英语正确书写格式

小学生英语日记写作格式

　　英文日记的格式与中文日记的格式相差不大。第一行左边写日期，右边写天气状况。日期和天气的写法应注意：

　　1.年、月、日俱全时，可按月、日、年或日、月、年的次序写。如：july20,2017或20thjuly,2017;

　　只有月、日时，其顺序为月、日，月份可用缩略式。如：septe或sept.20th;

　　如果要写明星期几，可将其放在日期的前面或后面。如：sundayjuly20,2017或july20,2017sunday

　　2.天气状况一般用形容词表示。如：fine(晴)，sunny(晴)，rainy(雨)，sno(雪)，(多风)，cloudy(多云)等。

英语日记标准格式

　　记事型是用英语记述当天自己生活学习中发生的事情。

　　议论型是对生活中的某一事情或情况现象谈自己的看法，发表议论。

　　描写型或抒情型，则是对某人物事物的特征做细致的描述，或针对某事物抒发自己的感情。１．格式：一般是在左上角记上当天日期，星期，时间的排列法与书信一致，星期写在日期之后；右上角写上当天的天气情况，表示天气情况的词一般是形容词，如：fine （晴朗的），cold （寒冷的），sno（下雪），sunny（阳光充足的），rainy（下雨的），cloudy（阴天的）等。日记的小标题写在下一行，也可省略不写。

　　２．时态：写日记的时间一般是在下午、晚上，有时也可以在第二天补写。因此，日记中所记述的事情通常发生在过去，常用一般过去时；但当记述天气、描写景色或展望未来时，可以用一般现在时或一般将来时。写法大致和写汉语日记相同，都是在正文之前有日期、星期几及当天的天气情况。注意内容表达要清楚连贯、准确。

　　下面是一篇关于英语日记范文。

　　january 18, friday sunny

　　i a no i a holiday.

　　although have so ho, can finish the several days. and the rest ti can good use of. god! have been very tired after hard studying. in holidays, i to have full sleep and eat good food in order to replenish last but not the least, i have a good rest.

　　i have rested for a i began to feel bored. so i out friends. they are best friends in the school. didn’t go to so special. just sa other. had lunch together. having lunch, still talking about the ne and ne yes! a year later, have gro riper. and learned things and got ne haven’t enough ti to play, to and to lose the only have t years. t years to go, get the real life belongs to us.

　　我现在免费为我花我的寒假。

　　虽然我们有一些功课，我们可以在几天内完成。而其余的时间我们可以好好利用。天哪！我们一直很疲倦经过艰难学习。在冬季假期，我希望能有充分的睡眠和良好的食物吃，以补充自己。最后但并非最不重要，我会好好休息。

　　我已经休息了一个星期。我开始觉得无聊。如此我出去了与我的朋友。他们是我最好的朋友在中学。我们没有去特别的地方。我们看到其他人。我们一起吃午饭。当我们吃午餐，我们仍然谈论新学校和新朋友。是的！一年后，我们变得成熟。和我们学到的东西，有了新的生活。我们没有足够的时间来发挥，浪费和损失的方式。我们只有两年。二年去，我们将得到真正的生命属于我们。

《英语应用文写作》书信格式

　　full block (齐头式) A

　　Guo Qiang (Sta)

　　Foreign Languages Depart

　　Shaoguan University

　　Shaoguan, Guangdong Province, 512005

　　P.R.China

　　Prof. Chong Wong

　　Depart of Applied Linguistics

　　Southern Rhode Island University

　　Besachpoint, RI 12901

　　U.S.A.

　　indented for(缩行式) BrE.

　　Guo Qiang (Sta)

　　Foreign Languages Depart

　　Shaoguan University

　　Shaoguan, Guangdong Province, 512005

　　P.R.China

　　Prof. Chong Wong

　　Depart of Applied Linguistics

　　Southern Rhode Island University

　　Besachpoint, RI 12901

　　U.S.A.

　　1．组成:

　　Heading 信头

　　Inside Address 信内地址(多用于公务,商业信件)

　　Salutation 称呼

　　Body of Letter 信的正文

　　Co Close 结束语

　　Signature 签名

　　Enclosure 附件

　　Postscript 再启

　　Superscription 信封的写法

　　其中信头到签名是主要部分

　　2.书信各部分格式

　　①信头

　　包括地址,电话号码,电子函件号码,电传号码,电报号码等以及发信日期.位置在信纸的右上角,可以从靠近信纸的中央写起.先写发信人地址,后写日期.地址按由小到大的规则.日期即可月,日,年,又可日,月,年.

