商洽工作

　　询问和答复问题询问和答复问题

　　向无隶属关系的有关主管部门请求批准等请求批准和答复审批事项

　　XX年，行政机关函增加了“答复审批事项”的用途。函作为主要文种之一,与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。

　　在“请求批准”这个用途上，函与请示的区别：①行文对象不同：请示有隶属关系，函无隶属关系。②行文语气不同：请示敬重、恳切，函谦逊、委婉、不卑不亢、彬彬有礼。③结尾用语不同。

　　二、函的种类

　　(一)按行文可分为去函和复函两种。

　　(二)按用途可分为商洽函、询问函(答复函)和请求批准函(答复审批函)三种。

　　函有时也用来答复请示。主要是：收到请示的上级机关授权它的办公部门以复函的形式答复报送请示的机关。

　　三、函的格式

　　去函的格式

　　xxx关于xxx的函xxx：(去函缘由)(函请事项)(希望要求)敬请函复。

　　20xx年x月x日

　　复函的格式

　　xxx关于xxx的复函xxx：你x(省、市、县、局)《关于xxx的函》(x〔〕x号)收悉。关于xxxx问题，答复如下：(答复事项)特此函复。

　　20xx年x月x日

　　说明：

　　1.行政机关的函，发文机关标识通常使用信函格式(函的形式)，即只标识发文机关全称(或规范化简称)，不加“文件”二字，下印一条上粗下细的红色武文线。发文字号标注于红色武文线右下方(标题右上方)，嵌入“函”字，单独编发函号。秘密等级和保密期限、紧急程度标注于红色武文线左下方(标题左上方)。

　　2.去函结尾的习惯用语，还可写成“盼复”、“盼予函复”、“请予支持”、“特此函请查照”、“请研究函复为盼”、“请予大力协助是荷”、“特此致函，敬请函复”、“专此函答，希见复为荷”、“如果你们同意，请即复函”、“可否，请函复”等。

　　3.复函“引用公文应当先引标题，后引发文字号”(《办法》)。在“收悉”之后，还可写成“经研究，函复如下”等。函有时也用来答复请示。主要是：收到请示的上级机关授权它的办公部门以复函的形式答复报送请示的机关。这种复函，务必在“收悉”之后写上“经xxx同意”或“经xxx批示同意”。复函结尾的习惯用语，还可写成“此复”、“特此回复”、“谨作答复”、“特此函告”、“专此函达”等。

　　4.一般不用“此致敬礼”、“祝工作顺利”做结语(非法定公文之便函不受此限)。

　　四、函的写法

　　1.一函一事。如内容较多，可分序排列;如内容单一，可一段到底。

　　2.去函，事项要明确具体，提出要求应给对方留有余地，不要强人所难，有时可写出自己的看法、打算，以供对方抉择参考;复函，要针对来函提出的问题，明确作答，不能模棱两可，答非所问。

　　3.上行函，要表现出诚恳;下行函，要表现出谦逊;平行函，要表现出礼貌。

　　4.函有“四忌”：忌说套话，忌话空说，忌说假话，忌打官腔。

　　答复函范文一

　　答复函范文(去函)

　　xx市人民政府办公室关于征求履行工作职责情况的意见和建议的函

　　各县、市、区人民政府，市政府各部门、各直属单位：

　　为进一步推动市政府办公室保持共产党员先进性教育活动深入开展，确保先进性教育活动取得成效，切实转变作风，提高行政效能，优化“三个服务”，现请你单位就以下方面对我办履行工作职责情况提出意见和建议。

　　一、工作谋划和政策水平方面。协助市政府制定实施的决策部署是否符合上级精神、符合我市实际、符合人民群众的根本利益，有没有偏离市委、市政府工作中心和全市大局;如有，应如何改进。

