会务筹备是什么意思，会议筹备工作有哪些要点

各位老铁们好，相信很多人对会务筹备是什么意思都不是特别的了解，因此呢，今天就来为大家分享下关于会务筹备是什么意思以及会议筹备工作有哪些要点的问题知识，还望可以帮助大家，解决大家的一些困惑，下面一起来看看吧！

会务接待是干什么的

会务工作是为会议服务的各种具体事务工作。它包括如下几个方面。第一，会议预案制定。会议预案即会议筹备方案，预案制定的好坏直接影响会议的质量。

会议预案包括：会名、会期、会场、与会者的资格(选举、指定、特邀、列席)与名单、会议票证、筹备处内部的职责分工及工作人员的调配、会场布置、会议议程，如有选举、发奖、摄影、录像等项，也应列入预案。

第二，准备会议文件。会议审议的文件材料的拟议、起草、审阅、印制、分发(会前分发或会上分发)。

第三，会议通知。会议通知的拟议与分发必须及时。重要会议在发出通知后还要跟踪落实，以了解对方能否如期出席会议。

第四，会前检查。这包括对预案执行情况的汇报检查和现场检查的两种方式。汇报检查主要由筹备工作负责人向会议主持人或主要领导汇报全面的准备情况及存在的问题，重点是会议文件材料。现场检查重点在于会场的布置和安全保卫工作。

第五，会议进行时的具体服务。包括会间制度，如签到制度、候会制度、会议的记录、简报的编写与印发等。大型集会的现场指挥和特殊情况下的应急措施等不仅要在预案中作为专项列出，还要确定好指挥人员及其指挥标志。

第六，会议结束时的会务工作，包括对会议内容的总结，会议纪要的撰写与分发，会议新闻报道或举行新闻发布会、记者招待会等，会务工作总结。此外如代表离会、财务结算、物资清退等各项善后工作。

会议有规模大小和时间长短之分。会议的规模可以从几人到几万人不等，时间也是可长可短，类型也是各种各样，性质也是有所差别，但是会议工作的内容与流程却基本相似。一般的会议工作内容和流程分成三个阶段：会前准备阶段，会议实施阶段和评估总结阶段。

会前准备：

会前准备就是对会议的事前计划，他是为达到会议的目标而对各种工作任务所做出的系统安排，会前计划一般包括以下内容：会议策划，会议选址，制定营销方案和预算制定。

会议策划：

（1）策划委员会：策划委员会是一个对会议负有某些责任的团队，通常由主办组织内部成员构成。

制定目标：一个具体的目标并且文字形式落实在书面上。

确定人选：确定成员，内部还是外部指派。

具体运作：实地场景考察，设计评估，工作记录记录下来以备后期参考。

（2）策划方案：会议策划的内容主要包括：

邀请谁？实际有多少人出席？

有效的会议需要充分的时间，必须考虑节假日等。

会议在哪里举行。

会议的明确的目标。

会议的具体形式，包括会议的开幕式闭幕式等，具体的会议内容。

2.会议选址：

（1）会议地点类型：

酒店：一些中小型会议多选择酒店进行。

会议中心：会议中心是为大型会议而专门设计的，一般不设置客房和娱乐区。

大学：大多数学校都拥有专门的学术报告厅，有些也是对社会开放的。

轮船：轮船，特别是一些游轮，也设置会议设施。

疗养院：疗养地也配备会议设施，可以疗养，也可以开会。

（2）会议的地点选择

会议的地点选择一般要从以下的几个方面考虑。

1.距离和交通情况

2.举办会议的历史

3.住宿的条件

4.地点的收费状况

5.地点的安全因素

5.地点的服务设施是否全面

6.附近的景点，是否能互惠合作等。

（3）制定营销方案等

市场的宣传对于一个会议的成败至关

1.受众，希望从受众哪里得到什么；明白受众的预期。

2.宣传材料，宣传材料要什么风格。

3.邮寄，参展商需要什么材料，邮寄的成本和反馈率等。

4.广告，在那些刊物上做广告，印刷怎样的广告？

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（4）预算制定

控制会议的预算就相当于掌握了整个会议，预算的第一步就是确认此次会议是盈利还是保证收支平衡。然后是清理费用。费用包括两类，暨固定费用和可变化费用，无论预算多么准确，都会有意料之外的状况发生，总预算应有10%的额外费用。

