采购付款流程及管理

财务支付工作流程

　　一、出纳岗工作流程

　　(一)现金收付

　　1、收现

　　根据会计岗开具的收据(销售会计开具的发票)收款——→检查收据开具的金额正确、大小写一致、有经手人签名——→在收据(发票)上签字并加盖财务结算章——→将收据第②联(或发票联)给交款人——→凭记账联登记现金流水账——→登记票据传递登记本——→将记账联连同票据登记本传相应岗位签收制证工资及固定资产岗(水电费、代收款项)

　　管理费用岗(其他应收款)

　　销售核算岗(货款)

　　成本核算岗(加工费、材料款)

　　注：(1)原则上只有收到现金才能开具收据，在收到银行存款或下账时需开具收据的，核实收据上已写有“转账”字样，后加盖“转账”图章和财务结算章，并登记票据传递登记本后传给相应会计岗位。

　　(2)随工资发放时代收代扣的款项，由工资及固定资产岗开具收据，可以没有交款人签字。

　　2、付现

　　(1)费用报销

　　审核各会计岗传来的现金付款凭证金额与原始凭证一致——→检查并督促领款人签名——→据记账凭证金额付款——→在原始凭证上加盖“现金付讫”图章——→登记现金流水账——→将记账凭证及时传主管岗复核

　　(2)人工费、福利费发放

　　凭人力资源部开具的支出证明单付款(包括车间工资差额、需以现金形式发放的兑现、奖金等款项)——→在支出证明单上加盖“现金付讫”图章——→登记现金流水账——→登记票据传递登记本——→将支出证明单连同票据传递登记本传工资福利岗签收制证

　　3、现金存取及保管

　　每天上午按用款计划开具现金支票(或凭建行存折)提取现金——→安全妥善保管现金、准确支付现金——→及时盘点现金——→下午3：30视库存现金余额送存银行

　　注：(1)下午下班后，现金库存应在限额内。

　　(2)从银行提取现金以及将现金送存银行时都须通知保安人员随从，注意保密，确保资金安全。

　　4、管理现金日记账，做到日清月结，并及时与微机账核对余额。

　　(二)银行存款收付

　　1、银收

　　(1)收货款整理销售会计传来支票、汇票→核查和补填进账单→上午上班时交主管岗背书→送交司机进账及取回单——→整理从银行拿回的回款单据——→将第一联与回执粘贴在一起——→在微机中编制回款登记表并共享—→打营→将回款登记表连同回款单传销售会计

　　(2)其他项目收款

　　收到除货款以外项目的支票、汇票——→填写进账单——→进账——→回单——→登记票据传递登记本——→相关岗位

　　(3)贷款

　　收到银行贷款上账回单——→登记票据传递登记本——→传管理费用岗位

　　2、银付

　　(1)日常性业务款项

　　根据付款审批单(计划内费用经相关岗位审核，计划内10万元以上或计划外费用经财务部长或财务总监审核)审核调节表中无该部门前期未报账款项——→开具支票(汇票、电汇)——→登记支票使用登记本——→将支票、汇票存根粘贴到付款审批单上(无存根的注明支票号及银行名称)——→加盖“转账”图章——→登记单据传递登记本——→传相关岗位制证

　　——→材料核算岗(材料采购)

　　——→成本核算岗(外协加工、车间质保费用)

　　——→管理费用岗(管理部门用款)

　　——→销售费用岗(销售部门用款)

　　——→工资福利岗(工资兑现、福利)

　　——→及固定资产岗(GMP部门费用、固定资产购建)

　　注：(1)开出的支票应填写完整，禁止签发空白金额、空白收款单位的支票。

　　(2)开出的支票(汇票、电汇)收款单位名称应与合同、发票一致。

　　(3)有前期未报账款项的个人及所在部门，一律不办理付款业务。

　　(2)打卡工资

　　根据工资岗位开具的付款审批单(经财务部长签字)开具支票——→填写进账单——→连同工资盘交司机送南湖建行——→登记支票使用登记本——→将支票存根粘贴到付款审批单上——→加盖“转账”图章——→登记单据传递登记本——→工资福利岗