　　二、服务方面。服务意识、服务质量、服务效率等方面是否存在问题，应如何改进。

　　三、组织协调方面。按照市政府要求进行工作协调时，有无不当和失策问题，应在哪些方面予以改进。

　　四、抓落实方面。在围绕大局抓好落实以及领导批示事项的督查督办方面，是否存在工作不力、方法不当和落实不够问题，应如何改进。

　　五、工作质量方面。办文、办会、信息采集、值班联络等日常运转方面是否严谨规范，效率如何，还需要从哪些方面加强和改进。

　　六、作风方面。能否做到为民、务实、清廉，有没有作风不实、风气不正、不按规矩办事问题;如存在问题，最好能提供具体情况。

　　七、其他方面的意见和建议。

　　所提意见和建议，请于3月28日前书面反馈我办先教办(市政办口分工委)。联系电话：0558—2261191，传真：0558—2264126。

　　20xx年3月11日

　　答复函范文二

　　答复函范文(复函)

　　关于同意省、自治区、直辖市地震局管理机构

　　依照国家公务员制度管理的复函

　　中国地震局：

　　你局《关于省、自治区、直辖市地震局管理机构依照国家公务员制度管理的函》(中震发人〔XX〕223号)收悉。根据《国务院关于印发〈国家公务员制度实施方案〉的通知》(国发〔1993〕78号)的有关规定，经研究，同意省、自治区、直辖市地震局管理机构列入依照国家公务员制度管理范围。

　　依照国家公务员制度管理后，各项人事管理依照《国家公务员暂行条例》及其配套法规进行，并按国务院颁发的《国家公务员制度实施方案》等有关规定认真组织实施。在实施中注意以下问题：

　　一、严格界定人员范围。依照公务员制度管理只限于行使国家行政权力、依法执行公务的人员。其他人员不列入依照公务员制度管理的范围。

　　二、依照公务员制度管理后，不改变单位事业编制性质，编制管理仍按国家现行有关规定执行。

　　三、依照公务员制度管理后，除人员工资执行机关职级工资制外，其他经费管理办法暂不改变。

　　四、依照公务员制度管理后，不得实行企业、事业单位的职称、工资及奖金等人事管理制度。

　　2002年7月15日

　　(人事部人函〔XX〕82号)

　　答复函范文三

　　xx法院办公厅关于对《关于请解决xxx问题的函》的答复

　　劳动和社会保障部办公厅：你办《关于请解决xxx问题的函》收悉。经研究，现答复如下：

　　一、关于《xx指令书》的适用范围，《xx法》和《xx规定》已有具体明确的规定，实践中如何具体适用，不属于由我院作具体解释的问题。

　　二、关于xxx问题。根据《xx法》、《xx法》和《xx规定》的规定，劳动和社会保障部门作出的行政处理决定和行政处罚决定，可以依法申请人民法院强制执行;但劳动监察限期改正指令书不属于可申请人民法院强制执行的具体行政行为，当事人不履行该指令书确定的义务的，劳动和社会保障部门可依照《xx规定》的规定处理或者处罚。

　　三、关于预交申请执行费问题。根据我院《xxx办法》的有关规定，假如申请人预交执行费确有困难的，可以向执行法院提出缓交、减交或者免交的申请。

函的格式范文

　　地址：

　　乙方：

　　地址：

　　非常感谢甲方公司对乙方公司的信任，将项目内容委托给乙方公司承办。为确保项目顺利开展，在正式合同签署前，甲乙双方友好协商签署此确认函，以提前开展相关工作。

　　关于相关合作确认内容如下：

　　一、双方依据《中华人民共和国合同法》及有关的法律法规的规定，本着诚信实用、平等合作的原则，共同制订并确定签署合同，当事双方应共同遵守。经甲乙双方友好协商，现就整体项目达成合作协议。

　　二、甲方将于________________年________________月________________日在，举行。确认合同总价款为________________元(大写人民币：________________)，所有报价具体项目详见协议附件一。

