会议筹备方案

协会筹备申请书范本

　　长阳土家族自治县民政局：

　　近几年来，随着建筑业的不断发展，带动长阳建筑装饰装修行业迅速发展。目前，我县装饰装修企业10余家，从事装饰装修室内设计人员近20人，从事装饰装修行业技术工人约500人。按照行业现行管理模式，通过成立建筑装饰协会加强行业自律，促进装饰装修企业守法、诚信经营;加强技术交流，提高设计水平和装饰装修质量;加强法规和职业道德培训促进从业人员队伍再教育，成为建筑装饰装修行业同仁的共同心声。应广大装饰装修从业人员和装饰装修企业要求，由长阳土家族自治县装饰装修行业管理办公室、宜昌兴业建筑有限责任公司、湖北永兴建筑装饰工程有限公司发起开始酝酿筹备长阳土家族自治县建筑装饰协会。

　　一、长阳土家族自治县建筑装饰协会的业务宗旨和业务范围。

　　业务宗旨：遵守国家的宪法、法律和法规以及国家有关政策，遵守社会道德风尚，为建筑装饰企业服务，反映企业诉求，规范市场行为，推进行业健康发展，为提高我县装饰装修行业整体水平，进一步满足人们日益增长的物质和文化生活需要作出贡献。

　　业务范围：把行业组织起来，在政府和企业之间起桥梁和纽带作用，为企业的经营和行业的发展提供多种服务，协助政府部门进行行业管理，具体的业务范围是：

　　1、积极宣传、贯彻、落实国家和省、市有关装饰装修行业的方针政策，协助长阳县建设局加强建筑装饰行业管理。

　　2、接受建设局的委托，结合我县实际情况，提出加强装饰行业管理的意见、建议，协助建设局对装饰企业和建筑装饰市场进行动态管理。

　　3、维护会员单位的合法权益，协调行业间生产经营和技术合作，规范建筑装饰市场并使其健康有序的发展。

　　4、积极开发新产品，举办技术讲座、产品展览会等活动，推广新技术、新产品和科技成果，推进建筑装饰行业技术进步。

　　5、承办政府和有关部门授权及会员单位委托的其他事项。

　　二、长阳土家族自治县建筑装饰协会的活动地域及活动方式。

　　活动地域：本协会办公地点设在长阳县龙舟坪镇环城东路80号。

　　活动方式：本协会实行会员制，包括单位会员、个人会员;协会最高权力机构为会员代表大会;会员代表大会的执行机构为理事会，在闭会期间领导本协会开展日常工作，对会员代表大会负责;协会会长、常务副会长、副会长、秘书长等具体领导开展协会相关工作。

　　三、长阳土家族自治县建筑装饰协会注册资金三万元。

　　协会经费来源：1、收取的会费;2、接受的捐赠;3、政府资助;4、在核准的业务范围内开展活动或服务的收入;5、利息;6、其它合法收入。

　　四、长阳土家族自治县建筑装饰协会会员有团体会员和个人会员。其中团体会员为长阳土家族自治县装饰装修行业管理办公室，宜昌兴业建筑有限责任公司、湖北永兴建筑装饰工程有限公司等十几家建筑装饰装修公司，个人会员为装饰装修材料供应商、装饰装修设计人员、技术人员及相关从业人员。

　　长阳土家族自治县建筑装饰协会将在县民政局和县建设局的监督管理和业务指导下开展有益长阳建筑装饰装修市场的相关业务活动，为提高长阳建筑装饰装修整体水平和长阳的经济发展发挥积极的作用。

　　根据《社会团体登记管理条例》的规定，特申请筹备成立长阳土家族自治县建筑装饰协会，请予以批准。

　　筹备发起单位：(筹备发起单位负责人签字并加盖公章)

　　单位负责人：

　　单位负责人：

　　单位负责人：

　　二〇**年四月十九日

工作筹备会会议纪要

　　会议地点：办公楼509会议室

　　主持人：XXX

　　参会人员：XXXXXXXXXXXXX

　　会议记录：XXX

　　9月3日的上午，公司总经理在公司509会议室召开总经理办公会议。会议听取了办公室关于参与20xx年国际酒类博览会相关事宜，会议审议了公司投资项目管控模式及机构调整方案、公司多元化企业管理体制改革实施方案，讨论研究了相关事宜。

　　现将会议议定事项纪要如下：

　　一、关于参与20xx年酒类博览会相关事宜。8月24日，酒类博览会执委会来函，拟于20xx年9月9日至13日在贵阳举办第二届酒类博览会(以下简称酒博会)。希望我司按照省政府有关要求，积极参与并给予相关支持。会议认为，此类情况要理性对待，一旦投入就要对品牌形象传播产生积极效果。会议明确：一是在酒博会会场租用一定场地开展企业形象和品牌形象宣传，费用控制在XX万元左右。

　　二、关于公司领导休年休假事宜。

　　自公司执行带薪休假制度以来，公司处以上干部大部分未休过假。为此，会议明确，今年北京会议前后，公司领导班子成员带头执行年休假制度。

　　三、审议通过《公司投资项目管控模式及机构调整方案》。

　　有关生产厂易地技改工作要全面实施，建设项目要启动，投资项目管控模式及机构调整应着重解决：技改项目如何在讲求质量的前提下高效推进;如何使用好现有的人力资源;如何确保项目建设上不出问题、不出廉政问题;集中管理和充分授权如何实施四个方面问题。综合计划部要认真梳理、汇总会议意见后进行调整。

　　四、审议通过《公司多元化企业管理体制改革实施方案》。

　　法律与改革部按照会议意见修改后报XXX。会议明确，一是公司多元化管理体制改革的定位为已成立公司投资管理公司为契机理顺公司投资管理关系。二是投资管理公司批复后，人力资源部上相关部门提出人员配置意见。先要明确需求，再确定岗位配置，关键要组建好管理团队。三是劳动用工分配管理，一开始就要把事做正确。人力资源部商投资管理部进一步理顺劳动用工关系。四是公司多元化投资管理体制改革工作组抓紧推进投资管理公司建立的各项工作，待人员配置完成后，在理顺管理关系。

　　发：公司各部门、各单位

　　送：公司领导、副巡视员、总经理助理

　　XXX有限责任公司办公室

　　20xx年x月x日印发

2016年年会活动准备方案

　　1. 晚会主题名称：《携手今朝—喜迎国庆》

　　2. 活动时间：XX年9月下旬 7：30 ~9：30

　　3. 地点：

　　4. 主办：

　　5. 协办：

　　6. 晚会目的：

　　1、一年一度的国庆晚会，让我们在校学生时刻铭记祖国的伟大成就，时刻以祖国为荣

　　2、锻炼学生的舞台的表现力，增强勇气，提升自信

　　3、加强师生之间的交流，构建和谐社会

　　7. 晚会形式及内容：形式不限，可单人或团体表演均可，节目类型包括大合唱、独唱、独舞、等舞蹈、相声、小品，节目题材要求体现新颖、活泼、生动、感人、搞笑、优美、意义深刻等不同风格

　　8. 晚会筹备工作管理方式：项目式管理

　　晚会宗旨：展现师生风采，共祝祖国富强

　　9.晚会基调：积极向上，和谐雅致，温馨喜庆

　　10.节目分配：(每个节目各设一个负责人，负责节目的纪(2016年模特大赛策划方案)律和安排)