　　②信内地址

　　即收信人的姓名,职务,地址.按英,美习惯,凡属公务商洽或商业往来的信件,都必须有此内容.而写给亲友,熟人的信件则可省.它位于信纸左侧低于信头一二行处.顶格写,其顺序可先写职位姓名,再写地址.

　　③称 呼

　　即收信人的称呼.写于信内地址下一二行处.在左侧顶格写.最常用的称呼有:Dear+姓名,或Dear Mr. / Mrs. / Miss+姓.

　　④信的正文

　　即信的内容.位于收信人称呼下方,隔两行.在左称呼对齐处后移3—5个字母处开头.另起段时与第一行对齐.但第一段亦可顶格,而以下各段则要留空格.一封好的英文书信的标准是:内容清楚,语言简练,谦虚礼貌.

　　⑤结束语

　　写信人对收信人的谦称即客套语.结束语在正文下两三行的位置.大都从信纸中间写起.第一个字母要大写,末尾用逗号.在非正式的社交信中常用Yours sincerely.若收信人是亲密朋友,可用Yours, Yours truly, Sincerely等.

　　⑥签 名

　　即写信人署名.位置在结束语下面,偏向右下角.

　　⑦附 件

　　如果书信还有附件,应在签名下方左下角注明Encl.或Enc.: Invoices 4(附发票四张),Encl.: Na- list of students (附学生名单一份).

　　⑧再 启

　　补叙遗漏的话.常以P. S缩写形式出现.写于信笺的左下角.比较正式的信件最好少用或不用.

　　⑨信 封

　　信封左上角写发信人姓名和地址.收信人姓名,地址要居信封中央(或稍右),上边比下边多空些.每行末尾最好不用标点.要注意与信纸里的地址写法一致.

　　⑩Z字形折信

　　四 事务信函(Business Letters)

　　事务信函概述

　　不同的事务信函要达到的目的各不相同，例如求职信、拒聘信、

　　询问信、投诉信等等。事务信函书写的好坏关系到事务洽谈的成败。因此，写事务信函时，要具有高超的驾驭语言的能力，按固定格式写。

　　事务信函的格式由八个部分构成：

　　发信人公司名称和地址（信头）；收信人公司名称和地址（信内地址）；称呼；信体；结束语；落款；发文编号；附言.

　　• 信头包括发信人所在单位的名称、地址、邮政编码、电话、电传、电子邮件信箱及发信日期，写在信纸的右上方。

　　• 信内地址包括收信人所在单位的名称或收信人的地址，必须同左边的空白处取齐，与信头间隔二行至四行的距离为佳。

　　• 书信开头客气称呼的方式取决于写信人与收信人之间的关系。规范的称呼通常是：Dear Sir, Dear Mada Dear Mr. S, Dear Miss Green, Dear Mrs. Bro, Dear Ms. Jane，Gentle。

　　• 信的主体可由一段或多段组成，全从左边空白处写起或缩行二个字母至四个字母的距离。

　　• 常用的书信结尾有：Yours truly, Yours sincerely, Yours cordially, Yours respectfully。

　　• 贸易关系用：Yours truly, Yours sincerely

英语日记标准格式范文

　　英语日记格式

　　Tuesday Sept.15th，2015                                     Sunny

　　星期和日期写在左上角，天气写在右上角

　　日期格式用月日年(美式)或日月年(英式)都可以

　　1. 年、月、日都写时，通常以月、日、年为顺序，月份可以缩写，日和年用逗号隔开。例如：Septe 15, 2015或者Sept.15, 2015。

　　2. 如果要写星期，星期要紧挨日期，它既可以放在日期前面，也可以放在日期后面，星期也可以省略不写。星期和日期之间不用标点，但要空一格，星期也可缩写。例如：Tuesdayy Dec. 15, 2015或Dec.15，2015Tuesday

　　3. 天气情况必不可少。天气一般用一个形容词如:Sunny, Fine, Rainy, Sno等表示。天气通常位于日记的右上角。

　　下面列出了一篇日记的开头，有兴趣的同学可以回忆一下，再接着往下写。

　　Mon.Sept. 1, 2015 Sunny

　　Today is the first day of senior high schoollife ...