　　三、为保证项目时间进程，乙方收到甲方确认函后，立即指派相关工作人员与甲方公司相关负责人展开全面的筹备及确认工作。

　　四、乙方以甲方合作确认函为准，在甲方审批签署合同过程中，乙方按照约定提前开展各项准备工作并垫付各项费用。甲方需在年月日前，将生效合同及合同首付款支付给乙方。

　　五、此“合作意向确认函”与“正式合同”具有同等法律效益。详细合作内容以最终合同文本为准。

　　甲方：________________乙方：

　　代表签章：________________代表签章：

　　日期：__________年_______月_________日日期：________年__________月_____日

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函的格式范文

　　xx大学：

　　近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：

　　一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。

　　二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。

　　三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。

　　四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。

　　五、加强图书资料和情报的交流。

　　以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。

函的格式及范文

　　范文一：通知事宜函

　　国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函

　　国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局：

　　为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下：

　　一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。(略)

　　二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。(略)

　　三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。(略)

　　四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。(略)

　　上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。

　　国务院办公厅(盖章)

　　20xx年一月三日

　　范文二：征求意见函

　　国务院办公厅关于征求

　　《国家行政机关公文处理办法(草案)》

　　意见的函

　　国办函 [1999] ××号

　　各省、市、区人民政府、国务院各部门办公厅(室)：

　　现将我们草拟的《国家行政机关公文处理办法(草案)》送给你们，请组织有关同志讨论修改，并将修改意见于十一月底前告诉我们。

　　国务院办公厅(盖章)

　　20xx年x月x日

函的格式模板及范文

　　公函大体有以下几种用法：

　　1、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。

　　2、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜，

　　3、用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。

　　4、向上级机关请示较小事宜也常用函。

　　函件采用书写、复印、打印、传真等传递方式均可。

　　函的结构、内容和写法

　　由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

　　公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

　　(一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

　　1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

　　2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

　　(二)正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

　　1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

　　2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

　　(三)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

　　(四)结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询(商)”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

　　(五)结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

　　署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日;并加盖公章。

　　撰写函件应注意的问题

　　函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。

　　其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。

　　××大学：

　　近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：

　　一、 定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。(略)

　　二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。(略)

　　三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。(略)

　　四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。(略)

　　五、加强图书资料和情报的交流。

　　以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。

　　国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局：

　　为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下：

　　一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。(略)

　　二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。(略)

　　三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。(略)

　　四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。(略)

　　上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。

　　国务院办公厅关于征求《国家行政机关公文处理办法(草案)》意见的函

　　国办函 [**] ××号

　　各省、市、区人民政府、国务院各部门办公厅(室)：

　　现将我们草拟的《国家行政机关公文处理办法(草案)》送给你们，请组织有关同志讨论修改，并将修改意见于十一月底前告诉我们。

　　广州××局：

　　我销售公司从去年十月成立以来，国内商务活动日益增多，经常有许多文件、合同、契约、技术资料需要复印，为便于工作，我们拟购买一台复印机，请给予批准。

　　可否，请批复。

　　市市容环境卫生管理局：

　　你局《关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示》收悉。现复函如下：

　　《中华人民共和国行政处罚法》于**年10月1日起执行。该法对行政执法主体及执法人员作出了明确而严格的规定。按照行政处罚法和国务院《关于贯彻实施〈中华人民共和国行政处罚法〉的通知》，从今年10月1日起，合同工、临时工再不能从事行政处罚工作。

　　……

　　你局应按照上述精神，对全市市容卫生执罚人员进行清理，理顺执罚体制，保证行政处罚法的贯彻实施，促进市容卫生管理工作。

情况说明的写作方法和技巧

　　情况说明是一种工作中经常用到的文体，当单位或个人需要对某项工作或某一问题、某一事件向公众、有关部门或个人作出解释说明时，都会用到。

　　情况说明有用于个人的，如公务员个人政审情况说明、个人工作情况说明、入党个人情况说明等。也有用于单位的，如甘肃省康县卫生局2月15日发出的《关于康县呼吸道感染性疾病防控工作的情况说明》、河南商丘市委宣传部官方微博2月24日发出的《关于“河南商丘120急救车出现在海南三亚风景区”一事的情况说明》，都是相关单位就某一具体事件做出的说明。

　　大多数情况说明是对问题、事件的解疑释惑，介绍问题、事件的来龙去脉，专业性不是很强。但也有部分情况说明专业性很强，比如财务情况说明、刑事案件和刑事诉讼中的情况说明等。

