书籍引用格式

公文写作基础知识讲义:常用文书的写作

　　一、规章类文书是规范工作、活动、行为等的法规、规章制度类文书，适用于党政系统、社会团体、企事业单位及各类组织机构。规章类文书包括条例、规定、办法、实施细则、章程、规则、守则、制度、公约等等文种。规章类文书的特点：内容的规范性、执行的强制性和制定的程序性。不同的规章类文书的写作要求存在一定的差别。

　　1、办法的内容较多的用“章条式”，一般常见的是“条款式”。办法的内容，应具体、周全、便于操作。

　　2、实施细则的写法一般也是“章条式”或“条款式”,但其第一条必须说明是哪个法律或法规的实施细则。

　　3、章程是一定的组织机构制定的确定组织原则或办事原则的规章类文书。章程的形式也是“章条式”和“条款式”两种。政党、较大的社会团体的章程多为“章条式”，机构较小、涉及事务不多的章程，可用“条款式”。

　　4、守则是特定范围的全体成员必须遵守的行为准则，要求内容简短、精练、易记。

　　二、计划类文书的作用：下情上达、上情下达、统一自身步调。计划类文书的特点:目标的前瞻性、操作的预想性。计划类文书的类型：规划类、计划类、安排类。计划类文书的写作要求:分析情况要认真细致、确定目标要实事求是、措施要切实可行、条目要分明、语言要简洁。

　　三、总结是机关团体在实施计划或完成任务之后，对已做工作进行概括及评估的文书。总结的主要作用：下情上达、提高自身。总结的特点：回顾性、经验性。总结的写作要求：回顾工作情况要实事求是、总结经验教训要面向未来、纲目要清晰、文风要平实。

　　四、调查报告是针对现实中发生的较重大的问题，作专门调查后，利用调查材料写成的书面报告。调查报告的作用：提供真实的社会情况，为制定政策、贯彻政策、宣扬先进、揭露黑暗、解决工作中的疑难问题服务。调查报告的特点：针对性强、纪实性强。调查报告的写作应注意:深入细致、客观公正的调查是写好调查报告的前提。

　　五、讲话类文书就是人们在各种特定场合发言时所依据的各类文稿的总称。根据讲话的场合及主旨的不同，讲话类文书可以分为三种类型：①讲话稿;②开幕词、闭幕词;⑧欢迎词、欢送词、答谢词。讲话类文书一般都包括以下特点;口头性、直接性、针对性、情感性。讲话稿、欢迎词、欢送词、答谢词的写作格式包括开头、主体、结尾。开幕词、闭幕词的写作格式包括开头、正文、结尾。讲话类文书的写作要求：主题要鲜明、集中;材料要真实、新颖;布局要清晰、紧凑;语言要明白、生动。

　　六、记录类文书是指如实记录有关内容而形成的公务文书。记录类文书包括会议记录、电话记录、接待记录和大事记。记录类文书的特点：内容的纪实性、材料的直接性、语言的实录性。会议记录一般包括会议组织情况、会议的议题和议程、会议的进程和内容、必要的手续。电话记录可分为发出电话记录和接收电话记录。接待记录的格式应包括来访者的姓名及有关情况、反映的问题及要求、接待人姓名、时间以及办理结果等项。大事记是按年、月、日的先后顺序进行如实记载的一种记录性文书。大事记的写作要求：要记录“大”事、记录要客观真实、要言简意赅。

　　七、简报就是简明扼要的书面报告。按内容分，简报包括会议简报和工作简报。简报类文书的特点：简、快、新。筒报类文书一般都由报头、主体、报尾组成。简报类文书的写作要求：内容要真实、确凿;篇幅要短小;针对性、指导性要强。

　　八、建议类文书是以书面形式提出建议、意见的一类公务文书。建议类文书一般可分为议案、提案和建议等。建议类文书的特点：建议性、说理性、委婉性、提案是指提请机关或一定组织的会议讨论、处理的意见或建议的文书。提案一般在各级政协会议和职工代表大会中使用。提案的写作格式一般包括标题、案由、提案人、理由、办法、日期。提案的写作要求：熟悉同提案有关的情况、注意区别提案同一般文章的行文格式。建议是组织、单位或个人对某项工作、某项活动或某方面的问题提出建议性的意见、建议时使用的文书。建议的篇章结构:是由标题、称谓、正文和落款组成。

　　建议的写作要求：把握分寸要适度、所列内容要具体、表达语言要精练。

公文写作基础：公文格式新标准

　　《党政机关公文格式》GB/9704-20xx代替《国家行政机关公文格式》的新标准，可归纳为如下口诀：

　　主题词儿不再标：删除主题词格式要素

　　密级紧急左上角：密级、紧急程度从右上角改为左上角

　　印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素

　　成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字标注

　　公文页码不可少：增加页码格式要素

　　【修订内容】

　　本标准根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》的有关规定对GB/T　9704-1988进行修订。