　　1、第一乐章： 春潮 激情篇

　　以新中国成立以市民富国强、万象更新的音乐歌舞为主。表达盛世明月光芒，玩家团圆喜庆的欢乐之情

　　2、第二乐章： 江魂 豪情片

　　以国庆61华诞，为祖国自豪和骄傲的节目为主，表达四海笙歌、普天共庆，盛世和谐的豪迈之情

　　3、第三乐章： 花信 温情篇

　　以表达对祖国的热情之情的节目为主，其中可包括自创歌曲、小品等节目

　　4、第四乐章： 温情 深情篇

　　爱是人类恒古永恒的主题，以此章传递人与人之间爱的传递，让世界充满爱

　　11.具体活动分工项目组

　　晚会组织委员会主 任：

　　副主任：

　　委 员：

　　12、项目组：

　　第一项目组：

　　节目组 组 长：

　　副组长：

　　组 员：

　　任 务：

　　a、9月13日晚完成第一次彩排;

　　b、9月25日早晨将晚会节目定下来，并把节目单发到个班手中;

　　c、9月20日之前准备好主持人的形象设计及台词;

　　d、晚会之前准备好晚会所需的一切服装道具;

　　e、晚会之前联系好演员化妆单位。

　　2、第二项目组：

　　礼仪组 组 长：

　　副组长：

　　组 员：

　　任 务：

　　a、9月27日晚上之前准备好请柬、接待到场嘉宾，及负责来宾签名;

　　b、9月27日晚上之前挑选出六个女礼仪;

　　c、9月27日晚上之前准备好会场服务物品，如水杯、茶叶等。

　　3、第三项目组：

　　舞台组 组 长：

　　副组长：

　　组 员：

　　任 务：

　　a、舞台搭建;

　　b、舞台灯光设备、音箱设备的安装;

　　c、演出中道具的递送，灯光、音响的调试

　　4、第四项目组：

　　机动组 组 长：

　　副组长：

　　组 员：

　　任 务：

　　该组核心任务在于晚会期间，负责会场纪律维持、会场后勤保障以及处理紧急情况，保证晚会取得圆满成功。

　　5、第五项目组：

　　后勤组组 长：

　　副组长：

　　组 员:

　　任务：

　　会场的打扫及布置(盆景、横幅等)，物资(矿泉水、胶卷、礼品等)的准备，相关用具的购买和回收。

　　6、第六项目组：

　　信息传递组组 长：

年会活动准备方案

　　活动主题：总结表彰上一年、战略部署下一年

　　活动目的：振奋精神、统一目标、加强团结、再创辉煌

　　活动安排：

　　(一)企业全体大会议程安排

　　12：30：全体参会员工提前到达指定会堂，按指定排座就座，等候员工大会开始。(会堂播放入场背景音乐)

　　13：00—13：10：大会进行第一项。音乐停，鞭炮响(背景鞭炮声)。主持人宣布员工大会开始，向参会的全体员工介绍出席大会的公司主要领导同志，并鼓掌欢迎;(员工欢迎礼毕)请总经理致《开幕辞》。

　　13：11：大会进行第二项。各主要负责人分别作年终述职报告;(每个公司都不同，这个时间具体把握)

　　16：40—16：50：大会进行第三项。请总经理宣读公司《上一年度关于表彰工作先进集体和个人的决定》。

　　16：50—17：00:主持人请获得工作先进个人荣誉的优秀员工上台领奖，同时请总经理为其颁发荣誉证书及奖金红包，先进个人与总经理合影留念，主持人鼓掌祝贺。

　　主持人请先进个人的代表在现场发表简短获奖感言。(摄影师拍照)(会堂播放颁奖背景音乐)

　　17：00—17：10：主持人请获得工作先进集体荣誉的相关负责人上台领奖，同时请总经理为其颁发荣誉奖牌或奖杯，先进集体领奖人与总经理合影留念，主持人领掌祝贺。

　　主持人请先进集体负责领奖的代表发表简短获奖感言。(摄影师拍照)(会堂播放颁奖背景音乐)

　　17：10—17：20：主持人提醒出席员工大会的主要领导同志及获得先进个人荣誉的优秀员工上台，合影留念。(摄影师拍照)

　　17：20—17：30：主持人对本次员工大会做简要总结。宣布员工大会闭幕。(会堂播放离席背景音乐)

　　(二)宴会相关安排

　　18:30之前：员工到达指定场所、所有酒水、凉菜等等都准备就绪。

　　18:55之前：总经理到主席台向大家纸《祝酒词》

　　19:00之前:主持人宣布晚宴开始，并第一共同举杯庆贺新年快乐，祝愿公司明天更美好。

　　19:00—22:30：与会者共同用餐、活动

　　(三)活动相关安排

　　条件：所有人都要参与，不得推延，每一个人都要表演(哪怕你是上台说说话)。

　　1.全体表演节目：演唱(明天会更好)

　　2.公司领导人(多个人也可以)表演节目，这个不能推掉，就算是说上几句话、唱一首歌等等都可以。

　　3.相关部门经理(多个人也可以)表演节目。

　　4.部门全体表演节目。

　　5.员工自由安排表演节目。

　　(四)签到许愿安排

　　条件：每一个公司人员进来都要签到，并且写下愿望，挂在许愿墙上，最后整理做许愿册

　　(五)游戏相关安排

　　不管是新老员工，在一开始的宴会中都不会很快融入在一起，那么游戏这个环节就可以促使大家融入在一起，更是穿针引线的使大家喝的更尽兴，打破僵局，促使酒会晚会更加畅快。、

　　一：大型团队游戏活动：团拜年

　　人数：无限制

　　用具：酒酒杯

　　方法：大家相互之间进酒，拜年，祝福在新的一年

　　二：成语对接

　　参与人数：全体

　　道具：无

　　方法：以生肖为话题，成语对接，第一个人说一个成语，第二个人以第一个人的成语最后一字为开头对接成语，以此类推，没有对出的罚：节目、喝酒

　　三：活跃气氛、搞笑成语接龙：这个游戏的名字只是用来迷惑大家，而并不是真的要接龙。选出几位年轻人上台，让大家先在纸上写出5个成语，因为游戏题目叫成语接龙，所以大家会考虑的是成语如何接龙，最后一个字该容易还是简单。等大家都写好之后，让大家都把自己的成语向台下观众读一遍。然后让每个人在5个成语前加上“我初恋时、我结婚时、我洞房花烛夜时、我结婚后、我的婚外恋”，这样连起来就变成“我初恋时(第一个成语)、我结婚时(第二个成语)、我洞房花烛夜时(第三个成语)、我结婚后(第四个成语)、我的婚外恋(第五个成语)”。有时效果会意想不到的搞笑。我洞房花烛夜时七上八下.............

　　四：喝啤酒比赛

　　参与人数：若干

　　工具：酒、奶瓶

　　亮点在容器，用婴儿的奶瓶当酒具~~叫一棒大男人上台喝啤酒，规定时间内谁喝得多水胜出嘿嘿，最后的结果就是,男boss们嘴巴子很痛,哈哈

　　五：30.熊来了(我爱你更有趣)

　　参加人员：约束8-15人，分成若干组

　　游戏规则：

　　(1)各组第一个人喊“熊来了”

　　(2)然后第2个人问：“是吗?”

　　(3)第1个人再对第2个人说：“熊来了”，此时2号再告诉3号“熊来了”

　　(4)3号再反问2号“是吗?”，而2号也反问1号“是吗?”