　　情况说明如果说明得当，可以及时解答疑惑，化解矛盾；如果说明不当，也可能会引发更多问题。在现实生活中，因表述欠妥而“抢占”媒体头条的情况说明，屡屡出现，引发争议。因此，情况说明的写作，是一件必须要严谨、慎重对待的事情。

　　一、恰当命题，一目了然

　　情况说明的标题，一般不用“情况说明”这样简单的几个字，而是多采用“关于××的情况说明”的格式，便于受众能够直接知晓说明的事项，获知必要的信息，并决定是否进一步了解具体内容。如《关于我国茶馆行业标准化工作及相关机构的情况说明》《关于四川省国土资源厅财政拨款“三公”经费2013年决算的情况说明》这样的标题，简单明白，受众易于作出阅读判断，从而节省时间和精力，更加符合人们的阅读习惯。

　　情况说明的标题也可以灵活多变，采用“关于××情况的说明”“关于××情况的专项说明”“关于××情况的公开说明”等。比如，《关于承诺履行情况的公开说明》《关于证券投资情况的专项说明》等。

　　有时，还可以在标题中加入单位名称。比如，《博乐市人民政府关于富达市场拆迁有关情况的说明》。

　　二、区分对象，准确称谓

　　情况说明在有致送对象的情况下要写明主送机关。比如，安徽省霍邱县王截流乡人民政府2014年11月20日向霍邱县水务局报送的《关于王截流乡王楼村水渠、大塘项目规划的情况说明》，其主送机关就写明了是“县水务局”；某工程公司因拖欠工资造成部分农民工围堵市政府大门讨薪，市政府要求该工程公司上报一份情况说明，这份情况说明也需要写明主送机关是“××市人民政府”。

　　如果是向领导报送的情况说明，则可以直接采用称呼语。比如，某位同志因公外出，但相关支出票据丢失造成无法报销，需要向单位领导说明情况，并请求予以审批报销，此时的情况说明可考虑写为“尊敬的局领导”等。

　　如果是面向公众发出的情况说明，则不需要写出称谓。如，民政部2014年8月发出的《关于新式中华人民共和国残疾军人证的情况说明》，因为面向的群体是公众，所以并没有主送机关或称谓；前文提到的《关于“河南商丘120急救车出现在海南三亚风景区”一事的情况说明》及时回应网络舆情，其面向的是广大网民，也没有主送机关或称谓。就某一事件向公众作出的说明，类似于情况通报。两者在写法上有相似之处，但从传播心理学的角度来看，情况通报代表一定的官方立场，具有权威性；情况说明虽往往也由官方发出，但具有平等性、亲和性，更易于接受。

　　三、介绍经过，实事求是

　　在写作实践中，除了财务情况说明、刑事司法中的情况说明等具有特殊要求外，多数情况说明并无特殊的专业性要求。但一般情况下，都包括背景介绍、事实经过、处理措施等几项内容。

　　（一）简明扼要说明背景

　　介绍背景是为了让有关部门、人员了解事情的前因，掌握更多背景资料，为顺利阅读后文、得出准确判断做铺垫。这些背景必须和要说明的事件密切相关，既要交代完备详尽，又要避免喧宾夺主。

　　比如，镇海区人民政府办公室网络发言人2012年10月24日发布的《关于镇海炼化一体化项目有关情况的说明》一文，简明扼要地交代了镇海炼化一体化项目的年产量、工程概况、项目总投资、选址、占地等情况，指出项目的重要意义。同时，回应群众质疑的环境污染问题，有针对性地点明“炼化一体化项目按照环保部和省、市、区环保部门的要求，执行最严格的排放标准，采用先进的清洁生产工艺和技术，对工艺产品方案和主体装置组成进行优化，其中环保总投入约36亿元”，以便打消群众顾虑，化解矛盾。

　　（二）尊重事实说明经过

　　详述事情经过是情况说明必不可少的内容，要如实地把事件发生的时间、地点、参与人，以及事件起因、发展、结果等详细写出。这部分内容要求实事求是，尊重事情本来面貌，并突出主要问题和主要矛盾。比如，本溪市卫生局2013年4月17日发布的《关于本溪市中心医院医疗纠纷情况说明》，详细写明了事情的整个过程：