英语作文书信格式

　　a信头（heading）

　　信头包括写信人地址和写信日期，通常写在信笺的右上角。在比较熟识的朋友之间的通信，写信人的地址常可略去。本课的信头就只写了写信日期，而没有写信人的地址。日期通常有下列两种定法：

　　（a）月、日、年：如august15,200

　　（b）日、月、年：如15thaugust,200

　　地址的写法通常是由小到大，如：门牌号、街道名、市（县）名、省名、国名（邮政编码通常写在城市名之后）。这同中文书信的地址写法完全相反。地址可以写1～3行，日期写在地址的下方（见信笺格式）。

　　b称呼（salutation）

　　称呼指写信人对收信人的称呼，如dearxiaojun，写在信头的下方和信笺的左边。称呼一般用dear…或…开头，称呼后一般用逗号。

　　c正文（body）

　　这是书信的主体部分，即写信人要表达的内容。正文要求文字通顺，层次分明，表意清楚。可以手书，也可以打写。

　　d结束语（co）

　　它是书信结尾的恭维话，相当于文中书信最后的“祝好”、“致礼”之类的话语。本课书信中的“best”（致以最好的祝愿）就是结束语。

　　e签名（signature）

　　签名通常签在结束语下方的中间偏右的位置，如本课信中的charlie。签名应是亲笔书写，即使是打写机打出的信件，最后仍需亲笔签名。在签名的上方可根据写信人和收信人的关系写上sincerelyyours/yourssincerely（用于长辈或朋友之间），或respectfullyyours/yoursrespectfully（用于对长辈或上级）。

　　1、信头（heading）

　　指发信人的姓名（单位名称）、地址和日期，一般写在信纸的右上角。一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等，因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了。

　　英文地址的写法与中文完全不同，地址的名称按从小到大的顺序：第一行写门牌号码和街名；第二行写县、市、盛州、邮编、国名；然后再写日期。标点符号一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之间，该用的还要用，例如在写日期的时候。

　　日期的写法，如1997年7月30日，英文为：july30，1997（最为普遍）；july30th，1997；30thjuly，1997等。1997不可写成97。

　　2、信内地址（insideaddress）

　　在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公务信函中不能。将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上，要求与对信头的要求一样，不必再写日期。例如：

　　3、称呼（salutation）

　　是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方，从该行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号（英国式），也可以用冒号（美国式）。

　　（1）写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用dear或再加上表示亲属关系的称呼或直称其名（这里指名字，不是姓氏）。例如：，dearto。

　　（2）写给公务上的信函用dear，dearsir或gentle（gentle）。注意：dear纯属公务上往来的客气形式。gentle总是以复数形式出现，前不加dear，是dearsir的复数形式。

　　（3）写给收信人的信，也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：dearprof.ti,deardr.johns。

　　4、正文（bodyoftheletter）

　　位置在下面称呼语隔一行，是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。和中文信不同的是，正文中一般不用hello！（你好！）

　　正文有缩进式和齐头式两种。每段书信第一行的第一个字母稍微向右缩进些，通常以五个字母为宜，每段第二行从左面顶格写起，这就是缩进式。

　　但美国人写信各段落往往不用缩进式，用齐头式，即每一行都从左面顶格写起。商务信件大都采用齐头式的写法。

　　5、结束语（co）

　　在正文下面的一、二行处，从信纸的中间偏右处开始，第一个词开头要大写，句末用逗号。不同的对象，结束语的写法也不同。

　　（1）写给家人、亲戚，用yourlovinggrandfather，lovinglyyours，lovingly等；

　　（2）写给熟人、朋友，用yourscordially，yoursaffectionately等；

　　（3）写业务信函用truelyyours（yourstruely），faithfullyyours（yoursfaithfully）等；

　　（4）对上级、长辈用yoursobediently（obedientlyyours），yoursrespectfully（respectfullyyours）等。

　　6、签名（signature）

　　低于结束语一至二行，从信纸中间偏右的地方开始，在结束语的正下方，在签完名字的下面还要有用打字机打出的名字，以便识别。职务、职称可打在名字的下面。当然，写给亲朋好友的信，就不必再打了。