　　(5)前者再叫“熊来了”，2、3、4号传下去。

　　(6)如此每个人最初听到“熊来了”时要反问“是吗?”然后再回向前头，第二次听到“熊来了”时才传给别人，而前头的人不断的说“熊来了”

　　(7)每组最后的人听到第2次的“熊来了”时，全组队员齐声说：“不得了了!快逃!”然后全组人一起欢呼，最先欢呼的那一组便得胜。注意：正确了解规则，确实地重复回答。男女各半时可以用“熊来了”“我爱你”做口号，更有趣

　　游戏吧还有很多，但是最终的目的就是让大家解除隔阂，大家可以放下工作生活的压力，尽情的挥洒自己，使自己更好的融入这个团体中，增加团队能力。大家都融入到“年会晚会”中，那么这次年会晚会活动策划就会很成功了。

　　(六)与会人员须知

　　一:员工无特殊情况必须参加公司年会，年会进行当中有急事需要离开现场的，需报经办公室主任批准同意后方可离开。

　　二:晚宴及活动中，员工可着休闲装或运动装等;但在员工大会上，建议主持人及参加述职的人员着正装出席。

　　三：解除掉一切伪装，尽情挥洒自己

　　(七)预算费用

　　1.本次年会活动所需支持的费用预算，一定要有老板的明确批复。整个年会活动的安排，最主要的是费用支持，只有这样，我们才有把握办好。

　　2.各项环节都要有专人负责，各项费用也要落实到人。

　　3.各项支出都要有明确的票据。

　　(八)各个主要点

　　1.时间的控制(更好的掌控，不要太晚)

　　2.录像拍照(丰富企业文化)

　　3.任务分工明确(年会晚会更加顺利进行)

　　4.进场、散场的接待、回家工作，落实好(要有头有尾)

　　5.年会预算要清晰明了(预算统计表)

　　预祝大家：新年快乐吃饱喝足、玩尽兴了，也该散场了，来年再见，相关负责人做好离场各项工作。

　　总结：基于“年会”活动所应考虑和彰显的严肃程度与正统模式，此方案突破了以往的设计惯例，将正统严肃的年终大会与现代流行的聚餐、娱乐两类活动进行了统筹策划。

标准会议方案书写

　　一、总体方案

　　(一)会议总体方案的含义

　　会议总体方案是对所要举办的会议进行总体安排的策划文案，是会议预案的一种。

　　(二)会议总体方案的基本内容

　　1.会议的名称。

　　会议名称的确定一般采用揭示会议主题、主办者、功能、与会者、范围、时间和届次、地点、方式等特征的方法。

　　2.会议的目标和指导思想。

　　3.会议的主题、议题和议程。

　　4.会议的对象、规格和规模。

　　会议对象要分清正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。

　　5.会议的时间。

　　包括会议时机的选择，会议的起讫时间，会期和日程安排。

　　6.会议的地点。

　　一是选择合适的举办地，如国际性会议要考虑选择在什么国家或地区以及什么城市举行;二是选择合适的场馆(包括会场、宾馆的规格及布置要求等)。

　　7.主办、协办单位以及拟设立的会议组织机构，如主席团、组织委员会、指导委员会、执行委员会、学术委员会、秘书处、筹备组的构成等。

　　8.会议的举行方式、配套活动以及辅助活动的日程安排，如参观、游览、娱乐、聚餐等。

　　9.会议的接待、后勤保障措施和技术手段。

　　10.会议的宣传方式，如召开新闻发布会、编写会议

　　11.会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式。

　　12.其他应当说明的事项。

　　(三)会议总体方案的结构与写法

　　1.标题。

　　写明会议的全称和策划书或方案(预案)，如““秘书工作”国际学术会议筹备(总体)方案”。

　　“总体”二字也可以不写。

　　2.主送机关。

　　直接上报上级机关，应当写明上级机关的名称。

　　以请示的附件上报的，可不写主送机关。

　　3.正文。

　　正文部分应当逐项载明总体方案的具体内容，结构安排上一般采用序号加小标题的结构体例。

　　开头部分可用一段文字写明制定方案的目的和依据，然后用序号编排各个层次。

　　表述有两种方法：一种是详述法，详细表述各项具体安排。

　　另一种是简述法，对所涉及的各方面的计划作原则性的安排，具体实施的要求通过各个专题策划文案来表述。

　　直接上报请求批准的方案，结尾处要写“以上方案请审批”等字样。

　　正文写作要做到总揽全局、目标清楚、思路清晰、分工明确、综合协调。

　　4.附件。

　　如有附件，在正文下方写明附件的名称和序号。

　　5.落款。

　　署制定机构名称。

　　经审批下发执行的总体方案也可署审批机关的名称。

　　6.成文时间。

　　写正式提交的日期。

　　二、会议开幕式方案

　　(一)会议开幕式方案的含义

　　开幕式是宣布各种会议活动正式开始的具有象征性和标志性的仪式。

　　会议开幕式方案是对开幕式的各项安排进行策划的文案。

　　(二)会议开幕式方案的基本内容

　　1.开幕式的名称、时间、地点。

　　2.主办单位。

　　3.参加范围。

　　包括上级机关的领导人，会议活动的承办单位、协办单位、赞助单位的领导或代表，东道主以及与会议活动有关的机关、企事业单位的领导或代表，有关国家、地区、组织的代表(如有关国家的使节、领事、参赞等)，群众代表，有关新闻单位。

　　4.主持人、致辞人和剪彩人的身份和姓名。

　　开幕式通常由主办方主持。

　　主持人应当有一定的身份。

　　联合主办的会议可采取共同主持的形式，各方主持人身份应大体相当。

　　致开幕词人的身份一般应当高于主持人。

　　仪式较为简单的，可由主持人直接致开幕词;也可以先由主办单位的领导发表主旨讲话或欢迎词，然后由来宾代表先后致辞。

　　来宾代表致辞的顺序按身份高低安排。

　　最后请在场身份最高的人士宣布：“我宣布，“秘书工作”活动开幕”。

　　联合主办的活动，也可用共同剪彩的形式代替致开幕词。

　　剪彩人应当是主办单位出席开幕式身份最高的人士，也可安排上级领导、协办单位领导与主办单位领导共同剪彩。

　　5.开幕式的形式。

　　开幕式的形式主要有两类，一类是以致辞为主的形式;另一类是文艺晚会的形式。

　　6.邀请方式。

　　凡外单位的领导和代表应当书面邀请。

　　书面邀请分为请柬、邀请信。

　　请柬用于邀请重要来宾，邀请信用于一般的列席对象或较为特殊的对象。

　　7.现场布置和物品准备。

　　如主席台、会标、国旗、花卉、彩旗、标语、剪彩工具、扩音设备等，有的还安排文艺表演。

　　8.接待。

　　如签到、为来宾佩带胸花、赠送礼品、留言题词等。

　　9.开幕式、闭幕式程序。

　　如介绍出席开幕式的领导人和主要来宾、致开幕词、升国旗和会旗、奏国歌或会歌、代表致词、剪彩、参观、植树纪念、颁奖、文艺体育表演等活动。

　　10.接待任务分工。

　　必要时可设立专门的接待工作机构。

　　11.经费安排。

　　(三)开幕式方案的结构和写法

　　1.标题。

　　写明开幕式的名称和文种(策划书、方案)

　　2.主送机关。

　　直接上报上级审批的开幕式方案，应当写明主送机关。

　　以请示的附件上报的，不必写主送机关。

　　3.正文。

　　开头先阐明举行开幕式的目的意义，指导思想，然后用列小标题的方式逐项说明方案的各项内容。

　　全篇要突出主题，层次分明，每个创意点要说明意义和效果。

　　直接上报请求批准的方案，结尾处要写“以上方案妥否，请审批”等字样。

　　4.落款。

　　写提交方案的机构名称。

　　5.成文时间。

　　写正式提交的日期。

　　三、会议闭幕式方案

　　(一)会议闭幕式方案的含义

　　会议闭幕式是宣布各种会议活动结束的具有象征性和标志性的仪式。

　　会议闭幕式方案是对开幕式的各项安排进行策划的文案。

　　(二)会议闭幕式方案的基本内容

　　1.闭幕式的名称、时间、地点。

　　2.主办单位。

　　3.参加范围。

　　4.主持人、致辞人的身份和姓名。

　　闭幕式通常由主办方主持。

　　主持人应当有一定的身份。

　　致闭幕词人的身份一般应当高于主持人。

　　5.闭幕式的形式。

　　6.邀请方式。

　　书面邀请分为请柬、邀请信。

　　请柬用于邀请重要来宾，邀请信用于一般的列席对象或较为特殊的对象。

　　7.现场布置和物品准备。

　　如主席台、会标、国旗、花卉、彩旗、标语、剪彩工具、扩音设备等，有的还安排文艺表演。

　　8.接待。

　　如签到、为来宾佩带胸花、赠送礼品、留言题词等。

　　9.闭幕式程序。

　　如介绍出席闭幕式的领导人和主要来宾、致闭幕词、降会旗、会旗交接、党的代表大会唱国际歌等。

　　有的闭幕式还安排文艺体育表演等活动。

　　10.闭幕式各项接待任务的分工。

　　11.经费安排。

　　(三)闭幕式方案的结构和写法

　　1.标题。

　　写明闭幕式的名称和文种(策划书、方案)