会议实施

实施会议方案时，其工作内容包括：参会人员的登记注册，收集相关信息，寻求演讲者，联络场地，必要时解决纠纷等。

会议实施一般包括以下几点步骤

1.编制会场手册。

2.设置信息中心（提供实时服务）

3.建立指导委员会（负责现场的指导工作进行）

三、总结和评估

会议的总结与评估（会议一旦结束，应该立即对其进行评估工作），一般分为3个部分

1.从筹备到会议结束的各项工作总结

2.效益分析和核算成本

3.本项目市场调查

4.客户的互访工作（与客户回访，加深与客户之间的关系）

5.召开表彰会，感谢相关人员（做好感谢工作，致谢会议相关的工作人员以及合作单位等，并将数据提供给媒体等，扩大影响力）。

业主委员会筹备委员会是什么意思

就是要成立小区业委会，要先想小区所在街道办事处申请成立筹备组。

一、提出申请

物业管理小区符合下列情况之一的，业主5人以上联名可向该小区所在的街道办事处（或镇人民政府，下同）书面提出申请，填报《首届业主（代表）大会筹备小组成立申请表》，成立首届业主委员会：

（一）物业已交付使用的建筑面积达到50%以上；

（二）物业已交付使用的建筑面积达到30%以上不足30%，且使用超过一年的。

二、成立筹备组

街道办事处收到申请后，作出书面批复意见，指导小区成立业主委员会筹备组（以下简称筹备组）。

三、筹备组开展筹备工作

（一）筹备组经批复成立后，应告知建设单位或物业公司在15日内将其掌握的全体业主名单、联系地址及其联系电话等材料报街道办事处；街道办事处收到有关材料后5日内将上述资料交予筹备小组。

（二）筹备组自成立之日起30日内拟好《业主公约》、《业主委员会章程》、《业主委员会选举办法》，并在小区内明显位置张贴公布，征求业主意见。

筹备小组将《业主委员会政策法规宣传资料》在宣传栏内公布并发放给业主。

（三）筹备组组织各楼宇业主通过自荐或推荐方式产生业主委员会候选人。

（四）筹备组将业主委员会候选人简历表、业主委员会选票格式样本、业主大会议程向业主张贴公布，同时将《业主委员会选举办法》书面送达全体业主。

四、召开大会选举委员筹备组完成以上工作后，将业主候选人名单及简历表、《业主委员会选举办法》、《业主委员会章程》、《业主公约》送达街道办事处，并提出召开业主大会或业主代表大会的书面申请，同时做好会务筹备工作，包括落实场地，组织人员印制选票，设备投票猜箱，通知所有投票权人，知会街道办事处、派出所、开发公司、物业公司等有关人员。

筹备组根据议程召开大会：收集、登记选票；审议并表决通过《业主委员会章程》及《业主公约》；公开唱票、点票，宣读选举结果，产生业主委员会委员。

会后筹备小组将大会签到表、选举结果统计表予以公布。

五、申请登记业主委员会

自产生之日起15日内，持下列文件向所在区或县级市房地产行政主管部门申请办理备案登记手续；

（一）业主委员会登记申请表；

（二）街道办事处核准证明；

（三）业主委员会选票；

（四）业主代表选票；

（五）业主授权委托书；

（六）业主大会或业主代表大会签到表；

（七）业主委员会章程；

（八）业主公约；

（九）其他相关资料。

六、核准批复

区或县级市房地产行政部门经审核，给予业主委员会书面批复意见。业主委员会凭批文到公安部门办理刻制公章手续，并将公章式样报区或县级市房地产行政部门及街道办事处备案。

以上海梦想为例业主委员会筹备组任务计划书

上海梦想位于上海市杨浦区某路某号，由某某房地产开发有限公司开发。

上海梦想业主委员会筹备组（以下简称筹备组）是由居住在上海梦想的业主自发成立的小区自治筹备组织，其目的是为了迅速、有效、及时成立召开业主大会成立业主大会委员会，这样才能使上海梦想社区的物业管理工作规范化、法制化，使业主及使用人的合法权益得到充分保护反映和体现广大业主的真实意思，最大限度保护广大业主的合法权益。筹备组成员单位是在充分听取了业主意见的基础上确定了筹备组中的业主代表成员。筹备组中所有“业主代表”均符合《物业管理条例》、《业主大会规程》等文件要求，具有业主身份。