　　(1)增加了公文用纸的主要技术指标；

　　(2)增加了印刷和装订要求；

　　(3)增加了每页正文行数和每行字数以及各种要素标识的字体和字号；

　　(4)增加了主要公文式样。

　　(5)将原标准名称《国家机关公文格式》改为《国家行政机关公文格式》；

　　(6)删去原标准中的引言部分；

　　(7)删去原标准中与公文格式规定无关的一些叙述性解释；

　　(8)对公文用纸的幅面尺寸作了较大调整，将国际标准A4型纸作为用纸纸型；删去国内16开型纸张的相应说明；

　　(9)对公文用纸的页边尺寸作了较大的调整；

　　(10)不设各标识域，而按公文眉首、主体和版记三部分各要素的顺序依次进行说明；

公文写作基础：公文的文体和格式

　　公文格式是指组成公文的各部分文字符号在载体(纸张等)上排列的规定。公文格式具有较强的规范性;国家有关机关以法规、规章、标准等形式对其加以规范。规范的公文格式有利于维护公文的严肃性，方便对其直接阅读与传递、处理;有利于应用各种现代化信息技术处理与管理公文。

　　公文格式主要是对载体的规格尺寸、载体区域划分、公文各组成部分的排列次序和编排式样、文字符号的形体及尺寸等予以规范。

　　目前我国通用公文的格式一般为：

　　(1)公文纸采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型。供张贴的公文的用纸幅面尺寸，可根据实际需要确定。

　　(2)公文纸分为可用以书写、印刷文字、图形等符号的图文区，与不允许出现任何符号的白边区两个区域。上白边(天头)和左白边(订口)应分别宽于下白边(地脚)和右白边(翻口)。

　　(3)所有文字符号从上至下，自左而右依次横写横排版)。正文的行长应与图文区宽度相等(即通栏排)。

　　(4)左侧装订。(少数民族可按其习惯书写，排版)。正文的行长应与图文区宽度相等(即通栏排)

　　(5)在公文撰写和印制过程中，各个组成部分的标注编排均需遵循一定的规范性要求。

　　①保密等级的标注与编排。在文稿上，应根据公文的实际涉密程度，用汉字“绝密”、“机密”、“秘密”分别予以标注，并后加“★”，必要时还应注明保密期限(如机密★5年)。

　　在正式发出的印制本上，保密等级位于公文首页图文区左上角，一般用3号或4号黑体字印刷。

　　②紧急程度的标注与编排。在文稿上，根据情况分别标注“急”或“特急”。&考&试大$在印制本上，紧急程度位于保密等级的下一行，字体字号与保密等级相同。

　　③文头的编排。在印刷本上，文头位于公文首页上端，约占图文区面积的1/3弱，以大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色(一般为红色，但也可根据需要用其他颜色)印制，居中排一行。联合行文的公文，一个作者占一行。

　　④发文字号的标注与编排。文稿上，应由有关人员在注发之后，依照发文字号登记册上的式样，依次标注作者代字，置于方括号中的年份号，顺序号。如国务院1997年第一发文即标作：“国发[1997]001号”。一件公文只有一个发文字号，联合行文时只标注主办机关的发文字号。

　　在印制本上，发文字号位于公文首页文头以下，居中;如有签发人时，应居左，两者排一行。常采用3号或4号仿宋体印刷。发文字号下应居中印一条长10o的细实线。

　　⑤签发人的编排。在印制本上，签发人位于发文字号的同一行，居右侧。排印出“签发人”字样后空一格排发签发人的姓名，字体字号与发文字号相同。

　　⑥标题的标注与编排。撰写文稿时，应根据有关要求正确标注标题：结构完整;语意确切;文字简练、醒目，字数一般不超过50字。

　　⑦主送机关的标注与编排。在撰写文稿时，应将收受并对本文负实际办理、签复责任的机关的全称或规范化简称或统称标出，标注时需注意：除了普发性公文外，一份公文(特别是上行文)只能以一个机关为主送机关，不能“多头主送”;除非领导者本人曾有要求，否则不能直接主送领导者，更不能同时直接主送几位领导者;应准确界定主送机关与抄送机关的区别，避免仅依据机关的级别而不是办理方面的责任确定受文机关中的主送与抄送机关;应正确标注受文机关的名称，禁止使用不规范的简称或笼统含混的统称，以免无人承担实际办理责任，削弱公文的效用。

　　在印制本上，主送机关位于标题下，从左至右顶格排列机关的名称，回行继续顶格，结尾用冒号。如主送机关不止一个时，应按其性质、级别轻重高低以及有关规定或惯例依次排列，机关名称之间用顿号、逗号或分号分隔。常用3号或4号仿宋体字印刷。

　　⑧正文的编排。在印制本上，正文位于主送机关下，按自然段依次排列，每段起首空两格，回行顶格，常用3号或4号仿宋体印刷。

　　⑨附件标记的标注与编排。撰拟文稿时，应准确标注附件标记，注明其标题、件数、份数。

　　印制本上，附件标记必须位于正文以下日期之上，排出附件件号(只一件时不排)、标题、份数。每件一般占一行，字体字号与正文同。

　　⑩印章或签署的编排。签署位于正本的右下方，一位领导者占一行，先排出机关名称、签署者职务，后空两格后请领导签注姓名。

　　印章位于正式发出的印制本正文的右下方，应上不压正文，下压日期。

　　⑾作者与日期的标注与编排。撰拟文稿时，应如实在相应栏目内标注完稿时间、审核时间、签发时间、会议通过或批准时间等，并注意标明完整确切的年月日。

　　在印制本上，作者位于正文右下方，排印发文机关全称或规范简称，一个作者一般占一行，字体字号同正文。

　　在印制本上，日期位于正文右下方，稍偏右排一行。字体字号与正文同。

　　⑿注释的编排。除个别简短的注释采用正文夹注(在正文待解释说明的对象后用圆括号标出释文)外，注释排印在印制本的末页日期的下方。每项为一个自然段，如有两项或两项以上时，注意使正文中的序号和释文前的序号保持一致。注释常用小于正文的4号或小4号仿宋体字印刷。