　　2.主送机关。

　　直接上报审批的开幕式方案，应当写审批机关。

　　作为请示的附件上报时，不必写主送机关。

　　3.正文。

　　开头阐明举行开幕式的目的意义，指导思想;然后进入方案的具体安排。

　　全篇要突出主题，层次分明，每个创意点要说明意义和效果。

　　直接上报请求批准的接待方案，结尾处要写“以上方案妥否，请审批”等字样。

　　4.落款。

　　写提交方案的机构名称。

　　5.成文时间。

　　写正式提交的日期。

　　四、会议接待方案

　　(一)会议接待方案的含义

　　会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。

　　(二)会议接待方案的基本内容

　　1.接待对象和接待缘由。

　　会议的接待对象的种类众多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员(正式和列席)、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有联合组团参加的，还有的是以个人身份参会、参展、参观。

　　每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。

　　同时还要简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。

　　2.接待方针。

　　接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。

　　接待方针应当根据会议目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。

　　3.接待规格。

　　包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时，主办方出面的人员的身份，以及主办方安排的食宿标准等。

　　4.接待内容。

　　包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。

　　5.接待日程。

　　写明各项接待活动的日程安排。

　　6.接待责任。

　　写明各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。

　　如大型会议活动可设置报到组、观光组、票务组等工作小组，分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联系等工作。

　　7.接待经费。

　　写明与会者的食宿和交通的费用安排，有时也包含安排参观、游览、观看文艺演出等的支出，涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。

　　对外公布的接待方案一般不写这一部分的内容。

　　(三)会议接待方案的结构和写法

　　1.标题。

　　由会议活动名称+“接待方案”组成。

　　2.主送机关。

　　接待方案直接上报上级时，应当写明上级机关的名称。

　　如以请示的附件上报，则不必写主送机关。

　　3.正文。

　　逐项载明接待方案的具体内容，结构安排上一般采用序号加小标题的结构体例。

　　开头部分写明接待的对象、缘由、目的、意义;主体部分写明接待的方针、规格、内容、日程、责任和经费;直接上报请求批准的接待方案，结尾处要写“以上方案妥否，请审批”等字样。

　　4.落款。

　　署提交接待方案的部门名称。

　　如果文案是由具体承办人员拟写的，由拟写人员具名。

　　5.成文时间。

　　写明提交的具体日期。

　　会议筹备方案包括：

　　①确定会议名称。

　　②确定议题。

　　③确定与会人员。

　　④确定时间地点。

　　⑤确定会议通知内容。

　　⑥会议通知跟进落实程序与要求。

　　⑦会场布置要求。

　　⑧会议文件资料种类、内容、要求。

　　⑨会议设备和用品种类、要求。

　　⑩会议后勤安排。

　　会议记录安排。

　　会场服务安排。

　　会议预算安排。

　　议定事项催办及反馈的程序、要求、责任人。

　　其他注意事项。

　　工作会议筹备方案

　　一、会议时间：×××年××月××日×:?×，会期半天

　　二、会议地点：县人口计生委会议室

　　三、参会人员：县委常委，县政协主席，县人大党组书记;市委驻县组织员，县级理论教员;各乡镇党委书记，分管党务的副书记;县委各部委室校主要负责人，县级部门党组织负责人，纪检组长(员);××中、职中、进修校党组织主要负责人。

　　四、会议主持：××

　　五、会议议程：

　　1、县委常委、组织部长××总结安排全县组织工作;

　　2、县委常委、纪委书记××传达省、市纪委全会精神，总结安排全县党风廉政建设和统战工作;

　　3、县委常委、宣传部长××总结安排全县宣传思想工作;

　　4、县委常委、县政府副县长××通报××年度执纪执法部门行风测评结果;

　　5、颁奖表彰

　　(1)颁发党的建设单项目标奖××名(一等奖×名，二等奖×名，三等奖×名)，

　　(2)对××年度执纪执法部门行风测评前三名单位(文体局、发改委、民政局)进行授牌颁奖，

　　6、县委、县政府与乡镇党委、县级部门党组织签订党风廉政建设责任书;

　　7、县委副书记、县政府县长××安排政府系统廉政建设工作;

　　8、县委书记××作重要讲话。

　　会议策划方案

　　一、活动目的：

　　1、通过分析行业形势，总结上半年的营销工作，找出工作得失，统一思想认识，明确下半年的工作方向;

　　2、通过展示和推介xx等离子摩托新车型以及进行了全面质量整改的等离子摩托车型，使代理商对xx等离子摩托车的产品线和产品品质有一个新的认识，增强代理商销售等离子摩托车的信心和决心;

　　3、通过宣布下半年等离子摩托车的相关政策和宣贯下半年等离子摩托的推广方案，提高代理商推广等离子摩托车的积极性，并了解和掌握推广等离子摩托车的方法和手段。

　　二、会议主题：冬天，让我们感动上帝

　　——xx摩托XX年半年营销工作会议

　　三、会议时间：XX年7月27日——7月29日

　　四、会议地点：君临大酒店

　　五、参加人员：

　　1、代理商总经理或操盘手：55人(含xxxx代理商10人);

　　2、代理商财务主管：20人;

　　3、公司高层领导：15人;

　　4、销售公司：20人(含事务所总经理);

　　5、工作人员：10人;

　　6、合计：120人。

　　六、会议内容：

　　(一)经销商会议

　　1、董事长分析行业形势，提出xx公司下半年工作思路，并介绍销售公司新的领导班子(销售公司新的领导班子亮相);

　　2、销售公司总经理作下半年营销工作规划，并宣布下半年销售政策(各种奖励政策);

　　3、余x助理总结XX年上半年营销工作及下半年营销推广大纲(含广宣政策);

　　4、缪xx宣贯XX年xx摩托上市营销方案

　　5、温xx宣贯XX年下半年等离子推广策划方案

　　6、奚x宣贯XX年下半年售后服务活动方案(含售后服务政策)

　　7、分组讨论

　　(二)等离子销售表彰及等离子产品订货会

　　1、销售公司总经理宣布XX年8月—XX年7月等离子销售先进的表彰决定。

　　2、董事长给先进颁奖

　　3、张x总工程师介绍等离子摩托车新车型和等离子摩托车全面质量整改的情况通报;

　　4、余x助理宣布现场订购等离子摩托车的奖励办法和年终奖励政策;

　　5、代理商现场订购等离子摩托车

　　6、销售公司总经理公布代理商获奖

数学建模会议筹备

　　摘要

　　如今，会议筹备成为一个热议的话题，对它进行合理的安排却是比较困难的。现针对会议筹备组为与会代表预定客房，租借会议室，并租用客车接送代表安排合理的方案，我们分三个步骤进行探讨。在求解该问题过程中，我们对题目中的数据信息和有关图表进行分析并结合各种条件约束，从经济，方便，代表满意等方面综合考虑，采用线性规划的思想求解会议筹备组为与会代表安排的最优方案。