　　7、附言（postscript）

　　一封信写完了，突然又想起遗漏的事情，这时用p.s.表示，再写上遗漏的话即可，要长话短说。通常在信末签名下面几行的左方，应于正文齐头。

　　注意：在正式的信函中，应避免使用附言。

　　8、附件（enclosure）

　　信件如果有附件，可在信纸的左下角，注上encl：或enc：，例如：encl：2photos（内附两张照片）。如果福建附件不止一项，应写成encl：或encs。

　　我们有时可看到在称呼与正文之间有re：或subject：（事由）字样。一般在信纸的中间，也可与“称呼”对齐。还应在底下加横线，以引起读信人的注意，使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。事由一般在公务信函中使用，也可以省略。

英语作文格式

　　英文书信一般由以下六部分组成：信头、信内地址、称呼、正文、结尾、签名。

　　5.1.1信头（Heading）

　　信头是指发信人的地址和日期，通常写在第一页的右上角。行首可以齐头写，也可以逐行缩进写。地址的书写顺序由小到大：门牌号、街道、城市、省（州）、邮编、国名，最后写发信日期。私人信件一般只写寄信日期即可。例如：

　　123TianheRoad

　　TianheDistrict

　　Guangzhou510620

　　GuangdongProvince

　　P.R.C.

　　Jan.8,2010

　　5.1.2信内地址（InsideAddress）

　　信内地址要写收信人的姓名和地址。在公务信件中要写明这一项，在私人信件中，这一项常常省略。该项写在写信日期下一行的左上角，格式与寄信人地址一样。

　　5.1.3称呼（Salutation）

　　称呼是对收信人的称谓，应与左边线对齐，写在收信人姓名、地址下面1-2行处。在称呼后，英国人常用逗号，美国人则常用冒号。在私人信件中可直呼收信人的名字，但公务信件中一定要写收信人的姓。大部分信件在称呼前加“Dear”。如：

　　DearProfessor/Prof.Bergen:

　　DearDr.Johnson,

　　对不相识的人可按性别称呼：

　　DearSir:或DearMada

　　如果不知收信人的性别则可用DearSirorMada

　　5.1.4正文（BodyofLetter）

　　正文是书信的主体。与中文信件不同的是，英文书信的正文的开头不是先写一些问候语，再阐明写信的目的，而是直接说明写信人的身份及写信的目的，然后提出写信人的情况、想法或要求，并加以必要的解释或说明。英文书信陈述目的时，应该直截了当，意思明确，层次清楚，言简意赅。

　　书信正文的第一句话或第一段，通常被称为起首语。一般说来，人们习惯用一些客套的写法作为书信正文的起始，即先将对方来信的日期、主题加以简单描述，以便使对方一看便知该信是回答哪一封信的。如果是第一次给别人写信，也可用开头语作必要的自我介绍，并表明自己写信的主要目的。

　　5.1.5结尾礼词（Co）

　　公务信件的结尾礼词包含两部分：发信人的结尾套语与署名。结尾套语写在签名上面一行，第一个字母要大写，套语结尾后面要加逗号。在公务信件中，发信人常用的结尾套语有：

　　Yourstruly,Yourssincerely,Respectfullyyours,Cordiallyyours,Yourscordially等。

　　私人信件中，发信人常用的结尾套语有：

　　Sincerelyyours,Lovelyyours,Yourlovely,Yourlovingson/daughter等。

　　5.1.6签名（Signature）

　　写信人的签名常位于结尾礼词正下方一二行。除非是给很熟悉的人写信，签名一般须写出全名。签名常常较潦草，不易辨认，因此在签名的正下方须打印出全名。

英语日记书写格式

　　一、日记的格式

　　英文日记通常由书端和正文两个部分组成。而日记常以第一人称记下当天生活中的所见、所闻、所做或所想的事情。中、英文的日记三格式大致一样。英语日记的书端是专门写日记的日期、星期和天气的。左上角是日期(年、月、日)、星期。右上角写上当天的天气情况，如：sunny, fine, rainy, , sno, cloudy等。

　　1、日期表达有多种形式。年、月、日都写时，通常以月、日、年为顺序，月份可以缩写，日和年用逗号隔开。例如： dece 18, xx 或者 dec. 18, xx

　　a) septe 1, xx或septe 1st, xx也可省略写成sept. 1, xx或sept. 1st, xx；b)the 1st of septe in xx(月份不可以缩写)

　　b)只有月、日

　　septe 1或septe 1st(月份可以缩写)

　　c)只有年、月

　　septe xx或the septe of xx(月份不可以缩写)