　　⒀主题词的标注与编排。在印制本上，主题词位于末页注释之下，通常排一行，起首顶格标“主题词：”字样，然后排印主题词，词间空一格，常用与正文字号相同的黑体字印刷。

　　⒁抄送机关的标注与编排。在印制本上，抄送机关位于主题词以下，用两条与图文区宽度相等的平行细实线作为界线，形成“抄送栏”。起首顶格排印“抄送：”字样，而后，按机关的性质、级别和有关规定或惯例依次排印抄送机关的名称，其间用顿号、逗号或分号等分隔。常用与正文字体字号相同或小一号的文字印刷。

　　⒂印发说明的编排。在印制本上，印发说明位于抄送栏以下公文末页最下端，在图文区与下白边交界处划一条与抄送栏界线等长并平行的细实线，形成“印发说明栏”，字行的首尾各空一格。常用与抄送机关字体字号相同的文字印刷。

读书笔记格式范例

　　1、摘要式读书笔记

　　摘要式读书笔记，是在读书时把与自己学习、工作、研究的问题有关的语句、段落等按原文准确无误地抄录下来。摘录原文后要注明出处，包括题目、作者、出版单位、出版日期，页码等，便于引用和核实。摘录要有选择，以是否有用作为摘录的标准。摘录式笔记可分为：

　　(1)索引读书笔记

　　索引读书笔记是只记录文章的题目、出处的笔记。如书刊篇目名、编著者、出版年月日、藏书处。如果是书，要记册、章、节，如果是期刊，要记期号，报纸要记年月日和版面，以备日后查找方便。例如：庄照：《也谈为谁立传》，《光明日报?〈史学〉》

　　(2)抄录原文读书笔记

　　抄录原文读书笔记就是照抄书刊文献中与自己学习、研究有关的精彩语句、段落等作为日后应用的原始材料。摘抄原文要写上分类题目，在引文后面注明出处。

　　2、评注式读书笔记

　　评注式读书笔记不单是摘录，而且要把自己对读物内容的主要观点、材料的看法写出来，其中自然也包括表达出笔记作者的感情。评注式笔记有时对摘录的要点做概括的说明。评注式笔记有下列几种：

　　(1)书头批注

　　书头批注，是一种最简易的读书笔记作法。就是在读书的时候，把书中重要的地方和自己体会最深的地方，用笔在字句旁边的空白处打上个符号，或者在空白处加批注，或者是折页、夹纸条作记号等等。这种笔记方法不但对书中的内容可以加深理解，也为日后查找提供了方便。

　　(2)提纲

　　提纲是用纲要的形式把一本书或一篇文章的论点、论据提纲挚领地叙述出来。提纲可按原文的章节、段落层次，把主要的内容扼要地写出来。提纲读书笔记可以采用原文的语句和自己的语言相结合的方式来写。

　　(3)提要

　　提要和提纲不同。提纲是逐段写出来的要点，提要是综合全文写出要点。提要可以完全用自己的语言扼要地写出读物的内容。提要除客观叙述读物内容外，带有一些评述的性质。 另一种提要，是对一篇文章或一本书的内容梗概作简要的说明。

　　(4)评注读书笔记

　　评注读书笔记，是读完读物后对它的得失加以评论，或对疑难之点加以注释，这样的读书笔记叫作评注笔记。例如鲁迅读《蕙櫋杂志》中的一段：清严无照《蕙櫋杂志》：西湖有严嵩和鄂王《满江红》词石刻，甚宏壮。词即慷慨，书亦瘦劲可观，末题华盖大学士。后人磨去姓名，改题夏言。虽属可笔，然亦足以惩奸矣。

　　案：严嵩篇和岳飞词，有如是作为，后人留词改名，有如是自欺，严先生以为可笔而又许其惩奸，有如是两可。寥寥六十字，写尽三态。(鲁迅《集外集拾遗?书苑折枝(二)》) (5)补充原文读书笔记

　　补充原文的读书笔记，是在读完原书或文章之后，感到有不满足的地方进行补充。需要注意的是补充原文不是随意地加以补充，而是要围绕中心思想加以引申或发挥。

　　3、心得式读书笔记

　　心得式读书笔记，是在读书之后写出自己的认识、感想、体会和得到的启发与收获的一种笔记。它有如下几种：

　　(1)札记

　　札记也叫札记，是读书时把摘记的要点和心得结合起来写成的。这种札记的形式是灵活多样的。可长可短。

　　(2)心得

　　心得笔记也叫读后感。读书后把自己的体会、感想、收获写出来。这些读书笔记，可以写读书时的心得体会，也可以写对原文的某些论点的发挥或提出批评、商榷的意见。写这种笔记，一般是以自己的语言为主，也可适当地引用原文。