　　针对宾馆客房最优，先分析会议筹备组筛选出的10家宾馆的情况，然后根据附表3与附表2，运用表中数据之间所蕴含的关系，通过建立数学比例式模型，应用EXCEL表格求出本届与会最多人数，并且预测出本届与会代表对宾馆客房要求的分布情况，最后构造出费用最优分段模型，并用LINGO代码解出预订宾馆客房的初方案，再次结合约束条件——“所选择的宾馆数量应该尽可能少，并且距离上比较靠近”，确定附图1中各宾馆分布位置的几何中心，列出各宾馆与其几何中心的距离差，然后在原有模型的基础上进行改进与优化，得出预订宾馆的最终方案。

　　针对租借会议室最优，由题意知道筹备组需要在代表下榻的某几个宾馆租借会议室，因此我们依据各宾馆的地理位置和代表入住客房的密度分布这两者因素列出五种安排方案，最终通过排除法分析并计算，选定e方案，将会议室的租借锁定在②、⑥、⑦、⑧、⑨这几个宾馆中，然后运用LINGO软件求解，得到结果为：⑧号宾馆规模为160人的会议室选取1间，⑦号宾馆中规模为140人的选取1间，60人规模的选取3间，200人规模的1间，最终租借会议室的费用为7400元。

　　针对租用客车最优，我们在确定好宾馆租借会议室为②号和⑦号宾馆的基础上安排租用客车的方案，于是问题就简化为如何将②号和⑦号宾馆之外的与会代表用客车接送到开会地点。接下来我们确定了需要用客车接送的与会代表的人数，在总人数一定的情况下，我们建立了使费用最优的线性规划模型，最终通过LINGO软件求得：需要租用45座车3辆，33座车2辆，花在租用客车上的总费用为13200元。

　　通过以上三种情况分析，在宾馆客房最优基础上，求其租借会议室的最佳方案，接着在租借会议室的最佳方案基础上求其租用客车的最优方案，即为会议筹备组制定的合理方案。

　　关键词：会议筹备，最佳方案，数学模型，线性规划，LINGO软件

　　0.问题背景

　　当前，随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过E-、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，最符合人类原本的沟通习惯。因此专业领域的全国性会议在现代社会文化建设中起着重要作用，面对面的接纳和吸收别人见解和意见是最有效的沟通方式。

　　一届全国性会议的成功召开离不开会议筹备组的后勤保障，在会议期间会议筹备组要确定会议地点，并考察会场价格、可容纳人数、是否适合公司需求（做论坛、演讲或是讲座）考察会议地点午餐、晚餐价格、档次、可容纳人数以及可返折扣。确定与会人员居住酒店。一般情况下，全国性会议应该为与会代表预订宾馆客房，租借会议室，并租用客车接送代表。尤其对于会议期间筹备组安排宾馆住房，既要做到经济又要使与会的代表满意。筹备组在确定与会人员住酒店的费用时，如果住酒店价格在非高峰期间，150元左右便可以了；在高峰期间，比如说哈尔滨冰雪节，讲到180元左右就可以了。其他地区，比如北京、上海、深圳、广州等地区，价格应有所上升。

　　会议筹备组安排接站及签到，如果要举办一个较大规模专业领域的一届全国性会议，本地以外的客户会占据相当大的比重，这样，接站以及签到的工作便显得尤为重要。接站信息主要来源是回执和销售人员的电话联络。根据客户的信息来安排车辆，如果车辆比较稀缺的话，那么应该顾及关键的客户和准客户，并与时间冲突的客户联系，将签到地点详细告知，并且诚挚地表示遗憾，还要在会议期间对这样的客户多进行沟通，以免让他们留下不好的印象。

　　在讨论重要问题的时候，特别是长远规划的问题，现在越来越流行的一种做法是召开小组会议，人们相信全体会议会使讨论失去活力，而且权威人士通常将会控制和直接影响讨论。所以在会议服务公司负责承办专业领域的一届全国性国际会议应当考虑到会议召开的效果和代表能够很好的领会会议的精神实质，把自己的思想传达给所在公司和企业的每个成员。为此举行全体会议之前，参与会议的代表将以小组的形式来讨论问题，并将会议安排为几个场次，每场次中每个开会小组由不同的人混合组成。

　　全国性大会是参与代表关注的大事,组织和筹备好大会的各种事物对大会的成功的召开意义重大。所以会议筹备组要把做好大会的筹备组织服务工作作为中心任务,以高度的政治责任感,把工作做得更深入、更细致、更扎实,确保全国性会议取得圆满成功。

　　1.问题重述

　　某市的一家会议服务公司负责承办某专业领域的一届全国性会议，会议筹备组要为与会代表预订宾馆客房，租借会议室，并租用客车接送代表。由于预计会议规模庞大，而适于接待这次会议的几家宾馆的客房和会议室数量均有限，所以只能让与会代表分散到若干家宾馆住宿。为了便于管理，除了尽量满足代表在价位等方面的需求之外，所选择的宾馆数量应该尽可能少，并且距离上比较靠近。

　　筹备组经过实地考察，筛选出10家宾馆作为备选，它们的名称用代号①至⑩表示，相对位置见附图，有关客房及会议室的规格、间数、价格等数据见附表1。

　　根据这届会议代表回执整理出来的有关住房的信息见附表2。从以往几届会议情况看，有一些发来回执的代表不来开会，同时也有一些与会的代表事先不提交回执，相关数据见附表3。附表2，3都可以作为预订宾馆客房的参考。

　　需要说明的是，虽然客房房费由与会代表自付，但是如果预订客房的数量大于实际用房数量，筹备组需要支付一天的空房费，而若出现预订客房数量不足，则将造成非常被动的局面，引起代表的不满。

　　会议期间有一天的上下午各安排6个分组会议，筹备组需要在代表下榻的某几个宾馆租借会议室。由于事先无法知道哪些代表准备参加哪个分组会，筹备组还要向汽车租赁公司租用客车接送代表。现有45座、36座和33座三种类型的客车，租金分别是半天800元、700元和600元。

　　请你们通过数学建模方法，从经济、方便、代表满意等方面，为会议筹备组制定一个预订宾馆客房、租借会议室、租用客车的合理方案。

　　2.问题分析

　　通过题目提供的会议筹备相关信息和一些数据(附表1，附表2，附表3，附图1等)条件。对于，某市会议服务公司负责承办专业领域的一届全国性会议，会议筹备组要为与会代表预定宾馆客房，租借会议室，并用客车接送代表。通过从经济，方便，代表满意等方面，制定一套可行的最优方案。

　　首先，在为会议筹备组制定合理的方案时，由于问题考虑的因素较多，所以我们先求出参加本届会议的与会代表宾馆客房费用最小的情况，在便于管理和宾馆集中分布的条件下对宾馆进行筛选。确定最终的宾馆数。具体详细分析如下：

　　(1)根据附表3中，以往几届会议代表回执和与会的数据信息求出以往各届与会的代表数量。

　　(2)由附表2得到本届会议代表发回来回执的代表数量.