　　注：(1)每月根据工资发放时间提前2天将工资所需款调入南湖建行，并按时从工行将工资款划入首义招行。

　　(2)打卡工资的支票须于工资发放日前1天连同工资盘送达银行。

　　(3)业务员兑现

　　凭销售会计传来的付款审批单(经财务部长签字)开具支票——→填写进账单——→交司机送银行倒进账——→登记支票使用登记本——→将支票存根粘贴到付款审批单上——→加盖“转账”图章——→登记单据传递登记本——→工资福利岗

　　(4)还贷及银行结算

　　收到银行贷款还款凭证及手续费结算凭证——→登记单据传递登记本——→传管理费用岗

　　(5)交税

　　①完税收到税务岗位传来的税票(附付款审批单)——→填写划款行银行账号及进单

　　②进税卡凭税务岗填写的付款审批——→开具支票——→填写进账单——→交司机送银行进账——→凭回单及支票存根登记支票使用登记本——→传税务岗位编制凭证

　　③从税卡交税收到税务岗传来的完税票和税卡划款凭条——→登记支票使用登记本——→传税务岗位编制凭证

　　(6)及时将各银行对账单交内审岗编制银行调节表，对调节表上挂账及时进行清理和查询，责成相关岗位进行下账处理。

　　3、根据银行收付情况统计各银行资金余额，随时掌握各银行存款余额，避免空头。

　　4、熟练掌握公司各银行户头(单位名称、开户银行名称、银行账号)。

采购合同

　　购货单位：（以下简称甲方）

　　供货单位：（以下简称乙方）

　　签订日期：签订地点：

　　为了增强甲乙双方的责任感，加强经济核算，提高经济效益，确保双方实现各自的经济目的，经甲乙双方充分协商，特订立本合同，以便共同遵守。

　　第一条标的名称、品牌、规格、数量、单价及交付时间

　　名称商标规格型号生产厂家计量单位数量单价金额提交货时间及数量

　　合计人民币金额（大写）：

　　第二条产品的质量标准，按下列第项执行：

　　（1）按国家标准执行；

　　（2）无国家标准而有部颁标准的，按部颁标准执行；

　　（3）无国家和部颁标准的，按企业标准执行；

　　（4）没有上述标准的，或虽有上述标准，但需方有特殊要求的，按甲乙双方在合同中商定的技术条件、样品或补充的技术要求执行。

　　产品标准名称和编号

　　第三条产品的包装标准和包装物的供应与回收：

　　第四条产品的交货单位、交货方法、运输方式、到货地点

　　1．产品的交货单位：。

　　2．交货方法，按下列第项执行：

　　（1）乙方送货

　　（2）乙方代运

　　（3）甲方自提自运。

　　3．运输方式：。

　　4．到货地点和接货单位（或接货人）。

　　5．现场卸货由负责。

　　6．产品交货数量的正负尾差、合理磅差和在途自然减（增）量规定及计算方法：

　　第五条产品的交（提）货期限：

　　第六条产品的价格与货款的结算

　　1．产品的价格，双方商定为元/。在合同期内，如遇交易产品市场价格发生较大变化，幅度超过±10%时，双方协商适当调整价格。

　　2．产品货款的结算：

　　第七条验收方法：

　　（1．验收时间；2．验收手段；3．验收标准；4．由谁负责验收和试验；5．在验收中发生纠纷等等。）

　　第八条对产品提出异议的时间和办法

　　1．甲方在验收中，如果发现产品的品种、型号、规格、花色和质量不合规定，应一面妥为保管，一面在天内向乙方提出书面异议，甲方有权拒付不符合合同规定部分的货款。

　　2．如甲方未按规定期限提出书面异议的(在紧急情况下，先行电话通知并承诺在特定时间内提出书面异议的，视为已提出书面异议)，视为所交产品符合合同规定。

　　3．甲方因使用、保管、保养不善等造成产品质量下降的，不得提出异议。

　　4．乙方在接到甲方书面异议后，应在十天内（另有规定或当事人另行商定期限者除外）负责处理，否则，即视为默认甲方提出的异议和处理意见。

　　第九条乙方的违约责任

　　1．乙方不能交货的，应向甲方偿付不能交货部分货款的%（通用产品的幅度为1—5%，专用产品的幅度为10%—30%）的违约金。

　　2．乙方所交产品品种、型号、规格、花色、质量不符合合同规定的，如果甲方同意利用，应当按质论价；如果甲方不能利用的，应根据产品的具体情况，由乙方负责包换或包修，并承担修理、调换或退货而支付的实际费用。乙方不能修理或者不能调换的，按不能交货处理。