　　(3)综合读书笔记

　　综合读书笔记是读了几本或几篇论述同一问题的书文后，抓住中心评论它们的观点、见解，提出自己看法的笔记。

　　上述三种类型的读书笔记，不论采用哪一种类型，目是都是为学习、工作、科学研究和写作服务。作笔记时开始可采用摘要式，以后读书多了，有了比较，产生了看法，就可以写译注式，至于心得式是更进一步了，它是属于科学研究的范畴。

读书笔记的格式与写法作文

　　一)摘录式

　　摘录式是阅读活动中收集资料日寸最常用的记录形式。主要是为了以后开展科研活动时用。它要求准确无误地摘录原文的语句段落，还要注明出处，便于引用和核实。摘录式笔记可分为：

　　1.索引

　　索引笔记只记录文章的题目、出处。如书刊篇目名、编著者、出版年月日。如果是书，要记册、章、节，出版社名称，出版年月及版次;如果是期刊，要记期号，报纸要记年月日和版面.以备查找方便。例如：

　　钱仓水、郝树明主编：《教师职业技能全书.文科卷》，中国人民大学出版社，l992年9月第l版。

　　孙晓远：(对容易混淆的数学概念的分析)，<中学生数学报)1990午6月7日第2版。

　　2.摘抄原文

　　摘抄原文就是照抄书刊文献中与自己学习、研究有关的精彩语句、段落，作为日后引用的原始材料。摘抄原文要按照原文的内容自己标上一个分类的题目，便于资料的归类和日后采用，在引文后面要注明出处。例如：

　　中学物理实验教学

　　物理教学是以实验为基础的，中学物理教材的基础知识，都是以实验为先导，逐步总结出定理、定律等规律性的知识，这是中学物理教学的重要方法，不能忽视。今后中学物理实验教学应包括三方面的内容：一是基本仪器的使用，二是根据实验原理和选用实验器材来进行物理实验，三是正确分析和处理有关的实验数据，从中得出或验证相应的规律。 王泉根：<必须加强物理实验课教学)，<山西教育>1 981年第10期。

　　3.观点摘要

　　观点摘要是在理解原文的基础上，将原文的主要观点、结论摘要或写出，报刊杂志上的“论点摘编"即属此种。它同样也要写明作者、刊物、出版等情况。例如：在数学教学中培养学生解题能力，解题能力包括实际运算能力、空间想象能力、抽象概括能力、逻辑推理能力四个部分。 实际运算能力又可分为两部分：一是对具体数字进行运算的能力;二是对代数式和三角式进行恒等变形的能力。空间想象能力主要通过几何题目和三角应用题得到锻炼。抽象概括能力主要包括：1.将实际问题抽象成数学问题的能力;2.从具体的数字运算过渡到抽象的式的运算。逻辑推理能力大致可分为条理性和灵活性两个方面.其中以庆理性为关键，同时也要注意锻炼思维的灵活性。蒋明文：《数学函授研究》1987年第2期。

　　(二)提纲式

　　提纲式笔记是用纲要的形式把书或文章的论点或主要论据，提纲挈领地记录下来，或是按原文的章节、段落层次，把主要内容扼要地写出来。提纲式笔记可分为提纲和提要两种：

　　1.提纲

　　提纲笔记要忠于原书或原文的框架体例或段落层次，对原书或全文作轮廓式的勾勒。它可以用原文的语句，也可以将自己的语言与之相结合来写。

　　2.提要

　　提要与提纲不同。提纲是逐段写出要点;提要是综合全文写出要点。

　　(二)评论式

　　评论式笔记不单是摘录，而且要把自己对读物内容的主要观点、材料的看法写出来。其中还可表达出笔记作者的感情。评论式笔记有下列几种：

　　1.书头批注

　　书头批注是一种最简易的笔记作法。就是在读书时，把书中重要的地方或自己体会最深的地方，用笔在字句旁边的空白处打上个符号，或者在空白处加批注。如毛泽东在读<伦理学原理>一书时，用朱墨两种色笔在书中作了不少的圈圈点点，遇到他认为观点正确、文字优美的地方，就批上“此论颇精”、“此言甚合我意"，认为不对的地方就画‘‘×”，或批上“不通¨、“荒谬”之类词句。

　　这种笔记方法只能在自己的书上用，这是应当注意的。

　　2.评注

　　评注笔记，是读完读物后对它的得失加以评论，或对疑难之点加以注解。例如顾维桢(捕风提影说思维>中的一段文字：

　　哥德尔的不完整定理。是数学史里的一个里程碑。原来在严谨的数学堡垒之中，竞有一大漏洞，而且这漏洞是无可填的。本来严谨的数学架构，以少数的公理为基础，以明确的推演为方法，导出七层宝塔似备辉煌威果来，真是美不胜收。而且高妙的数学架构，严谨之外，兼具普及性：貌似不同的事物，透过抽象表达，往往可以归纳在同一种数学描述范围之内，看来真是放诸四海而皆;隹了。哥德尔却证明，凡是普及性高的正式逻辑系统，其中必有某些命题，是无法以这系统的逻辑去辨别其是非的。这毛病多半出在“只缘身在此山中”。