　　(3)然后根据以往各届与会的代表数量算出发来回执的代表数量和与会代表数量的比值，由于求出的值不相等，我们取其平均值。

　　(4)采用比例约等关系求解到本届与会的代表数量。

　　(5)再次根据附表2中，可以得到本届会议的代表中有关住房要求的信息。

　　(6)根据本届会议的代表中有关住房要求的信息。我们把合住1；独住1,合住2；独住2,合住3；独住3,分别视为三种情况。再根据相关数据，得到费用最小情况下每家宾馆每个规格客房的数量情况。

　　(7)根据几何中心，各宾馆与几何中心的距离和代表住房的要求确定最终离中心宾馆⑦比较近并且能满足住房规格需求的宾馆数。

　　其次，在求解会议室问题时，筹备组花费的费用主要受会场的费用和乘车的费用影响。计算出会场费和乘车费用的总和。在所求的费用总和的基础上优化费用总和，使其趋向最少。

　　(1)从会场的费用最少考虑选定需要的宾馆会议室，结合线性规划的知识运用LINGO软件解答。确定6间会议室。

　　(2)规定被租用会议室的宾馆代表只在本宾馆内参加会议。

　　(3)为了让所有的没有被租用的宾馆代表能够任意去参加哪个宾馆的会议，我们选择环形路线。

　　(4)在最优会场费用的条件下并结合乘车费用，计算筹备组花费的总费用，发现费用较多，需要改进。

　　(5)通过计算将会场分布在人数比较集中的几个宾馆。综合考虑会场费用尽可能的减少乘车费用，采取本宾馆的人员参加本宾馆的会议，没有租用会议室的宾馆中代表集中分配到同一个宾馆开会，以达到减少乘车费用的目的。

　　3.名词解释与符号说明

　　3.1名字解释

　　(1)与会---------------即是到会，参加会议，泛指一切到会的人。

　　(2)回执--------------某专业领域的全国性会议,会议通知或邀请函的代表，代表收到会议通知或邀请函并向寄件人证明某种邮件已经递到的凭据。

　　(3)独住---------------可安排单人间，或一人单独住一个双人间。

　　(4)合住---------------是指要求两人合住一间。

　　(5)分组会议-----------分组会议是指某一类别成员、债券持有人或公司的债权人所单独召开的会议。

　　(6)筹备组-------------是指负责承办某专业领域（做论坛、演讲或是讲座）的会议服务公司。

　　(7)客房规格---------指普通双标间，商务双标间，普通单人间，商务单人间，豪华双标间A，豪华双标间B，普通双标间A，普通双标间B，豪华双标间，精品双人间，商务套房（1床），高级单人间，普通双人间，豪华双人间，豪华单人间，豪华双人间，豪华单人间，经济标准房(2床)，标准房(2床)。

　　(8)居住形式-----------指合住1，合住2，合住3，独住1，独住2，独住3。

　　3.2符号说明

　　-------本届与会的代表数量；

　　-------本届会议代表发来回执的代表数量；

　　-------第届与会代表数量；

　　-------第届发来回执的代表数量；

　　-------第届发来回执单未与会的代表数量；

　　-------第届未发回执而与会的代表数量；

　　-------第号宾馆第规格的客房男代表入住的间数；

　　-------第号宾馆第规格的客房女代表入住的间数；

　　-------第号宾馆第规格的客房价格；

　　-------第号宾馆第规格的会议室被预订的间数；

　　-------第号宾馆第规格的会议室的价格(半天)；

　　-------租用45座客车的辆数；

　　-------租用36座客车的辆数；

　　-------租用33座客车的辆数；

　　-------租用客车花去的费用；

　　4.模型假设

　　(1)假设本届会议的代表发来的回执当中，都填写了有关住房要求的信息；

　　(2)假设未发回执而与会的代表对住房要求的比例与发来回执的代表住房需求比例一致；

　　(3)假设与会代表都按规定住在指定的宾馆；

　　(4)假设与会代表中没有中途退场的情况；

　　(5)参加某专业领域的全国性会议中，不存在男，女与会代表合住的情况；

　　(6)假设代表所住宾馆安排会议室，则这个宾馆的代表只参加本宾馆的会议。

　　5.模型建立与求解

　　根据附表3中，以往各届会议代表发来回执单未与会的代表数量和以往各届会议代表未发回执而与会的代表数量，很容易求出以往各届与会的代表数量，他们满足如下关系：

　　…………………………(1)

　　通过上面的数学计算公式(1)，可以得到以往各届与会的代表数量，具体数据统计如表1：

　　表1以往各届与会的代表数量统计(单位：人)

　　第一届第二届第三届第四届发来回执的代表数量315356408711发来回执但未与会的代表数量89115121213未发回执而与会的代表数量576975104以往与会的代表数量283310362602

　　接着，我们从附表2中通过分析可以求出本届会议发来回执的代表数量，为了便于观察，故此建立表2说明：

　　表2本届会议代表发来回执的代表数量(单位：人)

　　合住1合住2合住3独住1独住2独住3男154104321076841女784817592819本届会议代表发来回执的代表数量755

　　从上表1中，我们可以得到以往各届与会的代表发来回执的代表数量和以往各届与会的代表数量的比值，见表3：

　　表3以往各届发来回执的代表数量和以往各届与会的代表数量的比值

　　第一届第二届第三届第四届发来回执的代表数量315356408711以往各届与会的代表数量283310362602发来回执的代表数量和与会的代表数量的比值111.31%114.84%112.71%118.11%

　　由表3中得到的数据，可以看出以往各届发来回执的代表数量和以往各届与会的代表数量的比值不能够完全吻合，为了使讨论的问题得到简化，我们取表3中比值的平均值114.24%做为以往各届发来回执的代表数量和以往各届与会的代表数量的比值。

　　再次，由初等数学比例性知识和表3提供的数据可得：以往各届发来回执的代表数量和以往各届与会的代表数量比值与本届会议代表发来回执的代表数量和本届与会的代表数量比值存在相等关系，特此建立下面数学模型：

　　…………………………(2)

　　从表2中，本届会议代表发来回执的代表数量数值代入(2)式，解出本届与会的代表数量为：661。

　　根据表2，我们可以看出本届会议的代表回执有关住房要求中，住房的各种规格都在其中，所以从表2得到的数据可以视为一个随机抽取的样本，具有一定的代表性。可以得到代表回执中的住房要求占总回执的比例和与会代表的住房需求占总需求的比例相同。即回执中男代表的住房要求占总回执要求的比例和与会男代表的要求占总需求的比例相同；女代表住房要求占总回执要求的比例和与会女代表的要求占总需求的比例相同。把表2和数学模型(2)解出的数据代入比值相等关系中，可以求出本届会议实际男，女分别住各个规格住房的代表数量，为了使得到数据的直观化，建立表4：

　　表4本届会议与会的代表有关住房要求信息

　　合住1合住2合住3独住1独住2独住3男1359229946036女694315522517

　　注：由于人数应为整数，我们统一向上取整。

　　附表2中将房间费用分为三个价格段，分别是120~160元、161~200元、201~300元。不论本届出席会议的代表是独住还是合住，我们可以按价格段来分别考虑如何预订宾馆的客房，从而使我们在预订宾馆客房时所花费用最少。

　　那么要使所花费用取得最小值，我们建立以下分段优化模型：

　　利用LINGO软件进行求解（代码见附件1，2，3），得出预订宾馆客房的方案，如表5所示：

　　表5预订宾馆客房的初方案

　　宾馆代号客房宾馆代号客房规格需要间数规格需要间数①普通双标间0⑥普通单人间40商务双标间0普通双标间40普通单人间10商务单人间30商务单人间20精品双人间23②普通双标间50⑦普通双标间0商务双标间0商务单人间40豪华双标间A0商务套房（1床）0豪华双标间B0⑧普通双标间A28③普通双标间7普通双标间B0商务双标间0高级单人间45普通单人间27⑨普通双人间0④普通双标间50普通单人间30商务双标间0豪华双人间0⑤普通双标间A35豪华单人间3普通双标间B0⑩经济标准房（2床）0豪华双标间0标准房（2床）0