　　3．乙方因产品包装不符合合同规定，必须返修或重新包装的，乙方应负责返修或重新包装，并承担支付的费用。甲方不要求返修或重新包装而要求赔偿损失的，乙方应当偿付甲方该不合格包装物低于合格包装物的价值部分。因包装不符合规定造成货物损坏或丢失的，乙方应当负责赔偿。

　　4．乙方逾期交货的，应比照中国人民银行有关延期付款的规定，按逾期交货部分货款计算，向甲方偿付逾期交货的违约金，并承担甲方因此所受的损失费用。

　　5．乙方提前交货的产品、多交的产品和品种、型号、规格、花色、质量不符合合同规定的产品，甲方在代保管期内实际支付的保管、保养等费用以及非因甲方保管不善而发生的损失，应当由乙方承担。

　　6．产品错发到货地点或接货人的，乙方除应负责运交合同规定的到货地点或接货人外，还应承担甲方因此多支付的一切实际费用和逾期交货的违约金。乙方未经甲方同意，单方面改变运输路线和运输工具的，应当承担由此增加的费用。

　　7．乙方提前交货的，甲方接货后，仍可按合同规定的交货时间付款；合同规定自提的，甲方可拒绝提货。乙方逾期交货的，乙方应在发货前与甲方协商，甲方仍需要的，乙方应照数补交，并负逾期交货责任；甲方不再需要的，应当在接到乙方通知后十五天内通知乙方，办理解除合同手续，逾期不答复的，视为同意发货。

　　第十条甲方的违约责任

　　1．甲方自提产品未按供方通知的日期或合同规定的日期提货的，应比照中国人民银行有关延期付款的规定，按逾期提货部分货款总值计算，向乙方偿付逾期提货的违约金，并承担乙方实际支付的代为保管、保养的费用。

　　2．甲方如错填到货地点或接货人，或对乙方提出错误异议，应承担乙方因此所受的损失。

　　第十一条不可抗力

　　甲乙双方的任何一方由于不可抗力的原因不能履行合同时，应及时向对方通报不能履行或不能完全履行的理由，在取得有关主管机关证明以后，允许延期履行、部分履行或者不履行合同，并根据情况可部分或全部免予承担违约责任。

　　第十二条其它

　　按本合同规定应该偿付的违约金、赔偿金、保管保养费和各种经济损失，应当在明确责任后十天内，按银行规定的结算办法付清，否则按逾期付款处理。但任何一方不得自行扣发货物或扣付货款来充抵。

　　解决合同纠纷的方式：凡因履行本合同所发生的或与本合同有关的一切争议，甲、乙双方应通过友好协商解决；如果协商不能解决，应向有管辖权的法院提起诉讼，诉讼费用和胜诉方的律师费用应由败诉方承担。

　　本合同自年月日起生效，合同执行期内，甲乙双方均不得随意变更或解除合同。合同如有未尽事宜，须经双方共同协商，做出补充规定，补充规定与本合同具有同等效力。本合同正本一式二份，甲乙双方各执一份；合同副本一式份，分送甲乙双方的主管部门、银行（如经公证或鉴证，应送公证或鉴证机关）等单位各留存一份。