　　(四)心得式

　　心得式笔记，是在读书之后写出自己的认识、感想、体会和得到的启发与收获的一种笔记。它有如下几种：

　　1.札记

　　札记也即留记，是读书时把摘记的要点和心得结合起来写成的。这种札记的形式是灵活多样的，可长可短。

　　下面举潘述《夜半钟声到客船)为例：唐·张继<枫桥夜泊》诗共四句：>中说： 唐人有云：“姑苏城外寒山寺，夜半钟声到客船c”说者亦云：句对佳矣，其如三更不是打钟时!”欧阳修的“说者亦云”，事实上就是他自己的议论，不过不愿明言罢了。夜半三更和尚庙里有没有敲钟的呢?苏州的寒山寺在唐朝时敲不敲半夜钟呢?这问题构成了张继诗句应否修改的焦点。人们经过几番调查研究之后发现：半夜三更并非所有的和尚庙都不打钟，姑苏的寺庙在唐代是要敲分夜钟的。欧阳修说法不合乎事实。近在六朝，就有庙宇半夜鸣钟的记载。唐代的白居易、温庭筠等有描写半夜钟声的诗句，皇甫冉<秋夜宿严维宅)：“夜半隔山钟¨说的是会稽的情况，陈羽《梓州与温商夜别》：“隔水悠扬午夜钟"，证明唐代四川的庙宇也是如此。

　　至于姑苏寺庙夜半敲钟的记载见诸《石林诗话》。作者南宋人叶梦得，论诗推崇王安石，对欧阳修、苏轼都有所不满。他长期居住姑苏，最熟悉那里的情况，他批评欧阳修说： 盖公未尝至吴中，今吴中山寺实以夜半打钟。(唐诗纪事>卷二十五日：此地(指姑苏)有夜半钟，谓之无常钟，(张)继志其异耳。欧公以为语病，非也。

　　(潘述羊《写作掌故杂谈》，四川人民出版社l983年版。)

　　2.读后感

　　读后感又称读书心得。读者把自己读书后的体会、感想、收获写出来。读后感重“感"，它可以是从书中领悟出来的真切的道理或精湛的思想，可以是受书中内容启发而引起的思考与联想。可以是因读书而激发出来的决心和理想，也可以是因读书而引起的对社会上某些现象的感触和评论。

　　好的读后感已成为报刊上常见的文章样式。写读后感，要注意以下几点：

　　首先，应该是从读书(包括报刊)中引起的“感"，离开了书，就成了别的文体。因此，读后感通常在开篇时即要表明“感"是从读什么书报而来，同时，还要载明材料出处。 其次，最好是一则读后感谈一个问题;如果内容多，感想多.可以写成几则，不要混在一起。读后感一定要中心明确，主旨集中。不管感想多么复杂，联想多么丰富，都围绕读物来引发，防止节外生枝。

　　最后，一个故事、一句话、一个数据、一段议论等等，不论材料大小都可引发读后感。但是决不能肢解原文，歪曲原意，也不要把自己的感想或增添的材料与作者的原文混杂在一起。概括原文要准确，引用原文要忠实。

应用文写作基础知识：公文的格式

　　1、行政公文的格式的概念：行政公文的格式就是指行政公文的文面格式、用纸规范和印制规范的总和。

　　2、行政公文的格式的内容：2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条对行政公文的格式做出了规范性的规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”现行的行政公文[除命令(令)、公告、通告、会议纪要等以外)的格式一般由文面格式、用纸格式和印装格式三部分组成。

　　行政公文的书面格式划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(又称“间隔横线”)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含红色反线)以下的各要素统称主体;置于主题词(包含主题词)以下的各要素统称版记。

　　(1)眉首：眉首又称文件头，位于公文首页上部，用套红印刷，占首页的三分之一或五分之二;一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等部分组成。

　　秘密等级和保密期限。为了有效保证公文在传递、处理过程中的国家秘密的安全，涉及国家秘密的公文应标明密级和保密期限。秘密公文分为绝密、机密、秘密三级，其中“绝密”、“机密”级公文还应标明份数序号。

　　紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。如需同时标识秘密等级，则紧急程度在下，秘密等级在上。

　　发文机关标识。发文机关又称版头，用红色标识居文件头部分正中，一般有两种形式：一种是由发文机关名称和“文件’’二部分组成，如“北京市人民政府文件”;另一种是只标明发文机关名称(适用于信函式格式)，如“x x省人民政府”。发文机关名称要用全称或规范化简称，如果是几个单位联合行文，主办机关排列在前。

　　发文字号。由发文机关代字、年份和序号三部分组成。联合行文一般只标明主办机关的发文字号。

　　签发人。签发人是指代表发文机关核准、制发该公文的负责人，是公文生效的具体责任者。上行文(包括上报的“请示”“意见”“报告”)应当在首页注明签发人、会签人姓名。

　　红色反线(又称“间隔横线”)。红色反线是一条较粗的通栏红线，位于“发文字号”与文件主体部分的“标题”之间，把文件头部分和正文部分分开。一般政府机关公文用一条通栏红线，党的机关文件在通栏红线正中加一颗红五星做标志。

　　(2)主体：是文件的主要部分，包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件八个部分。

　　标题。公文标题的三要素：完整的公文标题由发文机关、事由、文种三部分组成。如《国务院办公厅关于表彰奖励中国女子足球队的通报》(国办发[1999]61号)，发文机关是“国务院办公厅”，事由是“表彰奖励中国女子足球队”，文种是“通报”。