　　按上述表格预订宾馆客房只能使预算开支得到最省，并不能满足题目条件的在选择宾馆时数量应尽可能少，并且距离上比较靠近。因此，我们要对此模型进行优化。

　　我们通过观察附图，发现⑦号宾馆为各宾馆分布的几何中心，求解出各个宾馆之间的距离绘制成下面的表6：

　　表6各个宾馆之间的距离

　　①②③④⑤⑥⑦⑧⑨⑩①0②1500③7005500④650500500⑤700750150012500⑥600750130012506000⑦30045010009503003000⑧30045010009505003002000⑨650800115013006503503501500⑩130014502000195013007001000100010500

　　根据上面的表统计出各个宾馆与⑦号宾馆的距离。为此我们统计了⑦号宾馆与其余各宾馆的距离，如表7所示：

　　表7各宾馆与⑦号宾馆的距离（单位：米）

　　宾馆号①②③④⑤⑥⑦⑧⑨⑩⑦3004501000950300300—2003501000

　　如表7所示，我们可以看到，距离⑦号宾馆最近的几个宾馆分别为⑧、⑤、⑥、①、⑨、②。与⑦号宾馆的距离都在500米以上的为③、④、⑩三所宾馆。我们将与⑦号宾馆距离在500米以下的宾馆视为可考虑对象。同时满足与会代表的住房要求。

　　于是，我们又统计出各宾馆入住人数进行比照，如表8：

　　表8各宾馆房间入住情况（单位：间）

　　宾馆号①②③④⑤⑥⑦⑧⑨⑩房间数30503450351334073330

　　为了更直观地看出房间分布，需要作出各宾馆入住房间密度分布图(图1代码见附件4)：

　　图1各宾馆入住客房的密度分布图

　　为了宾馆集中应该选取的宾馆数越少越好，从表8中可以知道宾馆客房间数的总数为478。

　　然后经过计算发现，任意三家宾馆的客房数之和都没有达到所需求的房间数。所以至少需要选取四家宾馆。

　　而在选取四个宾馆时，观察到入住的代表主要集中在⑥号及⑧号宾馆，其余各宾馆代表分布比较分散。

　　所以，应该考虑两方面因素：

　　一是地理位置——以⑦号宾馆为几何中心；

　　二是各宾馆代表入住客房的密度分布——人员集中在⑥号和⑧号宾馆。

　　最终确定了5种不同的分配方案，分别为:

　　a方案:⑤、⑥、⑦、⑧；

　　b方案:①、⑥、⑦、⑧；

　　c方案:⑥、⑦、⑧、⑨；

　　d方案:②、⑥、⑦、⑧；

　　e方案:②、⑥、⑦、⑧、⑨

　　假设选取的是⑤、⑥、⑦、⑧，从上面的表5可以看出每天每间120~160元的客房间数实际为240。而每天每间120~160元的房间需求量为249间。所以假设不成立。

　　再假设选取②、⑥、⑦、⑧这几家宾馆，通过计算得出，合住3和独住3的客房间数不够。

　　同理经过反复比较计算最终否选定了a、b、c、d四种方案，而选取e方案最符合题目的要求。

　　根据e方案，我们建立新的分段线性规划模型如下：

　　用LINGO求解(代码见附件5，6，7)，可以得到新的优化后的预订宾馆客房的方案，结果如下表：

　　表9优化之后的各宾馆人员安排情况

　　宾馆代号客房宾馆代号客房规格所需间数规格所需间数②普通双标间50⑦商务单人间40商务双标间29商务套房（1床）0豪华双标间A0⑧普通双标间A38豪华双标间B0普通双标间B40⑥普通单人间40高级单人间45普通双标间40⑨普通双人间0商务单人间30普通单人间30精品双人间23豪华双人间0⑦普通双标间50豪华单人间23

　　注：120~160元的单人间数为70间，双人间数为149间，双人间中有66间每间只住一人。161~200元的单人间数为75间，双人间数为78间，其中双人间中有10间每间只住一人。201~300元的单人间数为53间，双人间数为23间。

　　会议期间有一天的上下午各安排6个分组会议，所以可以知道每个代表都要开2场会议，即代表要参加上午和下午的两场会议。为此需要在代表下榻的宾馆中选取6个会议室作为上下午开会的地点，支付给宾馆租借会议室的费用。

　　但是无法知道哪些代表准备参加哪个分组会。为此根据实际情况规定，会议室安排在代表所住的几间宾馆。代表所在的宾馆安排为会议室则这个宾馆的代表只能参加本宾馆的会议即假设(6)。