　　患者张某，男，57岁，2013年4月8日19:06，患者因饮酒活动后自觉心慌不适呼叫“120”急救，“120”救护车在接到指令后即刻出发。在接到患者后，患者及家属拒绝现场诊断及检查，要求住院治疗，急救车医生告知中心医院循环内科病房已满床，当晚无法再收治新患（近两年来中心医院内科病房人满为患，各病房实行报满床制度，并要求“120”和急诊在第一时间告知患者及家属），可以到急诊抢救室或留观室诊治，患者及家属知情后仍选择前往中心医院，“120”救护车于19:35将患者送至中心医院急诊门诊，患者到达急诊门诊后拒绝各项检查，只是强调要住院治疗且情绪激动，急诊医生再次告知病房已无法收治新患，并建议患者到急诊抢救室诊治（有急诊病志证明)，患者及家属拒绝并自行离开医院(有监控录像证明）。当晚20:07，患者出现意识不清，患者家属再次呼叫“120”急救，“120”救护车于20:14到达患者家中进行现场抢救，但终因患者病情危重抢救无效死亡。

　　介绍事情经过，对事件的关键环节不能遗漏、不能随意添加、不能避重就轻、不能主次不分，更不能随意更改事实、伪造虚假信息和情节。在用词用语上要认真推敲、细加斟酌，避免出现歧义、误解，甚至引发更大争议。

　　就一些工作进行的情况说明，只需要交代清楚具体内容即可。比如，《关于新式中华人民共和国残疾军人证的情况说明》就从“新式残疾军人证基本特征”“新式残疾军人证防伪标识”“新式残疾军人证真伪鉴定”三个方面做了说明。

　　（三）简洁明了说明处置

　　针对一些事件的情况说明，要明确写出处理措施、处理结果和现状等。比如，睢县网2015年2月26日发布的《网曝睢县中医院医生被逼喝尿事件的情况说明》一文，明确写出了处置措施：

　　2月21日15时，睢县公安局接到报警后，立即组织警力赶到现场处置。事件发生后，当地党委、政府高度重视，及时慰问、看望当事医生，并迅速成立了由多部门组成的事件调查组。

　　2月24日，公安机关根据查证事实，依法对涉嫌犯罪的轩某、许某以涉嫌聚众扰乱社会秩序罪予以刑事拘留，轩某、许某、许某某被取保候审。另，涉案人员亲属已向当事医生赔情道歉。

　　同时，该文还回应网民关注的焦点，点明“根据公安机关调查，经当事医生证实，在整个事件中有一名死者家属扬言让医生喝尿，但并未发生医生被逼喝尿的情节”。

　　此部分的写作，尽量言简意赅，避免花费大量篇幅。2015年1月2日，某市道外区太古街727号一日杂品仓库发生火灾。次日，该市公安局官方微博发布情况说明，全文共585个字，其中，表达“领导高度重视”的内容占去258个字，将近一半，引来广泛批评。此类现象时有所见，不仅无法起到消除公众疑问、说明真相的作用，反而带来了更大的负面影响。

　　四、妥善落款，凸显权威

　　情况说明的文后，均要有落款。落款既要写明发文机关，显示权威性，也要注明时间，增强时效性。一般情况下，还需要加盖公章，表明真实性。如果是个人作出的情况说明，署名时可以采用亲笔签名。

　　在网络舆论和新媒体日益活跃的今天，情况说明使用范围不断扩大，受到的关注程度也越来越高。它对于回应舆论热点和民众关切、传播正面信息、抵制谣言等具有积极意义，因此，撰写好情况说明十分重要，各种机构和单位的文秘人员均有必要掌握其写作方法和技巧。