　　公文标题的核心要素：“文种”是公文标题的核心要素，同时也是不能省略的要素。

　　公文标题除了采用三要素齐备的完整式标题形式外，还可以采用省略式标题形式。省略式标题包括以下三种情况：一是省略发文机关的标题，如《关于严厉打击传销和变相传销等非法经营活动的意见》，通常有文件版头的公文(主要指上行文)，标题不必再重复发文机关;二是省略事由只由发文机关和文种组成的标题，如《中华人民共和国主席令》、《中国人民银行通告》等;三是省略发文机关和事由，只有“文种”一个要素的标题，如《通告》、《公告》，这类标题一般适用于内容较单一的公布性、知照性公文。

　　注意：公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。对于转发文，除批转法规性文件加书名号外，均不对原标题加书名号。

　　转发上级机关的文件，如果标题过长，可以自拟事由摘要转发;如果是层层转发的文件，可以只转发首发机关的名称。

　　例题：

　　1、国家税务总局转发了国务院题为“关于做好税制改革工作的通知”这一文件，自治区地税局再转发给各盟市地税局，盟市地税局再进行转发时，写成了《通辽市地方税务局关于转发内蒙古自治区地方税务局关于转发国家税务总局关于转发国务院关于做好税制改革工作的通知的通知的通知》，如何修改。

　　2、标题过长或中间需停顿的，可用空格或换行的方式表述。如：国务院关于依靠科技振兴农业加强农业科技成果推广工作的决定

　　主送机关：是指负责办理和答复该份公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

　　下级向上级机关发出的请示或报告，一般只写一个主送机关，受双重领导的下级机关向上级请示时，也要确定一个主送机关，其他用抄送形式，不能多头主送，避免出现责任不明，误时误事的现象;上级对下级机关的发文，主送机关应按法定或约定俗成的惯例排序，如通辽市人民政府下发的普发性文件，主送机关可以是“各旗、县、市、区人民政府，市政府各委、办、局”;凡是直接向社会或群众公布的公文及法规章程等，一般不写主送机关。如通告、公告等。

　　正文：是行政公文的核心部分，是用来表达具体的思想内容的。正文应根据文种和写作意图选择恰当的表达方式和结构，在公文格式规范、行文关系正确的前提下，一篇公文的水平与效果关键取决于正文的拟定。

　　正文中的人名、地名、数字、引文应当准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号;引用外文应当标明其中文含义。正文写作的要求：

　　第一，符合国家法律、法规，符合党和政府的方针、政策以及上级机关的有关规定。

　　第二，要有针对性，即以事实为根据，分析问题，做到有的放矢。

　　第三，一般应一文一事，事由要集中、明确、重点突出。

　　第四，行文逻辑缜密，层次清晰，条理清楚。

　　第五，具体措施或意见要符合实际，明确具体，可操作性强。

　　第六，语言要准确、简洁、规范。

　　公文中的数字：公文中的数字，除成文日期、部分结构层次数和在词、词组、成语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字

　　正文层次标识方法：

　　第一层用“一、”“二、”“三、”……

　　第二层用“(一)”“(二)”“(三)”……

　　第三层用“1.”“2.”“3.”……

　　第四层用“(1)”“(2)”“(3)”.

　　附件说明：公文如有附件，应在正文之后注明附件说明。

　　附件说明写在正文下空一行，左空二字用3号仿宋体字标识“附件”，后标冒号，然后说明附件顺序和名称。附件序号用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。

　　成文日期：是指公文完成并定稿的时间，是公文生效的标志。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。决定、会议纪要等会议讨论通过的公文，以通过日期为准。电报以发出日期为准。

　　成文日期标注在正文右下方，右空四字，用汉字将年、月、日标全，“零”写为“O”，如“二OO二年十月一日”。

　　印章：是公文合法生效的标志之一。公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章;联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，加盖印章应上距正文一行之内，下压日期，端正，印章用红色;联合行文并需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空七个字格，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，不相交或相切;联合行文并需加盖三个以上印章时，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列则在相应位置，并使印章加盖其上。

　　当公文排版所剩空白不能空下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文在同一版面，不得采用标识“此页无正文”的方式解决。

　　附注：指需要说明的其他事项，包括说明传达范围(如“此件发至县团级”)、使用方法(如“此件可以翻印”)、正文中出现的名词术语的解释等，或在使用请示文种时注明联系人的姓名和电话。

　　附注标识在成文日期下一行，居左空二字，应当加圆括号标注。

　　附件：是附在正文之后用于补充、说明正文的文字材料或图表材料，是公文的重要组成部分。有的公文因内容需要，又不便于写入正文的材料才用附件的形式表达，并不是每份公文都有附件。

　　常见的附件有两种：一是随文所颁布、批转(转发)、报送的文字材料，实际是公文的主要内容，而主件只起批准颁布、批转转发、报送或按语作用，这类附件与公文正件具有同等效力。二是补充、说明、解释正文内容的材料，如代表名单、数字报表、图文资料等，其作用是为正确理解和执行公文正件提供参考。

　　附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号;如不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

　　(3)版记：版记也称文尾，位于公文末页最下部，包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期三个要素。版记的最后一个要素置于最后一行。