　　以上的1或1st都应读作the first。

　　2.星期也可以省略不写，可将其放在日期前或后，星期和日期之间可以不用标点，但要空一格，星期也可缩写。

　　saturday, october 22nd, xx；october 22nd, xx saturday

　　3.天气情况必不可少。天气一般用一个形容词如 :sunny, fine, rainy, sno 等表示。写在日期之后，用逗号隔开，位于日记的右上角。如：

　　saturday, 4, xx, ；1st january, xx, fine

　　二、日记的要求

　　日记的正文是日记的主要部分，写在星期和日期的正下方，可以顶格写，也可以内缩3至5个字母的空间。但由于记载的内容通常已经发生，谓语动词多用一般过去时。但也可根据具体情况，用其它时态。如：记叙天气、描写景色，为了描写生动，可以使用现在时，以表现当时的情景。再如文后发表感想或评论可用现在时态或将来时态。记日记力求简单明了，有连贯性。若有文字提示，则应重视提示，把握要点。在句式上尽量使用简单句，以防繁杂，造成语法、句型错误。

　　三、日记的类型和训练

　　日记分为记事型、议论型、描写型和抒情型。建议大家在学习写日记的过程中，可按以下步骤进行：

　　①将一天所经历的主要事情和过程依次简要地记下来，不附加任何感情色彩，这是最简单的记日记的方法；

　　②阅读别人的日记，并利用所学过的句型来表达个人在一天中观察到的或感受到的事情。

英语书信格式及写作

　　第一种、介绍信LettersofIntroduction

　　实例之一：

　　DearMr./Ms.,

　　ThisistointroduceMr.FrankJones,ourne

　　WeshallappreciateanyhelpyoucangiveMr.Jonesand

　　Yoursfaithfully,

　　xxx

　　实例之二：

　　DearMr./Ms,

　　WearepleasedtointroduceMr.WangYou,ouri

　　Weshallbe

　　Yoursfaithfully

　　第二种、约定Appoint

　　实例之一：

　　DearMr/Ms,

　　IrepresenttheW/PElectronicsCo,and,(October5-9).Ishouldliketocallonyoutodiscussourne,October6beconvenient

　　IshallbeinBeijing,attheGreatWallHotel,fro,Septe,untilSunday,October4,,

　　Yoursfaithfully

英语作文书写格式

　　1.题目是首先映入读者眼帘的，所以要注意题目的书写位置。一定要在试卷作文纸上的上方中间位置书写。同时还应在话题和正文之间留出一定的距离，即比正文行距稍宽一些。

　　2.其次，要注意题目的大小写，第一个单词的第一个字母和最后一个单词的第一个字母一定要大写。中间的单词除冠词、连词(但如连词的字母多于5个，则大写)和介词外，其他的词都应该大写第一个字母。比如：

　　例1误：Attitudesto

　　正：AttitudesTo

　　3.写题目不要用括号或引号。题目后除了问号和感叹号之外，不加其它标点符号。

　　二、文章本体

　　文章第一段的第一行应与题目隔一行或两行。每段的开头一般应该缩格;即向右缩进约四个字母的间隔;单词与单词之间须留一个字母的间隔，句与句之间须留两个字母的间隔。假若每行的最后一个单词写不下，最好不要轻易拆字移行，可将该单词移到后一行去书写。

　　三、标点符号

　　英语的标点符号与汉语的标点符号在形式上与使用上大同小异。学生容易疏忽的地方，大致有以下几处：

　　1.英语句号是实心点，而不是小圆圈，如果英语的句号也和汉语一样，则容易和字母“o”相混淆。

　　2.英语的省略号一般使用“…”是3点，不是像汉语那样用6点“……”

　　3.字符号不要写得太长，写长了容易跟破折号混淆。其长度应该与一个字母的宽度相当。破折号的长度约占两个字母的位置。书写破折号时，与前后的单词应有一定的距离。

　　4.英语中没有顿号“、”。要表示句中较短的并列词语之间的停顿，汉语习惯用顿号，而英语只能用逗号;汉语中连词“和”、“及”等之前不可用顿号，而英语中连接一系列并列项目的“and”或“or”之前往往可以用逗号。