情况说明书格式

　　二、台头部分:某某国税局

　　三、本企业基本情况：成立日期、认定一般纳税人日期、法人、财务负责人姓名，经营地址、注册资金、主要经营项目。

　　四、本企业最近几个月的收入、税金、税负情况；财务核算情况，是否按时纳税

　　五、本企业发票的核定情况，以及最近几个月的发票使用情况；特别是增值税发票使用情况。

　　六、本企业申请发票增量的理由：有无大笔定单或合同，根据现有核定情况无法满足实际要求。

　　七、提出申请，根据我企业的实际情况，现申请发票增量。

　　八、落款：某某公司

　　九、日期：速腾后刹车油泵问题的说明函尊敬的媒体朋友：海辰机构作为一汽-大众“大众”品牌全国唯一指定公关代理公司，现就XX年8月10日《京华时报》报道一汽-大众速腾后刹车油泵问题的进展情况向媒体朋友通报如下：1.一汽-大众领导看到报道后非常重视，立即启动危机处理应急机制，在两个小时内查明：到目前为止在全国范围尚没有收到一例关于后刹车盘油泵问题的投诉；2.文中提到的用户情况为：该用户主观感觉车后部有异响，委托其修车的朋友检查，该朋友建议去4s店做后刹车泵检查是否漏油，经一汽-大众特约维修服务站亚之杰检查未发现任何问题(请见亚之杰维修工单)；3.一汽-大众有关方面就文中提及另外车辆问题正在努力联系记者请求提供车架号以便一汽-大众澄清事实、查明原因，更好地为客户解决问题；4.一汽-大众多年以来一直秉承“用户第一”的理念，特别是在今年营销变革实施之后成立了“质量安全保障部”负责产品质量、安全方面的工作。因《京华时报》反应的问题涉及到汽车安全，根据一汽-大众相关规定：涉及安全问题必须24小时之内解决。目前相关工作已经全面启动，如有更新进展我们会随时通报媒体朋友。一汽-大众对媒体朋友多年来的支持与关注在此表示深深的感谢!

情况说明书规范格式及

　　一、标题部分：某某公司申请发票增量的申请

　　二、台头部分：某某国税局

　　三、本企业基本情况：成立日期、认定一般纳税人日期、法人、财务负责人姓名，经营地址、注册资金、主要经营项目。

　　四、本企业最近几个月的收入、税金、税负情况；财务核算情况，是否按时纳税。

　　五、本企业发票的核定情况，以及最近几个月的发票使用情况；特别是增值税发票使用情况。

　　六、本企业申请发票增量的理由：有无大笔定单或合同，根据现有核定情况无法满足实际要求。

　　七、提出申请，根据我企业的实际情况，现申请发票增量。

　　八、落款：某某公司

　　九、日期：

　　情况说明书2

　　我叫张三，家在重庆××县×××镇××××村×××社，家中有七口人。家居贫困山区，家境贫困，其主要经济来源靠种农田为生，无其它任何经济来源，现母亲因劳累过度，而生病需长期药物疗养，增加了家庭负担，再加上父亲年老体弱母亲身体不好，且有一祖母已70多岁，常年卧病在床。姐妹四人均在上学。全家的生活重担全靠父母种几亩责任田来维持，为了四姐妹上学，其父母借遍了亲友。全家年总收入不超过叁仟元，人均月收入远远低于350元。

　　关于企业营业执照年检的说明3

　　某某公司：

　　目前我们双方要签订合同，贵公司要求提供经过年检的营业执照，我公司表示理解。由于我公司营业执照正在工商年检之中，估计一个月之内可以解决。

　　特此说明。

　　此致

　　敬礼！

　　个人情况说明4

　　XXX：

　　我已于2011年7月在天津师范大学顺利毕业，并取得毕业证书。就读期间办理的学生证在毕业前已由天津师范大学统一收回，故现在只能提供毕业证复印件，无法再提供学生证原件。

　　特此说明。

　　公司财务经营情况说明5

　　一、企业生产经营的基本情况

　　（一）xxxxx公司成立于xxxx年xx月xx日，公司的主营业务范围：（根据营业执照上抄）。企业从业人员共xx人，全部是xx以上学历，并具有专业的从业经历，适应企业的发展及业务需要。