　　主题词。主题词是确切表达公文主题和归属类别的规范化名词或名词性词组，是文件信息输入计算机的一种信息符号。因为按照区局文件精神，从今年开始系统内部行文不再标注主题词，因为全区办公自动化系统都已开通，标注主题词已没有必要。但向系统外行文仍然要标注。注意：一份文件的标引，一般不超过6个主题词。

　　抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的机关。抄送上级机关的用“抄报”;抄送平级和下级机关的用“抄送”。

　　抄送机关应使用全称或者规范化简称、统称，位置在主题词下一行，左空一字标识“抄送”，后加冒号;抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。

　　印发机关和印发日期。印发机关多数不以行文机关名称出现，而只用该机关办公室(厅)名称。印发机关位于抄送机关之下，占一行位置。印发机关左空一字，印发日期右空一字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

应用文书写格式

　　请假条

　　（1）标题：第一行居中写明“请假条”。

　　（2）称呼：第一行顶格写，后用冒号。

　　（3）正文：另起一行空两格写请假内容，交代请假原因、请假起止时间、请求准假等。

　　（4）署名。

　　（5）日期。

　　感谢信

　　敬爱的xxx：

　　具体事件。

　　感谢之情。

　　人物。

　　日期。

　　书信

　　（1）称呼：第一行顶格写，后用冒号。

　　（2）正文：另起一行空两格。一般先写问候语，再写主要内容。

　　（3）结尾：写祝颂语。“祝”、“此致”等词语可紧接正文之后写，也可独占一行，空两格写。“健康”、“敬礼”等用语要另起一行，顶格写。

　　（4）署名：写在另起一行的偏右处。

　　（5）日期：写在署名下一行的右边。

　　（6）用语要简洁得体、条理清晰，有真情实感。

　　通知

　　（1）标题：第一行居中写明“通知”或“关于xx的通知”。

　　（2）称呼：换行顶格写明被通知方的名称，后用冒号。

　　（3）正文：另起一行空两格写通知内容，如会议通知包括会议内容、时间、地点、出席对象和有关准备事项等。

　　（4）署名：正文下一行的右下方写发出通知的单位或组织。

　　（5）日期：写在署名下一行的右边。

　　启事

　　（1）标题：第一行居中写明“xx启事”。

　　（2）正文：另起一行空两格写启事内容，交代有关事情的原委和目的，提出要求和希望，说明有关注意事项及办理程序等。有些内容则不应写具体明确，如“招领启事”中有关失物的详情，以防冒领。

　　（3）署名。

　　（4）日期。

　　启事不具备法令性、政策性、因而也没有强制性和约束性。

　　启事有招领启事、寻物启事、招聘启事、征稿启事等多种。

　　申请书

　　（1）标题：第一行居中写明“申请”或“xxx申请”，加上标明性质的字样。

　　（2）称呼：换行顶格写接收申请书的单位名称或领导同志姓名，后用冒号。

　　（3）正文：另起一行空两格写申请内容。内容应包括三个方面：

　　第一，申请什么，要求批准什么；

　　第二，提出申请的目的和理由；

　　第三，表明自己的态度（或决心、愿望等）。

　　（4）结尾：写表示敬意之类的专用语。

　　（5）署名。

　　（6）日期。

　　申请书与请柬、感谢信、倡议书等属于专用信。申请书除第一行居中写申请名称外，其于部分与一般书信的格式一样。请求的事情一定要写明确，理由要充分，言辞也要恳切。

　　广播稿

　　（1）要通俗化、口语化。

　　（2）简洁明了。

　　（3）生动活泼。

　　（4）音调和谐。

　　（5）新、快、短。

　　6。说明书

　　（1）实用性。

　　（2）科学性。

　　（3）突出特点，强调特征。

　　（4）用语通俗简明。

　　说明书是一种实用性说明文体，常用于对工农业产品销售、书籍资料出版及电影戏剧演出等等的说明介绍。说明书有两种形式：条款式和短文式。

　　新闻

　　（1）标题：是新闻内容的提要。除正题外，前面可家加引题，后面可加副题。

　　（2）导语：开门见山，简明扼要地写出新闻事实或中心。有叙述式导语、描写式导语提问式导语等。

　　（3）主体部分：具体展开事实的叙述或进一步突出中心。新闻及时、准确地报道国内外新近发生的重要事件，一般篇幅较短。基本要素是时间、地点、事件等。内容必须真实，要“用事实说话”。

　　广告

　　（1）广告大致可以分为商业广告和公益广告两大类。

　　（2）商业广告由标题、正文、联系方式三部分构成。正文应突出产品、企业的特点。

　　（3）公益广告应突出主题的鲜明性、语言的文学性。

　　请柬

　　（1）封面包括请柬二字及活动名称，请柬二字字体较大，可进行艺术加工，如采用美术字体，增加装饰图案或烫金等。

　　（2）背面顶格写被邀请者的姓名（或单位名称）。

　　（3）正文主要交待活动内容（如庆祝会、联欢会等）及活动时间、地点等。如果是邀请参加会议，应写明会期、乘车路线等应知事项。

　　（4）应以“此致——敬礼”或“顺致——崇高的敬意”等礼仪性语句结尾，最后应署名邀请者（或单位）的名称及发请柬的时间。

　　（5）语言上除要求简洁、明确外，还要措辞文雅、大方和热情。

　　倡议书

　　（1）发出倡议的根据，目的，原因。

　　（2）具体内容和具体事项。

　　（3）结尾写出倡议书的决心和期望。

　　（4）署名。

　　（5）日期。

书写格式

　　1)标题：是新闻内容的提要。除正题外，前面可家加引题，后面可加副题。

　　(2)导语：开门见山，简明扼要地写出新闻事实或中心。有叙述式导语、描写式导语提问式导语等。

　　(3)主体部分：具体展开事实的叙述或进一步突出中心。新闻及时、准确地报道国内外新近发生的重要事件，一般篇幅较短。基本要素是时间、地点、事件等。内容必须真实，要“用事实说话”。