　　购货单位（甲方）：供货单位：（乙方）：

　　法定代表人：法定代表人：

　　委托代理人：委托代理人：

　　地址：地址：

　　电话：电话：

　　开户行：开户行：

　　帐号：帐号：

　　税号：税号：

采购部员工工作规范

　　1、根据物料需求制定采购计划；

　　2、审批确认；

　　3、样板确认与签收（样板上必须标有编号和我方的签字；供应商签收样板后，需填写标准格式的《样品签收表》；要求供应商提供签收人与其关系的证明文件）；

　　4、在供应商内部或者市场询价、比价；

　　5、确定具体供应商并谈妥物料最终价格（必须使用标准的报价单或调价单，并且不得涂改；落款务必要签字）；

　　6、按照标准化要求填写《产品订货通知单》（必填项目：质量要求、样品编号、材料名称、数量、单价、交货时间、交付地点、订单号）；

　　7、给供应商发出《订货通知单》；

　　8、要求供应商以《在途材料跟进表》的形式确认订单的当前状态；

　　9、订单变更通知、催货通知、质量反馈单（异议书）等一切信息载体均应以书面的形式提出，并通过供应商指定的传真号码发送；

　　10、传真机使用规范：

　　1）统一使用部门专用的网络传真机，不得使用其他传统传真设备；

　　2）报价单、调价单、订货通知单、质量反馈单等的发出以及对方的回复均应通过指定的传真号码进行。

　　11、采购部员工离职的，应当在离职当日将其离职信息通过传真通知其跟进的供应商。

货物采购合同

　　本合同（以下简称“合同”）由以下双方订立，经签字后生效：

　　甲方：_____________（简称“甲方”）

　　法定地址：

　　邮政编码：

　　电话：

　　传真：____________________________乙方：_____________（简称“乙方”）

　　法定地址：

　　邮政编码：

　　电话：

　　传真：____________________________甲乙双方本着平等合作，互惠互利的原则，经友好协商，就货物买卖签订下列条款。（货物的具体情况见附件）1．合同期限

　　1．1　本合同有效期限自_______年_______月_______日起，至_______年_______月_______日结束。期限为_______年。2．货物的交付和服务的提供

　　2．1　交货时间和地点以本合同载明的时间和地点为准。除非有对方代表的书面确认，任何一方不得随意更改货物在合同中所规定的交付时间和地点。在货物交付甲方前，乙方有义务主动提供该货物的生产、检验、运输等详细进展情况，也有义务接受甲方的随时询问。如果乙方交付货物时弄错交付地点，则乙方应该负责将货物交付到本合同所规定的正确地点，且货物转移到正确地点所发生的所有费用和对甲方造成的损失均由乙方承担。

　　2．2　采购周期是指：从甲方下达订单到货物抵达甲方仓库或甲方指定交付地点的全部时间。

　　2．3　交货数量：以双方签字确认的订单数量为准，未经甲方的事先书面同意，采购订单中所规定的供货的数量不得随意变更。甲方原则上不接受超出订单中所规定的数量。甲方采购的最小订单量、接收数量与订单量误差、每批次重量等具体要求见附件a．

　　2．4　交货地址/时间：按照订单所规定的地点和时间交货。

　　2．5　运输：乙方负责将货物运输到甲方仓库，并负责将货物卸到甲方指定的地点。3．货物产权和风险的转移

　　3．1　除非双方另有合同，在货物被交付到本合同中所规定的地点而且由一名甲方指定的代表在交货单据上签字确认之前，货物的所有权属于乙方且风险由乙方承担。

　　3．2　不论甲方是否付款，还是货物的所有权和风险转移到了甲方，都不能等同于甲方已经认可了货物的质量、数量或服务，也不表示甲方对根据本合同及附件所享有的任何形式的权利的放弃。4．数量和价格

　　4．1　具体数量价格见附件a。

　　4．2　无论何种原因（包括原料，人工，运输，通货膨胀，汇率等等），乙方同意未经甲方书面同意合同价格在合同期间保持不变。

　　4．3　竞争条款：乙方同意本合同价格是市场上最具竞争力的价格，如果甲方在合同有效期间，发现市场上有比本合同价格更有竞争力的价格，甲方有权利要求乙方立刻执行市场上最具竞争力的价格。否则，甲方有权利减少合同承诺的采购数量或者解除合同。5．付款方式及时间