　　（二）生产经营情况

　　公司为xxxx年度成立的企业，企业处于xxxxxx的阶段，在xxxxx年度有xxxx营业收入，在xxxx年度会实现xxxxx收入。

　　二、利润实现、分配情况

　　公司目前处于xxxx的状况。预计在xxxx年度会有xxxx左右的收入，并实现盈利xxxx。以达到预期目标。

　　三、资金增减和周转情况

　　（一）各项资产所占比重

　　xxxx年度期末流动资产占总资产的xx%，固定资产占总资产的xx%，公司资产的比重正常健康。公司成立至今，资产结构一直稳健正常。

　　（二）负债情况

　　负债为短期负债和长期负债，短期负债占负债的xx%，长期负债占负债的xx%，均在合理的时间范围内，因此相对稳定。

　　四、针对本年度企业经营管理中存在的问题，新年度拟加强内部管理，增加外部沟通，激励员工等具体措施来提高公司的经营业绩，扩大公司的业务范围。

　　经营情况说明6

　　一、基本情况：

　　洛格灯饰是有湖北省恩施市工商行政管理局批准并于2011年6月11日在该局登记注册为私营个体户企业注册地址为：湖北恩市凤凰城限高线金家坝子1栋201室，经营范围为：以自有资金对灯具进行投资及策划（法律法规允许的项目）注册资金为人民币22万元，法定代表人：黄丽。

　　企业现有员工7人，平均年龄22以上岁，其中具有专科以上学历或中级以上技术职称的人员3人，不包括兼职电工及装饰公司设计师（数名）。

　　二、经营情况：

　　1、主营业务：

　　主营业务为灯具项目投资与生产，包括以自有资金投资生产、收购二手灯具、销售主营家具灯，工程灯，商业灯等产品，企业现主要项目投资与经营，产品主要销售给恩施州8各县及101个乡镇以批发形式为主，目前有宣恩，利川，来风，及恩施市内业务员采用了二择一法在这其中找出最优秀的经销商合作、大小已供货42家，装饰公司在恩施大小均为170多家，现有20家装饰公司与我们合作，预计2013年发展到40家以上，另外我们还和建材有合作关系如：木材，地板，油漆。墙纸，等等。并由加工企业制造成终端产品包括：led水晶灯，羊皮灯，欧式灯，现代蜡烛灯，中国风系列家具照明及led灯饰系列，可定做特殊灯具，大型工程灯。

　　2、行业展望：

　　目前从国际市场看，灯具可供量相对稳定，贸易变化不大，但是随着世界范围内环保意识增强和可持续发展战略的实施，限制和禁止灯具出口过的国家日益增多，从长远看，国际灯饰市场供应会趋紧。

　　从国内产销现状看，灯具消费增长速度加快，供需矛盾日益尖锐。进入80———90年代后，灯具供应量呈下降趋势，但消费却增长很快，弥补市场缺口主要靠进口，且进口量逐年增大；从消费结构看，主要集中在建筑、装饰、家具制造，约占需求总量的75%左右；从国内产销发展趋势看，随着经济发展和人们生活水平提高，以及加工产业、产业结构优化调整，灯具需求将不断增长，市场缺口会进一步扩大；从恩施市场随着房地产行业发展来看灯具市场目前至少还有十年可造性。

　　三、经营业绩介绍：

　　我司灯具产品主要销售给恩施8个县级101个乡镇，交割均采用两种交收方式：一货到付款，二，店面交易，截止2012年10月28日，我企业销售成熟灯具产品每个月约900盏，每个月销售收入约140000万元人民币，实现利润35300余万元。

　　未来三年内，我司灯具可销售的成熟灯具约近10800盏，预计销售可达1370400人民币，预计利润约28万元。

　　企业成立至今，资产结构一直稳健正常，均在合理的时间范围内，因此相对稳定。针对本年度企业经营管理中存在的问题，新年度拟加强内部管理，增加外部沟通，激励员工等具体措施来提高企业的经营业绩，扩大企业的业务范围。

　　总之在2012年至2013年企业以着王者风范，钻石品质的口碑，认真总结发展经验，进歩理清工作思路，调整工作重点，加强品牌的战略，技术创新，产业延伸，扩大企业规模，快速把企业做大做强。