名著阅读格式

　　读书笔记一般有三种写法：一种是编提纲，就是用自己的语句把一本书或一篇文章的段落大意简明扼要地写下来。记这种笔记，能帮助读者理解并记住原文的主要内容，培养概括能力。一种是写体会，就是要把我们从书中获得的启发和感想写下来。记这样的笔记，能帮助我们领会书中的思想内容，提高我们的认识能力和语文水平。一种是摘录好句子，就是要我们在读时，把书上一些含义深刻，描写精彩的句子或片断，抄在自己的本子上。这种笔记能帮助我们积累词汇，丰富句式，增强表达能力。

　　那么，如何写好读书笔记呢

　　1 .要选出自己最喜欢的一篇课文或一本书。可以在自己印象特别深刻的书或文章中去选。

　　2 .认真阅读原文。读懂原文，确定引发感想的 " 点 " 。在确定好读的书或文章后，就要认真阅读了。读书时要能做到如下几点：搞清作品中的时间，地点，人物，事件，知道作者写这篇文章的目的，分清文章的主要内容和次要内容。注意抓住文章的要点。通过读文章，弄清以上几点后，接下来便是要确定引发感想的那个 " 点 " 。所谓 " 点 " ，便是我们感受深刻的地方。这个"点"不是读后感的主体，而是感想的土壤，感想才是盛开的花朵。正因为如此，找准感想的"点"才显得非常重要。那么从哪些地方寻找感想的"点"呢

　　① 以文章的主要内容作为引发感想的 " 点 " 。读了一篇文章或一本书后，对其中的主要内容有什么想法可写出来；

　　② 文中的某个情节，也可作为引发感想的点。文中某个情节，使你深受感动，感到愤恨，感到伤心 …… 都可用来作引发感想的 " 点 " 。如一位同学读了《金色的鱼钩》一文后，对老班长命令小梁吃鱼这一情节印象特深，后来他以此内容写了一篇读后感。

　　③ 文中的特别精彩的一句话。

　　④ 文中含义特别深刻的一句话等，都可将之作为引发感想的点。

　　3 .根据找出的 " 点 " 进行思考和联系实际，写出读后感。在所找出的引发感想的 " 点 " 中，如果 " 点 " 很多，要选择一两个主要的点写，其他次要的，可一带而过或不写。

　　对于所选的点要去进行思考，对此进行判断，这话说得对吗？他为什么要这样讲呢？这样讲的意义到底在哪儿呢

　　反过来讲行不行 …… 如此这样多问几个 "为什么" ，对写好读后感是大为有益的。

　　联想和思考，常常是密不可分的。当你读到某些内容时。必然会联想到身边的事情，进而会去思考。如有一位读《养花》的同学，由文中的一句"不劳动，连棵花都养不活"，想到"马家军"中的骄人成绩，"她们在高原训练时，每天跑三四十里，衣服被汗水湿透了，鞋子里都能拧出水来。"紧接着，他的感想就来了，"试问，她们不付出艰苦的劳动，能取得震惊世界的好成绩吗 古往今来，凡是成功者无不付出艰辛的劳动。 " 由养花，想到马家军，又悟出成功和劳动的关系。由此可见思考和联想是写好读后感的重要支柱。

　　需要注意的是：因为是读后感，重点应在自己的感受和收获上面，千万不能抄原文代替自己的感想，或者复述课文，一定要 " 感 " 比读多。引用文中的原句是为了谈感想，收获或体会。决不能引用了一大堆原句而无自己感受。写自己的感受一定要和文章主要内容相合，否则会离题。例如《养花》一文是讲劳动真有意思，劳动创造了美。可你的感想是北京的天气不适合于养花。这就犯了读和感脱节的毛病。所以写自己的感受一定要使读和感有机结合，水乳相融。

书写格式

　　1)标题：第一行居中写明“申请”或“xxx申请”，加上标明性质的字样。

　　(2)称呼：换行顶格写接收申请书的单位名称或领导同志姓名，后用冒号。

　　(3)正文：另起一行空两格写申请内容。内容应包括三个方面：第一，申请什么，要求批准什么;第二，提出申请的目的和理由;第三，表明自己的态度(或决心、愿望等)。

　　(4)结尾：写表示敬意之类的专用语。

　　(5)署名。

　　(6)日期。

　　申请书与请柬、感谢信、倡议书等属于专用信。申请书除第一行居中写申请名称外，其于部分与一般书信的格式一样。请求的事情一定要写明确，理由要充分，言辞也要恳切。