　　5．1　如果货物已经按照本合同及附件的要求提供给了甲方，甲方应该按照双方约定的方式将应付的货款支付给乙方。货款应该在验收货物合格后支付，具体支付时间见附件a．

　　5．2　为了保证付款符合5．1项之规定，乙方开出的所有的发票都应该送至订单上所注明的地址。

药品采购管理制度

　　为了满足来我院诊疗的门诊或住院患者因病情治疗所需，以及突发公共卫生事件紧急用药，且无替代药品时，将采用以下临时购药方式。

　　一、所需药品由患者主管医生提出书面申请，并注明需要的剂型、含量和数量。

　　二、申请人将书面申请报分管领导审批后，交药剂科。

　　三、药剂科凭领导审批的书面申请及时组织采购药品。

　　四、为避免过期失效等损失，申请人要负责所申购药品的使用。

　　五、突发公共卫生事件紧急用药，按治疗指南和专家组指定的品种采购。

粮食采购合同

　　甲方（订购方）：

　　地址：

　　邮码：

　　电话：

　　法定代表人：

　　职务：

　　乙方（交售方）：

　　地址：

　　邮码：

　　电话：

　　法定代表人：

　　职务：

　　甲、乙双方根据国家粮食购销管理政策，在平等、自愿、合作、互利的原则下，经充分协商，达成如下协议。

　　一、甲方向乙方定购粮食_________公斤（_________市斤）。

　　1.　品种：

　　2.　订购数：

　　3.　订购价：

　　二、合同订购的粮食质量、等级、水分执行国家规定标准。

　　三、合同订购的收购：

　　。

　　四、甲方必须做到及时收购，保证不借故压车、退车，做到认真执行国家质价政策，保证不压等压价。对乙方交售的粮食，结算形式不限，现金、转帐由本人任选。除农业税外，不代任何部门扣款，不打白条。

　　相关的合同范本·办公家具采购合同·水果(苹果)采购合同·粮食竞价采购合同·农副产品采购书·茶叶采购合同·食品采购合同·政府采购合同书·建材采购合同·木材采购（订货）合同五、乙方必须做到按签订的合同订购品种、数量、种足种好各种作物，正常年景保证按合同规定的品种、数量交售。遇灾可向甲方申请减免。

　　六、在执行本合同期间，乙方负责人（承包人）有变动时，由接替人继续执行本合同。

　　七、乙方交售粮食时，需携带本合同，每次结算，甲方要在合同的附表内给予记载。

　　八、本合同一式三份，甲乙双方、粮管所各一份。

　　甲方（盖章）：_________　乙方（盖章）：

　　法定代表人（签字）：_________　法定代表人（签字）：

物资采购管理制度

　　为了加强公司基本建设的经营、财务管理，规范采购工作流程，进一步提升公司采购工作效率，使之更好的为公司基建施工提供物资供应保障，根据公司建设发展的实际需要，特制定本制度。

　　1、煤矿自购物资由集团公司设立专职采购人员和管理人员，应当具备与其从事的采购工作相适应的政治素质、专业知识和业务能力，综合科严格遵守公司的各种管理制度、采购管理流程，本着服务煤矿基建的宗旨，忠于职守，廉洁自律。

　　2、公司财务部门负责对煤矿的所有采购合同进行审核、监督，保证公司所有经济行为的合理性和经济性。计划科负责对采购计划的审批，确保采购行为的合理和采购资金的落实。

　　3、收集公司基建所需的物资、设备(公司集中控制的)采购需求，编制各期采购计划，上报公司财务科审批并执行。

　　4 、按时完成各期采购计划和零星采购计划，保质保量、及时准确地为基建施工提供采购服务，并就供应的物资的质量、数量、品种规格、价格、交货期等要素及时征求施工单位的意见，改进不足。

　　5 、积极参与集团公司，煤矿组织的大宗物资采购及招标工作，并提交合理化建议。

　　6、采购合同的签订：

　　初步确定供应商和待采购物资、设备的市场价格后，集团公司供应科、办公室应及时组织和相关供应商开展关于采购物资、设备的价格谈判，签订采购意向合同、协议。

　　公司供应科、办公室将采购合同、协议以及采购计划报公司计划科审核，经事前审计、确认其合法、经济后，报公司财务负责人审批、签字许可后，和相关供应商签订正式采购合同、协议。

　　7、签订采购合同、协议的原则和注意事项自主、自愿，平 等协商是签订采购合同协议的基本原则。签订采购合同、协议的注意事项为：

　　合同、协议的条款、内容以及履行方式等必须符合法律规范。

　　合同、协议的规定必须符合公司的利益，或与公司的利益没有抵触。

　　合同、协议的履行条件及履行方式必须具有完整性和可操作性，避免不确定的法律和经济责任的纠纷。

采购管理制度

　　3.1市场部根据销售订单编制销售计划并下发相关部门。

　　3.2生产部根据市场部销售计划，编制原辅材料需求清单。负责制版、模具、量板等外包产品、技术服务以及其它外协业务采购申请及计划的编制。

　　3.3采购部根据生产部门报送的材料需求清单，核实仓库存量，结合材料库存安全定额，编制采购计划，报经总经理批准后组织采购管理制度。

　　3.4办公室负责编制公司劳保、办公用品的采购和办公用品日常维修申请计划。 3.5设备工程部依据公司固定资产投资计划、设备运行状况以及生产经营需要编制设备的采购管理制度、固定资产维修以及零星维修制造所用备品备件采购计划。