筹备组在工作过程中，会以书面方式在物业管理区域内公告下列事项及相关情况：

（一）筹备组中业主代表产生的条件、方式、时间；

（二）筹备组全体成员名单、人数及组成日期；

（三）首次业主大会会议召开的时间、地点、形式和内容；

（四）确定业主名单、投票权数及占全部投票权的比例；

（五）业主委员会委员候选人产生办法或方式；

（六）业主委员会委员候选人名单及基本情况；

（七）拟定的《业主大会议事规则》（草案）和《业主公约》（草案）；

（八）国家和本市的有关法律法规、政策文件

业主委员会筹备组具有三个任务：筹备组自组成之日起30日内在物业所在地的区、县人民政府房地产行政主管部门和街道办事处（乡镇人民政府）的指导下召集召开业主大会，负责选举业委会各项工作，准备召开业主大会的各项文件。

为了有效的开展工作，对筹备组成员进行如下的任务分工：

——筹备组组长：某某，负责召集会议，作为筹备组地产、物业联络人。

——筹备组秘书：某某，负责准备文件材料和会议记录。

——筹备组政府联络人：某某、某某、某某

——筹备组政策法规文件咨询：某某、某某

——地产成员负责核实最后的实测面积。

——物业负责公告印发和张贴。

业主委员会筹备组自业主委员会成立之日自行解散。

会议筹备工作有哪些要点

答：

开会前关键要点

根据会议的目的，议程，与会人员的角色分工及会务组织来准备。

一.会议的目的；1信息传达与共享 2员工的指导与培训 3员工的激励与动员 4矛盾协调与解决 5决策改进与创新 6联系构建与维持

二.会议的议程;1何时开会 2在何地开会 3具体讨论什么议题 4每项议题的商讨持续多长时间 5具体的参加者有谁

三.与会人员的角色分工;1那些必须贯彻或执行会议决策的人 2那些可以提供有价值的信息或好主意的人 3那些能够赞成会议结果的人 4那些能够支持小组意见的高层管理者 5那些持分歧意见或者与传统意见相悖的人 6那些对决策的成功而言不可或缺的人。

四.会务组织;会务清单有助于有序并准确无误的做好组织工作。最重要的事开会地点的确定，影响因素包括地理位置，气候，安全性，标识，费用，房间大小，座位质量和舒适度，会议桌以及开会设备。

开会时关键要点

一.确定会议的基本程序有助于更好地保证会议顺利开展，有效控制会议中可能出现的障碍; 1阐述会议的主题及其目的，使与会者明确对会议具有高相关性和潜在价值的信息。 2介绍与会者，使与会者之间有基本的了解 3解释会议议程，使与会者清楚讨论的规则和时间限制。 4确保每一位与会者具有平等的发言机会，展开充分的讨论 5及时处理会议的干扰（如打瞌睡等）激发与会者的兴趣和参与性 6随时控制会议进程，提醒发言时间，避免讨论偏离主题 7在每个议题讨论结束后，对意见统一和有分歧的观点加以总结或评论，引出下一个议题 8在每场会议结束后总结会议达成的共识或取得的成果。

二.合理控制会议预算;会议的预算包括下列四个方面：交通费用，会议设施费用，餐饮费用，杂费。

三.成熟的危机管理;

1预测可能碰到的危机，针对具体的危机情境制定详细的危机处理预案。 2重视沟通的作用，获取负责人的联系方式，注意与各设备和服务供应商保持密切联系，要求各供应商出现特殊情况时提前给出通知。 3了解酒店突发事件的应急部门及其工作程序，如酒店附近的医疗服务等。 4密切追踪酒店人住情况。 5在会议议程中标明紧急情况的联络号码和联络人。 6在登记表中询问与会者是否具有“特殊需要”，如轮椅服务等。 7在与各供应商的合同条款中详细提出服务要求，标明特殊情况下的让步条款。

开会后关键要点

一.会议备忘录

1会议的主题是什么 2会议的时间，地点和与会者的具体信息是什么 3会议的主要发言内容是什么 4会议达成了那些共识？存在那些意见分歧 5未来有那些行动？每项行动各由谁负责？具体的时间安排如何？ 6下次会议讨论的议题可能是什么？

二.会议评估

会议评估表立足于以下因素：1会议目标的清晰度 2解决问题的系统性 3与会者的出席率 4干扰的有效处理程度 5会议形式的恰当性 6会前细节的安排 7时间安排 8不开会是否能够达成确定目标 9会议目标的实现程度