新闻发布会筹备方案

　　“红十字”关注孤寡老人新闻发布会会议预案

　　一、会议时间

　　2014年5月16日，星期三，下午3：00—3：30

　　二、会议地点

　　1号教学楼1407教室

　　三、主要内容

　　1、初步介绍发布会主题

　　2、播放视频

　　3、请领导人发言

　　4、回答新闻媒体提问

　　5、请特约来宾致辞

　　四、主要目的

　　（1）传承中华美德，关爱孤寡老人，让社会更加关注弱势群体。

　　（2）借助媒体的力量发出号召。

　　五、与会人员

　　1.邀请嘉宾：红十字会各领导

　　2.邀请媒体：共计9人

　　报界：人民日报（1人）；新华社（1人）；中国新闻周刊（2人）；光明日报（2人）

　　广电：中央人民广播电台（1人）；中国国际广播电台（2人）；

　　六、会议程序

　　新闻发布会活动，3:00—3:30。

　　（1）会议主持人介绍到会嘉宾及媒体来宾（3分钟）

　　（2）播放视频（6分钟）

　　（3）领导发言（8分钟）

　　（4）答记者问（10分钟）

　　（5）特约来宾发言（2分钟）

　　七、文件资料准备

　　1.视频资料

　　2.稿件资料：会议开幕词、会议主持稿、领导发言稿、媒体新闻通稿等。

　　八、新闻发布会设备用品准备

　　会议用品：椅子、桌布、摄影器材、话筒、饮用水、纸笔。

　　九、会场布置

　　1.小型演讲台

　　2.嘉宾席（课桌第一排，桌面蒙红布，上摆到会嘉宾姓名座牌，放水、纸、笔）

　　3．记者席

　　十、会议组织小组

　　1.会前筹备小组

　　（1）主持词、发言词：江灵

　　（2）视频:陈婷

　　（3）媒体新闻通稿：九位记者

　　（4）摄影：方云萍

　　2.后勤组

　　（1）制作席卡、准备水、纸笔

　　（2）做会议记录。

　　负责人：吴凤鸣、叶萍

　　十一、其他事项

　　1、本次新闻发布会举办各环节必须遵纪守法，达到主题要求。

　　2、参与者和参加组织必须接受活动组织者的统一指挥，严密组织，分工协作，精心实施。

　　3、本次活动要求组织者和参与者之间应相互配合、相互扶持，保障发布会各环节顺利完成。

　　4、遇各类突发问题，有关方面应本着相互理解的原则，友好协商解决。

　　5、各发布会筹备组成员应认真对待自己所承担的每一项任务，耐心处理面临的工作。

　　6、发布会当天各环节责任分清。

　　7、如果活动中出现各种自己不能解决的突发性问题，请找发布会有关负责人。

　　“红十字”协会秘书处

　　2014年5月8日

工作会议筹备方案

　　一、会议时间

　　定于4月8月上午，会期半天。

　　二、会议地点

　　××县招待所二楼会议室。

　　三、参会人员（218人）

　　1.县领导：周辉、梁永泉、舒恒生、杜再文、易延凤、张晓波、陈秋生、黄和平（8人）

　　2.各办事处、乡镇，县直单位主要负责人、各办事处分管领导（160人）

　　3.县内外来投资骨干企业负责人（30人）

　　4.重点“万村千乡市场工程”农家店负责人（10人）

　　5.县骨干流通企业负责人（10人）

　　四、会议议程

　　主持人：县委常委、常务副县长易延凤

　　1.陈秋生副县长作全县商务工作报告。

　　2.县委常委、副县长张晓波宣读表彰决定。

　　3.颁奖。

　　（1）表彰20xx年度招商引资工作先进单位（20个）

　　（2）表彰20xx年度招商引资工作先进个人（33个）

　　（3）兑现20xx年度新办招商引资企业税收奖

　　（4）兑现20xx年度招商引资中介人奖

　　（5）表彰20xx年度“万村千乡市场工程”标准示范农家店及骨干流通企业先进单位（10个）

　　4.各办事处、战线递交20xx年度招商引资目标责任状

　　5.县长梁永泉讲话。

　　6.县委书记周辉讲话

　　五、工作分工

　　下设四个工作组：

　　1.协调组：组长：陈银堂，副组长：李波 、谢燕

　　负责整个会议的组织协调

　　2.秘书组：组长：覃海光，副组长：陈俊江、政研室、经调室各一人，组员：谭勇军、戴小春

　　负责周书记、梁县长及陈副县长的讲话材料及易副县长主持词的起草，负责“招商引资年”活动实施方案，负责表彰文件的起草及工作和目标责任书的制作。

　　3.会务组：组长：梁礼泽，成员：张晓平、贺金菊、武艳、左丽君

　　负责材料的收集分发，报到，会场布置，电视报道等工作。

　　4.后勤保卫组：组长：汪洋，组员：向斌 翟令华

　　负责经费、食宿安排，奖品资金，会议人员患病就医及保卫工作等。

　　六、会场设备和用品的准备

　　准备会议所需的投影仪、白板和音像设备。

　　由公司前台秘书负责。

　　七、经费预算

　　1.会场租用费：680元

　　2.材料打印费：4000元

　　3.奖金：

　　（1）先进单位奖金：20×2000=40000元

　　（2）先进个人奖金：33×600=19800元

　　（3）2010年度“万村千乡工程”标准化示范农家店：10×300=3000元

　　4.食宿费用：10000元

会议筹备方案范文

　　一、前言

　　说明会议召开的背景、目的和意义。

　　二、会议名称

　　宏利总公司长沙分公司××新产品推介会议

　　三、会议召开的时间、地点

　　自拟

　　四、会议主题

　　用动宾结构句式概括说明（两句）

　　五、会议规模

　　人数

　　六、会议议程

　　会议议题的程序化（表格）

　　七、会议日程

　　将会议的全部内容（包括参观和文娱活动）分解安排在会期几天的各单元（如分上午、下午、晚上）或时数（几点至几点）内，以简短的文字表达，制成表格。可以附表形式列后。

　　八、会议筹备分工

　　一般作如下分工：秘书组、接待组、宣传组、后勤组、保卫组等。

　　确定小组负责人，组员，工作职责，工作任务落实到人。

　　九、会议经费预算

　　会议经费开支的主要项目——文件资料费、邮电通讯费、会议场所租用费、会议办公费、会议宣传交际费、会议住宿补贴费、会议伙食补贴、会议交通费、会议期间各项活动的开支（如车辆租用）、其它费用（不可预计费用）。

　　可以表格形式列出。

　　审核的方式——将部分费用的细目表一并上交；对经费把关。

　　十、落款

　　制发部门、日期

　　l具体实施：

　　收集会议召开的相关信息，在计算机上拟写该会议筹备方案。

　　示范文本

　　今业公司长沙分公司TMD型手机推介会议筹备方案

　　为了满足广大客户的需求，今业公司长沙分公司研发了适应90后消费群体TMD型手机。为了让产品顺利进入市场，增大销量，特举办TMD型手机推介会议，现拟定会议筹备方案如下：

　　一、会议名称

　　今业科技发展有限公司长沙分公司TMD型手机推介会

　　二、会议召开时间、地点

　　时间：**年11月11日—12日

　　地点：长沙通程大酒店

　　三、会议主题

　　推介产品，扩大影响，增加销量，占领市场

　　四、会议规模

　　参会人员为全国各地分销商（经销商和代理商）共180人

　　五、会议议程

　　1、今业公司长沙分公司邓晓总经理致辞

　　2、今业公司长沙分公司分管销售的王虹副经理宣读2009年优秀销售商名单

　　3、优秀销售商代表发言交流经验

　　4、今业公司长沙分公司产研部刘晓红部长介绍新产品

　　5、今业公司总公司分管销售的邓小商副经理就各地资源分配及客户优惠政策讲话

　　6、今业公司总公司邓仁总经理为现场订货会致辞

　　7、现场签订合同

　　六、会议日程

　　详见附表1：《今业公司长沙分公司TMD型手机推介会日程安排》

　　七、会议筹备分工

　　（一）会务组

　　小组负责人：张兰

　　小组成员：王琴何丹

　　职责：

　　1、制发会议通知；

　　2、准备会议文件：领导（邓晓总经理、邓仁总经理）致辞，优秀销售商名单，优秀销售商代表经验介绍材料，刘晓红部长介绍新产品发言稿，邓小商副经理发言稿，订货合同，会议日程表，会议须知；

　　3、制发会议证件：来宾证，记者证，工作人员证。

　　4、撰写新闻文稿，经领导审定后，向媒体发送。

　　（二）后勤接待组

　　小组负责人：刘梅

　　小组成员：周平何元

　　职责：

　　1、会前接站。

　　2、报到时签到，预收会务费，来宾住宿与就餐安排，会议证件发放。

　　3、会议入场时的签到。

　　4、会议有关文件的装袋与发放。

　　5、会间交通安排。

　　6、会间医疗卫生工作。

　　7、会务费的结算。

　　8、代为与会者订返程机票，车票。

　　9、会后送站。

　　（三）宣传保卫组

　　小组负责人：李巧

　　小组成员：陈雄

　　职责：

　　1、准备会议用品，布置主体会场与产品展览厅

　　2、联系长沙各大媒体，邀请各大媒体记者出席

　　3、做好会间的安全保卫工作

　　4、清理会场，保管可再次使用的会议用品

　　八、经费预算

会议的筹备方案范文

　　3)兑现20xx年度新办招商引资企业税收奖

　　(4)兑现20xx年度招商引资中介人奖

　　(5)表彰20xx年度"万村千乡市场工程"标准示范农家店及骨干流通企业先进单位(10个)

　　4.各办事处、战线递交20xx年度招商引资目标责任状

　　5.县长梁永泉讲话。

　　6.县委书记周辉讲话

　　五、工作分工

　　下设四个工作组：

　　1.协调组：组长：陈银堂，副组长：李波、谢燕

　　负责整个会议的组织协调

　　2.秘书组：组长：xxx，成员：xxxxxxxx

　　负责周书记、梁县长及陈副县长的讲话材料及易副县长主持词的起草，负责"招商引资年"活动实施方案，负责表彰文件的起草及工作和目标责任书的制作。

　　3.会务组：组长：xxx，成员：xxxxxxxx

　　负责材料的收集分发，报到，会场布置，电视报道等工作。

　　4.后勤保卫组：组长：xxx，成员：xxxxxxxx

　　负责经费、食宿安排，奖品资金，会议人员患病就医及保卫工作等。

　　六、会场设备和用品的准备

　　准备会议所需的投影仪、白板和音像设备。

　　由公司前台秘书负责。

　　七、经费预算

　　1.会场租用费：680元

　　2.材料打印费：4000元

　　3.奖金：

　　(1)先进单位奖金：20×20xx=40000元

　　(2)先进个人奖金：33×600=19800元

　　(3)xxxx年度"万村千乡工程"标准化示范农家店：10×300=3000元

　　4.食宿费用：10000元