　　3.6各物品、劳务需求部门根据需求物品或劳务的性质和权属向办公室、生产部、采购部、设备部提交申请，并经初审后交各分管副总或总经理批准。

　　3.7分管副总负责权限内的采购审批和超出权限的采购采购管理制度初审，总经理负责生产经营采购、固定资产购置、维修等计划的审批。

　　3.8财务部负责日常采购的价格审查，负责对价值10万元以上的采购组织或上报集团公司进行招标。

　　3.9质量部负责原材料、辅料的验收，设备部会同生产技术部负责备品备件、设备、监视和测量工具及维修等劳务的验收。

　　3.10各采购经办人负责索要发票、办理结算，并对发票的真实性和合法性负责。

公司采购管理制度

　　一、目的

　　规范采购操作步骤和方法，确保采购的质量和采购要求的适用性，符合公司整体的日常管理规定要求。

　　二、适用范围

　　本规范适用于公司的设备、工具、成型软件和固定资产(不含公司长期代理产品)等采购的控制。

　　三、定义

　　1.供应商：是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他组织。

　　2.合格供应商：是指经过公司一定程序评审确定可以与公司合作的供应商。

　　3.购物申请单：是需求部门根据需要采购的项目所填写并提交给采购中心的单据，此单据须有部门经理和其他审核权限必须签批。

　　4.供应商选择考察表：是确立为公司供应商前对供应商进行评估的表格，一般由采购主管对供应商进行考察并填写此表，填写完毕后交商务经理与运作中心总监时行审批。

　　5.供应商考核表：是每财年度对供应商交货准时率、品质和售前售后服务等进行考察的的表格，根据考核决定是否与该供应商继续合作。

　　6.终止供应商的报告：是指供应商发生恶劣服务、严重品质情况或考核不合等提出与其终止合作的报告，此报告由相关权责部门向采购中心提出，由采购主管填写逐级上报审批。

　　7.抽货检验标准：此标准是对采购物品进行检验的参照标准，由技术部门或其他相关权责部门编写交采购中心汇总成册。

　　8.货物检验报告：是货物验收部门和人员对货物进行验收后对所采购货物给出验收报告和处理意见。

　　四、采购管理制度

　　1.严洁自律，严守工作纪律。不接受供应商礼金、礼品和宴请;

　　2.严格遵守采购规范流程，按流程办事;

　　3.能及时按质按量地采购到所需物品;

　　4.严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量;

　　5.加强采购的事前管理，建立完善的设备价格信息档案，以有效地控制和降低采购成本并保证采购质量;

　　6.科学、客观、认真地进行收货质量检查;

　　7.处理好与供应商的关系，帮助供应商解决一定的问题;

　　8.认真分析采购工作，改进流程、规范和采购标准，提出有助改进公司和供应商服务水平的建议;

　　9.做好采购相关文档的存档、备份工作;

　　10.在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本;

　　11.所有采购,必须事前获得批准。

　　未经计划并报审核和批准，除急购外不得采购，急购需在申请单上注时“急购”，并由总经理补批;

　　12.凡具有共同特性的物品，尽最大可能以集中计划办理采购，可以核定物品项目，通知各请购部门依计划提出请购，然后集中办理采购;

　　13.采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买，不得随意变更供应商;

　　五、供应商选择标准

　　1.具有良好的市信用和良好的售前、售后服务能力和服务意识;

　　2.注册资金达到___万以上的一般纳税人;

　　3.健全的商务管理流程和制度;

　　4.良好的财务状况，至少可以给予___天以上帐期;

　　5.具有优势的产品资源;

　　6.相对有利于我公司的供配货地理区位;

　　7.积极的合作态度;