　　5.使用所有格符号时，要注意放在正确的位置上，以免引起意义上的混淆。如'sbook不能写成’book。

　　6.汉语中直接引语前的“某某说”等词语之后一律用冒号。而英语中既可用逗号，也可用冒号。当“某某说”等词语在直接引语后时，汉语的引语末尾用句号，而英语一般用逗号。如句子"It'snoneofyourbusiness,"theyoung的汉语译文是：“这不管你的事。”年轻人粗暴地说。

　　7.英语中没有书名号《》，书名一般用引号。如：Yesterdayshesa"Gone"

　　四、英语字母何时要大写

　　1.英语句子开头的第一个单词的首字母要大写。实例：Ho你好吗

　　2.姓名中的姓和名的首字母都要大写。

　　实例：AnnRead安·里德,ZhouHua周华

　　3.表示称呼语或职务的词首字母要大写。

　　实例：MrGreen格林先生,DrLi李博士

　　4.地名、语言名、某国人等词的首字母应大写。

　　实例：England英国,Beijing北京,English英语,Chinese汉语、中国人

　　5.表示编号的词要大写。

　　实例：LessonT第二课Ro第三排

　　6.星期、月份、节日名称也应大写。

　　实例：Sunday星期日,Septe九月,Teachers'Day教师节

　　7.大多数的缩略词要大写。

　　实例：CCTV(中国中央电视台),ID(身份证),CD(光盘)

　　8."I"和"OK"在句中的任何位置都应大写。

　　实例：To汤姆和我是学生。

　　That'sOK.不用谢。

　　9.文章的标题、书名、报刊名称等，第一个单词和每一个实词的首字母都要大写。

　　五、四边的距离

　　在书写时，上下左右要留有一定的空白距离。

　　六、题目的写法

　　题目应写在第一行的中间，题目左右两边的空白距离大致相等。

　　题目的第一个单词的第一个字母必须大写。从第二个单词起，其中每个实义词的第一个字母大写，而冠词、介词和连词的第一个字母则一般小写。如：

　　ADaytoRe'sGoinforSports

　　写题目不要用括号或引号。题目后除了问号和感叹号之外，不加其它标点符号。

　　七、文章本体

　　英文书写应符合书写规范，英文字母要写清楚、写整齐、写美观，字母的大小和字母之间的距离要匀称。书写应做到字形秀丽漂亮，通篇匀称和谐。

正确的英语书信格式

　　我国实行对外开放以来,对外贸易得到迅速发展。WTO的成功加入,使我国的对外贸易事业有了突破和发展。作为对外贸易中的一种基本的通讯联络方式,商务英语书信也得到广泛应用。对于外贸专业的学生以及从事对外贸易的工作者来说,熟练掌握商务英语书信的格式与结构并加以应用,是不可或缺的一项技能。

　　商务英语书信有自己独特的格式与结构。虽然现在的人们喜欢标新立异,喜欢以一种更随意、更友好的方式进行交往,但是,为了避免寄信方和收信方之间由于格式、结构的不统一而引起的混乱,以及由此而带来的查找不便、使双方花费不必要的时间,所以,最安全、最有效的方法就是遵循国际上常用的、约定俗成的格式与结构。一旦选定一种格式与结构,最好是坚持使用,不能想改就改,想换就换,否则就会给对方一种不稳定、不踏实的感觉,会引起一些意想不到的麻烦,有可能最后导致交易的失败。

　　一般来说,现在使用的商务英语书信的格式主要有两种:传统的缩头式(theconventionalindentedfor和现代的齐头式(the)。

　　根据英国传统做法,缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间,有时可能会缩进更多。现在,齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始,段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行,以便于区分。这种格式被称作齐头式(thefullblockedfor。但是,有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便,所以,人们使用了一种改良的齐头式(the),即把日期放在右边,而把其他内容放在左边。

　　一般来说,我们通常使用单行距来布局一封信,这会使我们所写的信有一种紧凑感,但有些人在写短信的时候,更喜欢用双行距。

　　根据个人或公司的喜好,可以选择使用齐头式或缩头式。但不论选择哪一种格式,一般商务英语书信的结构都包括以下几部分内容:

　　(1)信头(theletter-head)

　　(2)案号和日期(thereferenceanddate)