　　六、供应商选择、评价和终止办法

　　供应商的资质水平直接关系到供货的质量、售后服务水平和重大产品问题的处理等储多问题，更有重大品质、售后事件等的处理态度、反应的及时性都与供应商本身的资质、能力有关。因此有必要严格地筛选、考核供应商，对不合格供应商制订相关终止办法。

公司采购流程管理制度

　　一、 确定采购产品

　　前期市场业务部人员和客户沟通洽谈后，将客户的需求反馈给市场策划部人员，市场策划部人员提交策划方案给业务人员。业务人员根据策划方案和客户最终确定采购产品及价位范围。把采购产品要求给到商贸部主任。商贸部主任根据要求安排采购人员制作产品推荐表(PPT)。商贸部主任审核产品推荐表后发送给市场业务部人员。市场业务部人员将产品推荐表发送给客户确认，客户根据产品推荐表选择将采购的产品。产品确定后，业务人员告知商贸部主任安排提供样品，商贸部将要采购的产品样品提供给业务人员以便和客户进行最终确认。欢迎扫码关注：采购师研习社，更多好文章与您分享!点击查看源网页

　　二、请购单

　　业务人员根据客户最终确定采购产品的种类、规格尺寸、数量、单位、单价、金额、预定交期、包装等其他详细信息填写无整，清淅的申请表给到各相关部门领导申批，格式(附表!)申批完毕后交商贸部主任处安排下达采购计划。

　　三、比价，议价

　　1. 对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认;

　　2. 对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出;

　　3. 收到供应单位第一次报价后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格;

　　4. 重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等;

　　5.每个产品的需找多家厂商(至少10家以上)进行询价，并做一份比价表(特殊或客人指定厂家/品牌除外);

　　6.生产前或有现货的发货前需提供样品，是否与客人所需的一致;

　　7.最终选择1~2家符合条件的厂家列入合格供应商名册。

　　四、签订采购合同

　　确定采购产品的供应商后与之签订采购合同。采购合同按照公司统一格式签订。采购合同需要双方经理签字并盖公章方有效，并要求厂商回签(以传真或扫描件形式)采购留底一份，并提供一份给到财务安排请款。做好相关采购记录，以便跟进。点击查看源网页

　　五、交期跟进

　　1.采购下单后24小时内需回复给相关部门一个准确交货期(生产周期+物流/快递时间)，并及时跟进，生产期间确认一次，发货前2天再确认一次，以至达到产品能按期交回。

　　2. 产品生产完毕并经过我司采购人员验收合格后，安排供应商发货并提供发货照片。发货后需要告知我司详细的物流公司和运单号。发货前需要支付款项的，需要提前向财务申请付款。发货后客服人员需要随时跟踪货物的运输情况，如有逾期，提前告知采购人员。欢迎扫码关注：采购师研习社，更多好文章与您分享!

　　六、 验收产品和转运

　　供应商将产品发至我司后，采购人员根据之前提从的样品进行检验核

　　对，根据不同产品及不数量按比例进行抽查，合格填写入库单。如有缺货或者破损等其它问题及时和供应商反馈解决并做好检验记录。需要调换或者退货的产品及时处理，客服人员需要填写退换货单。退换货申请单需要提交财务和商务部主任各一份，商务部主任安排采购人员联系供应商退换货。

　　如果货物需要转运至其他转运地点，客服人员需要填写出库单。转运需要选择相对正规的物流公司，例如：申通快递、圆通快递等。转出后需要将快递单号登记后将留底单交至财务，快递单的信息务必填写完善无误。发货时需要随货附有发货单，货物到达各转运地后，客服人员需要将客户签收的发货单交给采购人员一份。同时，转出货物后需要及时通知各地市负责人，转运期间需要跟踪货物的运输情况。

　　七、 售后服务

　　客户接收货物后，如果有丢失或者破损的情况，需要及时告知采购人员。如果客户需要补货，客服告知商贸部主任，商贸部主任安排采购人员和供应商签订补货合同，继续发货。如果客户需要退货，客服和客户落实退货产品和数量后，填写退货申请单交商贸部主任，经商贸部主任和财务审批后安排采购人员和供应商退货、退款。如果客户需要换货，客服人员填写申请单后交至商贸部主任，商贸部主任安排采购人员和供应商换货。

　　客服每星期做至少一次回访，内容包括需要礼品的数量、使用情况和投诉情况，将统计数据交给采购人员。