　　(3)封内名称和地址(theinsidena)

　　(4)开头称呼语(thesalutation)

　　(5)信文(the)

　　(6)结尾敬语(theco)

　　(7)写信人签名或签署(the’ssignatureanddesignation)

　　(8)注意事项(theattentionline)

　　(9)事由、标题(thesubjectline)

　　(10)经办人代号(thereferencenotation)

　　(11)附件(theenclosure)

　　(12)抄送(thecarboncopynotation)

　　(13)附言(thepostscript)

　　在商务英语书信中,上述每一部分内容都有自己固定的位置,包含自己独特的内容,它们是不能随意互换的。

　　信头所包含的是写信人的基本情况,包括他的姓名、地址、电话号码、电传号码以及传真号码甚至E-地址。信头在信纸的最上方,有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量优良的信纸以及一个整洁、匀称的信头,可以展示一个公司的风采,增强公司的信誉。

　　案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Ourref”和“Yourref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头以下三行或四行,不管是齐头式还是缩头式,一般把日期放在右端,这可起到行尾的作用,使信看上去更整齐。在商务英语书信中,日期一定要写全,不能用数字的形式,因为美国和英国的日期标示法是不同的。英国的日期标示法是“24thMarch.2002”,而美国的日期标示法则是“March24,2002”。月、日的后面用逗号,年份后面不用标点。

　　封内名称和地址即收信人的名称和地址,要放在信纸的左上方,在日期以下三行或更多行,这可根据信的长短来定。

　　封内名称和地址要用齐头式,紧靠信纸的左边,这样会使信看上去整齐。

　　开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语,一般商务英语书信中多用DearSir,DearSirs或Gentle,并且独立成行,在封内名称和地址以下三行。在DearSir或DearSirs后面用逗号,而在Gentle后面用冒号。

　　信文是实质性的内容,信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;语法正确,切中要点;段落划分明确,每段集中于一个话题;打印准确,布局要有艺术性,使你的信件看上去赏心悦目。尤其注意页边空栏,它是信文的框架。信文多用单行距,有些短信可用双行距。

　　结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。它只是一种礼貌用语,在信中没有实际意义,传统使之成为必须,并已成为习惯,所以一直沿用至今。传统的结尾敬语有:Yoursfaithfully,Yourstruly(多用于美国)等,也有人用倒装的Faithfullyyours,Trulyyours等。结尾敬语必须和信文紧连一起,不能分开,更不能把它单独放到另一页。如遇此种情况,则信件必须重新安排、打印。

　　签署是写信人或其所代表公司的名称或标记。公司名称可以打印,而主管人签名则必须是手写,两者都不可用印章代替。这部分在结尾敬语以下三行,大约留出五行或更多的空间。

　　注意事项的习惯用语是:Fortheattentionof或简单的Attention,下面一般要加上横线。当信件是写给特定的人或主办部门时,则用此用语。它在开头称呼语以上两行。除齐头式外,可放在信文以上中间。

　　事由或标题在开头称呼语以下两行,下加横线,除齐头式外,一般放在信文以上中间。经常是用一词或简单的几个词来表示信文的主题,让收信人先对所谈内容有所了解。

　　经办人代号在签署以下两行。是打字员名字的首字母缩写,可用小写,也可用大写。

　　附件在经办人代号以下两行。写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。经常使用的形式有:Enclosure,Enclosures,Encl.,Enc.等。

　　抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两种方式。明示的标记为cc,后面加上收件人或公司的名字,可打印在原件和复印件上。暗示的标记为bcc,后加收件人或公司的名字,只打印在复印件上,并且只有写信人和收信人知道。

　　附言在抄送以下两行。如写信人想增加些信中忘记提到的内容,可用此方式,但应尽量避免使用。因为它可能会给人一种错觉,即在写信前,你未能很好地安排你的信件。这可能会影响到你的信誉。

　　在上述十三部分内容中,前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容,而后几部分则是可有可无的。

　　总之,当你书写商务英语书信的时候,必须谨记:选定一种格式,坚持使用,不能变来变去;结构中的内容要安排合理得当,所必需的七部分内容一个都不能少。布局好的信件是双方交易的好的开始。一封布局优雅、端庄匀称的信件,会留给人一种良好的印象,促进双方的进一步往来,直至交易的达成。